はじめに
「スライドプレゼンの資料は、何から作り始めればいいの？」
「文字や図を入れてみたけれど、見づらくて内容がうまく伝わらない」と困っていませんか。
仕事で会議や社内発表の資料を任されたとき、PowerPointなどを開いてすぐに作り始めると、情報をどの順番で並べればよいのか分からず、何度もスライドを作り直してしまうことがありますよね。
この記事では、初心者でも取り組みやすいスライドプレゼンの作り方を、構成の決め方から文字・図表の配置、完成後の確認まで紹介します。
スライドプレゼンを作る前に決めることは？
スライドを作り始める前に、まず「誰に、何を伝え、プレゼン後にどうしてほしいのか」を整理しておくことが大切です。
ここでは、プレゼンの目的、聞き手、伝えたいメッセージの3つに分けて、作成前に決めておくことを説明します。
プレゼンの目的を明確にする
プレゼンの目的は、資料を作る前に「説明する」「提案する」「承認を得る」など、一つに絞っておきましょう。
目的が曖昧だと情報を詰め込みやすいため、プレゼン後に聞き手にどうなってほしいのかまで決めておくと、必要な内容を選びやすくなります。
聞き手を意識して内容を整理する
聞き手の立場や知識量、テーマへの理解度に合わせて、伝える内容を整理することも大切です。
専門知識が少ない相手には用語の説明を加え、基本情報を把握している相手には重複する説明を減らすと、分かりやすいプレゼンになります。
伝えたいメッセージを一つに絞る
プレゼンで最も伝えたいメッセージは、一文で説明できる内容に絞りましょう。
複数の主張を盛り込むと要点が伝わりにくくなるため、「最も伝えたいことは何か」を明確にし、それを伝えるために必要な情報を中心にスライドを組み立てます。
スライドプレゼンを作る基本手順
プレゼンの目的や伝えたい内容が決まったら、実際にスライドの作成へ進みます。
ここでは、全体の構成を考える段階からスライドを作成するまでの基本手順を説明します。
全体の構成を考える
スライドを作る前に、導入・本題・まとめの順で話す内容を整理し、全体の構成を決めましょう。
各スライドで伝える内容を一つずつ割り当て、話の流れにつながりがあるか確認しておくと、内容の重複や説明の抜けを防ぎやすくなります。
スライドを作成する
全体の構成が決まったら、流れに沿ってスライドを作成します。
1枚につき伝える内容を一つに絞り、必要に応じて図や表を加えながら、前後のスライドが自然につながるように整えていきましょう。
スライドのデザインを整えるポイント
スライドは、内容が正しくても文字や情報を詰め込みすぎると、聞き手が重要なポイントをつかみにくくなります。
ここでは、見やすく伝わりやすいスライドに整えるためのポイントを説明します。
1スライド1メッセージを意識する
1枚のスライドで伝えるメッセージは、一つに絞りましょう。
複数の内容を詰め込むと、聞き手がどこに注目すればよいのか分かりにくくなります。
伝えたいことが二つ以上ある場合は、スライドを分けると内容を整理しやすくなります。
文字量を詰め込みすぎない
スライドには話す内容をすべて書かず、聞き手に見せたい情報を中心に載せます。
文章が長い場合は要点を短くまとめ、一目で内容を把握できる文字量を意識しましょう。
文字を減らすことで、発表者の説明にも集中してもらいやすくなります。
配色・フォント・余白に統一感を持たせる
配色は使用する色を絞り、スライド全体で使い方をそろえます。
フォントの種類や文字サイズも統一し、文字や図の周囲には適度な余白を取りましょう。
デザインのルールをそろえることで、見やすくまとまりのあるスライドになります。
図や画像を効果的に使う
文章だけでは伝わりにくい内容は、図や画像を使って視覚的に示すと分かりやすくなります。
ただし、関係のない画像を増やすと内容が伝わりにくくなるため、説明に必要なものだけを使いましょう。
何を示しているのか一目で分かる大きさや配置にすることも大切です。
初心者がやりがちな失敗
スライド作成に慣れていないと、伝えたい情報を1枚に詰め込んだり、見た目を整えることに意識が向きすぎたりすることがあります。
ここでは、初心者がスライドプレゼンを作るときにやりがちな3つの失敗について説明します。
1枚に情報を詰め込みすぎる
1枚のスライドに複数の主張や長い文章を入れると、聞き手がどこに注目すればよいのか分かりにくくなります。
伝えたい内容が二つ以上ある場合はスライドを分け、1枚につき一つのメッセージに整理しましょう。
文字や図表も、内容を理解するために必要なものに絞ります。
デザインを優先して内容が伝わらない
色や装飾を使いすぎると、伝えたい情報が埋もれてしまうことがあります。
配色や装飾は必要な箇所に絞り、見た目だけでなくタイトルや本文の読みやすさを意識しましょう。
最も伝えたい内容が自然と目に入るデザインにすることが大切です。
読み手に合わせた構成になっていない
発表者の都合だけで話を並べると、聞き手が内容を十分に理解できないまま進んでしまうことがあります。
聞き手の知識や理解度を考え、必要な情報から順番に伝えましょう。
完成後に全体を見直し、初めて見る人でも話の流れを理解できるか確認することも大切です。
完成前の見直し・チェックポイント
スライドが完成したら、そのまま発表に使うのではなく、内容や見せ方に問題がないか確認します。
ここでは、スライドプレゼンを完成させる前に確認しておきたいポイントを説明します。
話の流れが自然につながっているか
完成したスライドを最初から順番に見て、話の流れが自然につながっているか確認します。
説明の順番が前後していたり、必要な情報が後から出てきたりする場合は、スライドの順番を調整しましょう。
最後まで通して見直し、話が途中で飛んでいないか確認することが大切です。
誤字脱字や見やすさに問題はないか
タイトルや本文を読み直し、誤字脱字や表記の揺れがないか確認します。
文字の大きさや図の配置なども見直し、内容が読みやすい状態になっているか確認しましょう。
発表時と同じ表示にして、文字や図が問題なく見えるか確かめておくと安心です。
発表時間に収まる内容になっているか
完成したスライドを使って実際に声に出して説明し、発表にかかる時間を計ります。
予定時間を超える場合は、重複している内容や優先度の低い説明を減らしましょう。
修正後にもう一度通して練習し、予定している時間内に収まるか確認します。
まとめ
分かりやすいスライドプレゼンを作るには、最初に「誰に何を伝えたいのか」を整理することが大切です。
1枚につき一つのメッセージを意識し、文字を詰め込みすぎず、必要に応じて図や画像を取り入れましょう。
完成後は、話の流れや見やすさ、発表時間を確認します。最初から完璧を目指さず、実際に見直しながら、聞き手に伝わりやすいスライドへ整えてみてください。