目次
はじめに
「報告すると話が長くなって、結局何を伝えたいのか分からないと言われる」
「上司に相談したいけれど、どこから話せばいいのか迷ってしまう」と感じていませんか。
仕事では、進捗を報告するときや予定変更を連絡するとき、判断に迷って相談するときなど、相手に状況を短時間で伝える場面が何度もありますよね。
この記事では、報告・連絡・相談それぞれの場面で伝わりやすく話すコツや、仕事ですぐに使える伝え方を紹介します。
報告・連絡・相談で伝わりやすく話すための基本ポイント
報告・連絡・相談では、伝えたい内容を思いついた順番で話すと、相手が要点をつかみにくくなることがあります。
ここでは、報告・連絡・相談を分かりやすくするための基本的な伝え方を順番に解説します。
報告・連絡・相談は「結論から伝える」が基本
報告・連絡・相談では、まず「何を伝えたいのか」を最初に伝えることが大切です。
報告なら結果、連絡なら共有したい内容、相談なら判断してほしいことを先に伝え、そのあとに理由や経緯を補足します。
結論から話すことで、相手も話の目的をつかみやすくなり、その後の説明もスムーズに理解できます。
事実と自分の意見を分けて話す
事実と自分の意見は、分けて伝えるようにしましょう。
たとえば「納期は9月10日です」は確認できる事実ですが、「このままでは間に合わないと思います」は自分の判断です。
何が事実で、どこからが自分の考えなのかを分けることで、相手も状況を正しく把握し、判断しやすくなります。
必要な情報を漏れなく簡潔に伝える
必要な情報を伝えるときは、「いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのように」を意識しながら、相手に必要な内容を整理します。
すべてを毎回盛り込む必要はなく、その報告・連絡・相談に必要な情報だけを選ぶことがポイントです。
伝える前に要点を2〜3点にまとめておくと、伝え漏れを防ぎながら、分かりやすく話しやすくなります。
報告・連絡・相談で伝わりやすく話すコツ
報告・連絡・相談は、それぞれ目的が異なるため、同じ伝え方では相手に必要な情報が届かないことがあります。
ここでは、報告・連絡・相談を伝わりやすくする具体的な話し方のコツを順番に解説します。
報告は結果・経過・今後の対応まで伝える
報告では、まず結果を伝え、そのあとにこれまでの経過や今後の対応を説明します。
完了している場合は結果と完了した日時、進行中であれば現在の進捗や残っている作業を伝えましょう。
問題が起きている場合も、状況だけで終わらせず、今後どのように対応する予定なのかまで伝えると、相手が次の判断をしやすくなります。
連絡は5W1Hを意識して伝える
連絡するときは、「いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのように」の5W1Hを意識すると、必要な情報を整理しやすくなります。
特に日時や場所、対象者、実施内容など、相手が行動するために必要な情報は省かずに伝えることが大切です。
相手が追加で確認しなくても次の行動に移れる状態を目安にすると、伝え漏れを防ぎやすくなります。
相談は困っている内容と求めることを明確にする
相談では、まず何に困っているのかを具体的に伝えたうえで、相手に何を求めているのかを示します。
「判断してほしい」「対応方法を確認したい」など、相談したいことを一つに絞ると、相手も回答しやすくなります。
状況を説明するだけで終わらず、どの点について意見や判断がほしいのかまで伝えることが大切です。
上司・同僚・部下など相手に合わせて伝え方を工夫する
報告・連絡・相談では、相手の立場に合わせて、伝える内容や詳しさを調整することも大切です。
上司には判断に必要な結果や問題点、同僚には作業を進めるための情報、部下には具体的な作業内容や期限を伝えます。
相手が次に何を判断し、どのように行動するのかを考えて情報を選ぶと、必要な内容を分かりやすく伝えられます。
仕事で使える報告・連絡・相談の伝え方
報告・連絡・相談の基本を理解していても、実際の仕事では「どのような言葉で伝えればよいのか」と迷うことがあります。
ここでは、報告・連絡・相談それぞれの伝え方を例文で確認しながら、伝わりにくい話し方との違いも分かりやすく解説します。
報告の伝え方の例
報告では、まず結果を伝えてから、これまでの経過や今後の対応を続けます。
たとえば「〇〇の作業は本日15時に完了しました。予定していた内容はすべて対応済みです。
明日から次の作業に入ります」と伝えると、現在の状況と次の動きを相手が一度に把握できます。
連絡の伝え方の例
連絡では、日時や場所、対象者、内容など、相手が行動するために必要な情報を具体的に伝えます。
たとえば「明日の打ち合わせは10時から第2会議室で行います。参加者は営業部の4名です。
開始5分前までにお集まりください」と伝えると、相手もいつ、どこで、何をすればよいのか迷わず確認できます。
相談の伝え方の例
相談では、困っていることと、相手に判断してほしいことを明確に伝えます。
たとえば「〇〇の作業が予定より2時間遅れています。
このままでは17時の提出に間に合わないため、提出時間を延ばすか、別の担当者に一部を依頼するか相談したいです」と伝えると、相手も何について判断すればよいのか分かりやすくなります。
悪い伝え方と良い伝え方の比較例
「作業を進めているのですが、いろいろ問題があって遅れそうです」だけでは、どの程度遅れているのか、何を判断すればよいのかが分かりません。
「〇〇の作業が予定より2時間遅れており、17時の提出に間に合わない見込みです。提出時間を変更できるか確認したいです」のように、現在の状況と相手に求めることを具体的に伝えましょう。
必要な情報が明確になることで、相手も次の対応を判断しやすくなります。
報告・連絡・相談でよくある失敗と改善方法
報告・連絡・相談をしていても、話す順番や情報量、相談するタイミングによっては、相手に必要な内容がうまく伝わらないことがあります。
ここでは、報告・連絡・相談で起こりやすい失敗と、その改善方法を順番に解説します。
結論が後回しになってしまう
結論が後回しになると、相手は何についての話なのか分からないまま説明を聞くことになります。
まず結果や相談したいことを伝え、そのあとに理由や経緯を補足するようにしましょう。
話す前に結論を一文で整理しておくと、要点から伝えやすくなります。
情報が多すぎて要点が伝わらない
一度に多くの情報を伝えると、相手がどこに注目すればよいのか分かりにくくなります。
伝える前に内容を整理し、相手の判断や行動に必要な情報を2〜3点に絞ることがポイントです。
詳しい経緯や補足は必要に応じて伝えることで、大切な内容が埋もれるのを防げます。
相談するタイミングが遅い
問題が大きくなってから相談すると、期限の変更や担当者の調整など、選べる対応が少なくなってしまいます。
たとえば「予定より1時間以上遅れそうなとき」「自分で15分考えても解決方法が見つからないとき」など、相談する目安をあらかじめ決めておくと安心です。
問題が起きてからではなく、遅れやトラブルの可能性に気づいた段階で早めに相談しましょう。
報告・連絡・相談で伝わりやすくするチェックポイント
報告・連絡・相談では、話す内容を整理するだけでなく、伝える前後の確認も大切です。
ここでは、話す前と伝えた後に確認したいポイントを順番に解説します。
話す前に確認したいポイント
話す前に、「何のために伝えるのか」「最初に伝える結論は何か」を整理しておきましょう。
あわせて、日時や進捗、期限、問題点など、相手が判断したり行動したりするために必要な情報がそろっているかも確認します。
結論を一文で言える状態にしておくと、話がそれにくくなり、大切なポイントを伝えやすくなります。
伝えた後に確認したいポイント
伝えた後は、相手に内容が正しく伝わっているか、次に誰が何をするのかが決まっているかを確認しましょう。
対応が必要な場合は、担当者・対応内容・期限の3点を明確にしておくと、その後の行動につなげやすくなります。
認識に違いがあればその場で確認し、お互いの理解をそろえてから会話を終えることが大切です。
まとめ
報告・連絡・相談では、まず結論を伝え、そのあとに相手が判断や行動をするために必要な情報を補足することが大切です。
事実と意見を分け、相手に合わせて内容を整理すると、要点も伝わりやすくなります。
まずは日々のやり取りで「結論から話す」ことを意識してみてください。少しずつ実践しながら、相手に伝わりやすい報告・連絡・相談を身につけていきましょう。