目次
はじめに
「人に分かりやすく伝えるのが苦手なのはなぜだろう」
「仕事で説明すると『結局何が言いたいの？』と聞き返されてしまう」
「自分では伝えたつもりなのに相手にうまく伝わらない」と悩んだことはありませんか。
また、会議での報告や上司への相談、取引先とのやり取り、同僚への業務説明などで、頭の中では理解している内容なのに言葉にするとまとまらず、相手の反応を見て不安になることもあるかもしれません。
この記事では、人に分かりやすく伝えるのが苦手だと感じる主な原因をはじめ、仕事でも使いやすい伝え方のコツや意識したいポイントについて、順を追って説明していきます。
人に分かりやすく伝えるのが苦手な人に多い原因
人に分かりやすく伝えられない原因は、話す能力そのものが不足しているからとは限りません。
伝わりにくくなる人には共通しやすい考え方や話し方の癖があり、それが会話や説明を分かりにくくしていることがあります。
まずは、伝わりにくさにつながりやすい代表的な原因から見ていきましょう。
話しながら考えてしまう
話しながら内容を組み立てようとすると、次に何を話すかを考えることに意識が向き、説明の順番が前後しやすくなります。
そのため、途中で別の話題に移ったり、思い出した内容を付け足したりして、聞き手が話の流れを追いにくくなることがあります。
伝えたい内容が整理されていないまま話し始めると、言葉を探す時間も増え、分かりにくい印象につながりやすくなります。
情報を一気に詰め込み過ぎてしまう
伝えたいことを一度にまとめて話そうとすると、結論や理由、補足説明を詰め込み過ぎてしまい、聞き手が内容を整理しにくくなります。
1回の説明に多くの情報が入るほど、どれが重要なポイントなのか伝わりにくくなり、話の要点が相手に残りにくくなることがあります。
そのため、たくさん話したつもりでも、「何を言いたかったのか分からない」と受け取られてしまう場合があります。
相手に必要な情報を整理できていない
相手が知りたい内容と自分が伝えたい内容を整理できていないと、必要な情報とそうでない情報が混ざりやすくなります。
その結果、本当に伝えたい結論が埋もれてしまい、聞き手は何を優先して理解すればよいのか分かりにくくなることがあります。
相手に必要な情報を意識して整理することが、分かりやすい説明につながります。
人に分かりやすく伝えられない人の共通点
人に分かりやすく伝えられないと感じる人には、話し方や考え方にいくつかの共通点があります。
ここでは、伝わりにくさにつながりやすい代表的な共通点を確認していきましょう。
何を一番伝えたいのかが曖昧になっている
話の中で伝えたい内容が複数あると、結論が途中で変わったり、別の話題が混ざったりしやすくなります。
そのため、聞き手は最終的に何を理解すればよいのか分かりにくくなることがあります。
まずは自分が一番伝えたいことを整理しておくと、話の中心がぶれにくくなり、内容も伝わりやすくなります。
説明が長くなりやすい
説明が長くなりやすい人は、結論を伝える前に補足や経緯を続けて話してしまうことがあります。
また、必要な情報とそうでない情報が混ざることで、聞き手は要点をつかみにくくなることもあります。
そのため、時間をかけて説明しても、伝えたい内容が十分に伝わらない場合があります。
自分目線で話してしまう
自分が知っている前提で話を進めると、聞き手が知らない内容や理解していない部分を飛ばして説明してしまうことがあります。
その結果、話している本人には筋道が通っていても、聞き手は途中から内容を追いにくくなります。
相手がどこまで理解しているかを意識すると、必要な説明を加えやすくなり、内容も伝わりやすくなります。
人に分かりやすく伝えるための基本
人に分かりやすく伝えるためには、特別な話術を身につけるよりも、基本的な伝え方のポイントを意識することが大切です。
ここでは、すぐに実践しやすい基本的なポイントを紹介します。
まず結論から話す
結論を最初に伝えると、聞き手は話の目的を早い段階で理解しやすくなります。
最初に何を伝えたいのかを示してから理由や詳細を説明することで、話の流れを追いやすくなり、内容も整理しながら聞けるようになります。
分かりやすく伝えるためには、まず結論から話すことを意識してみましょう。
話す前に要点を箇条書きで整理する
話し始める前に伝えたい内容を箇条書きで整理しておくと、説明の順番が分かりやすくなります。
あらかじめ結論や理由、補足内容を整理しておけば、途中で話が脱線したり、同じ内容を繰り返したりすることも減らせます。
内容を整理してから話すことで、聞き手にも伝わりやすくなります。
相手に合わせて言葉を変える
同じ内容でも、聞き手が普段使わない言葉や知らない用語を使うと、内容が伝わりにくくなることがあります。
相手が理解しやすい言葉に置き換えて説明することで、話の内容をスムーズに理解しやすくなります。
相手に合わせて言葉を選ぶことを意識すると、伝わりやすさも変わってきます。
人に分かりやすく伝えるためのコツ
基本を意識するだけでも伝わりやすさは変わりますが、さらに相手に理解してもらいやすくするためには、話し方に少し工夫を加えることも大切です。
ここでは、実践しやすい伝え方のコツを見ていきましょう。
短い文章で区切って話す
一文の中に複数の内容を詰め込むと、聞き手はどこが重要なのか分かりにくくなることがあります。
内容ごとに文章を区切って話すことで、一つずつ情報を整理しながら理解しやすくなります。
短い文章を意識するだけでも、要点は伝わりやすくなります。
具体例を1つだけ入れる
説明だけでは内容をイメージしにくい場合でも、具体例を1つ加えることで聞き手は理解しやすくなります。
ただし、具体例を増やし過ぎると話の中心が分かりにくくなるため、説明に合ったものを1つ選ぶことが大切です。
具体例を絞ることで、要点も伝わりやすくなります。
相手に必要な情報だけ伝える
聞き手が内容を理解するために必要な情報だけを伝えると、話の要点が分かりやすくなります。
結論に直接関係しない経緯や補足まで加えると、聞き手は重要なポイントを見つけにくくなることがあります。
相手に必要な情報に絞って伝えることを意識すると、内容も伝わりやすくなります。
仕事で使いやすい分かりやすい伝え方の型
仕事では、伝えたい内容が正しく理解されるだけでなく、相手が次の行動を判断しやすいことも重要です。
ここでは、報告や相談、説明の場面で使いやすい伝え方の型を紹介します。
結論→理由→詳細の順番で話す
結論、理由、詳細の順番で話すと、聞き手は最初に話の着地点を把握しやすくなります。
その後に理由や詳細を順番に伝えることで、内容を整理しながら理解しやすくなります。
話の流れを意識するだけでも、伝わりやすさは変わってきます。
報告は「いつ・何が・どうなったか」を整理する
報告する内容を「いつ・何が・どうなったか」の順番で整理すると、聞き手は状況を理解しやすくなります。
発生した日時、出来事、その結果を順番に伝えることで、情報の抜けや順序の乱れも防ぎやすくなります。
報告内容を整理して伝えることを意識すると、相手にも分かりやすく伝わります。
相手が次にどう動くかまで伝える
説明や報告のあとに相手が取る行動まで伝えると、聞き手は次に何をすればよいのか判断しやすくなります。
内容だけを伝えて終わると、確認や対応が必要なのか分かりにくくなることもあります。
次に行うことまで明確に伝えることで、認識のずれを防ぎやすくなります。
人に分かりやすく伝えるのが苦手な人におすすめの練習方法
人に分かりやすく伝える力は、生まれつきの才能ではなく練習によって身につけられるスキルです。
ここでは、日常や仕事の中で取り組みやすい練習方法を紹介します。
話す前にメモで整理する
話す前に伝えたい内容をメモに書き出して整理すると、説明の順番を確認しやすくなります。
結論や理由、補足内容を先に整理しておくことで、話しながら内容を考える時間が減り、話の流れもぶれにくくなります。
事前にメモを作る習慣を付けると、要点を分かりやすく伝えやすくなります。
一度短く説明する練習をする
長く説明する前に、まず短い言葉で要点を伝える練習をすると、話の中心を整理しやすくなります。
限られた言葉で説明しようとすると、本当に必要な内容が見えやすくなり、要点をまとめる力も身に付きます。
短く伝えることを意識するだけでも、話の分かりやすさは変わってきます。
相手の反応を見ながら修正する
話している途中で相手の反応を確認すると、内容が伝わっているか判断しやすくなります。
理解が追いついていない様子が見えたときは、説明の順番や言葉をその場で調整することもできます。
相手の反応を見ながら話すことを意識すると、内容はより伝わりやすくなります。
まとめ
人に分かりやすく伝えるのが苦手でも、話し方の癖や伝え方を見直すことで、少しずつ改善していくことはできます。
話しながら考えてしまったり、情報を詰め込み過ぎたりすると、伝えたい内容が相手に届きにくくなることがあります。
そのため、まずは結論から話すことや、話す前に要点を整理することを意識してみましょう。
また、相手に合わせて言葉を選んだり、短い文章で区切って話したりするだけでも、伝わりやすさは大きく変わります。
すべてを一度に変えようとする必要はありません。
まずは取り組みやすいことを1つ選び、少しずつ続けていくことが、分かりやすく伝える力を身につける近道になるでしょう。
これくらいの長さなら、事実の羅列にならず、「読後に背中を押すまとめ」として自然で優しい印象になります。