はじめに
「仕事で説明しても、相手にうまく伝わらない」
「話している途中で内容がまとまらなくなり、結局何を言いたいのか分からないと言われる」と感じていませんか。
上司への報告や同僚への依頼、会議での説明などでは、頭の中では内容を理解していても、話す順番が前後したり、必要以上に情報を詰め込んだりして、相手に要点が伝わりにくくなることがありますよね。
この記事では、仕事でわかりやすく伝えるための話し方や伝え方のコツ、話す前に整理しておきたいポイントを紹介します。
仕事で伝わりやすい話し方・伝え方の基本
仕事で相手に内容を正確に伝えるには、思いついた順番で話すのではなく、伝える内容と話し方を整理することが大切です。
ここでは、仕事で伝わりやすい話し方・伝え方の基本を順番に解説します。
結論から話す
仕事で話すときは、最初の1文で「何を伝えたいのか」を示すことが大切です。
結論を先に伝えてから理由や状況を説明すると、相手も話の目的を理解したうえで聞き進められます。
報告や相談では、最初の10〜20秒ほどで要点が伝わるように意識すると、話が分かりやすくなります。
伝えたいことを3つ以内に整理する
伝えたいことが複数ある場合は、話す前に重要な内容を3つ以内に整理しておきましょう。
4つ以上ある場合は優先順位をつけ、今伝えることと後で伝えることに分けると、要点が埋もれにくくなります。
「1つ目、2つ目、3つ目」と順番を示しながら話すと、相手も内容を整理しながら聞きやすくなります。
一文を短くして簡潔に話す
一文にはできるだけ1つの内容を入れ、途中で別の情報を付け足しすぎないようにしましょう。
一文を30〜50文字程度にまとめると、主語と述語の関係が分かりやすくなり、相手も内容を追いやすくなります。
話が長くなりそうなときは、一度区切ってから次の内容を伝えるのがおすすめです。
相手に伝わる言葉を選ぶ
専門用語や社内用語、略語を使うときは、相手がその意味を知っているかを意識することが大切です。
相手になじみのない言葉を使う必要がある場合は、最初に意味を簡単に説明してから話を続けましょう。
相手の知識や担当業務に合わせて言葉を選ぶことで、認識のずれを防ぎ、内容をより正確に伝えやすくなります。
仕事でわかりやすく伝えるコツ
仕事でわかりやすく伝えるには、自分が話したい内容だけでなく、相手が理解しやすい伝え方を意識することが大切です。
ここでは、仕事でわかりやすく伝えるための具体的なコツを順番に解説します。
相手の立場や知識量に合わせて話す
話すときは、相手が内容をどこまで知っているかを意識することが大切です。
初めて聞く相手には専門用語や略語をできるだけ避け、必要な場合は意味を簡単に説明してから使いましょう。
すでに知っている内容は繰り返さず、必要な情報に絞ることで、話を理解してもらいやすくなります。
理由や根拠を添えて伝える
結論を伝えた後は、「なぜそう判断したのか」が分かる理由や根拠も添えましょう。
結論の後に理由を1〜2点ほど伝えると、相手も判断の根拠を確認しながら内容を理解できます。
結論と理由をセットにすることで、自分が伝えたい意図も分かりやすくなります。
具体例や数字を使って伝える
「多い」「少ない」「早め」といった曖昧な表現は避け、できるだけ件数・金額・日時・割合などの数字で伝えましょう。
たとえば「早めに提出する」ではなく「9月5日の15時までに提出する」と伝えると、相手もいつまでに行動すればよいのか判断しやすくなります。
数字で表しにくい内容は、実際の状況が伝わる具体例を1つ添えると分かりやすくなります。
重要な内容は最後に確認する
話し終える前に、期限や担当者、次に行うことなど、重要な内容をもう一度確認しておきましょう。
「提出期限は9月5日15時、担当は〇〇さんです」のように確認すると、お互いの認識が合っているかを確かめられます。
内容に違いがあった場合も、その場で修正できるため、認識のずれを防ぎやすくなります。
仕事で伝わりやすく話すための準備
仕事で相手に伝わりやすく話すには、実際に話し始める前の準備が大切です。
ここでは、仕事で伝わりやすく話すために事前に行いたい準備を順番に解説します。
話す前に伝えたいことを整理する
話し始める前に、相手へ伝えたいことを1〜3点ほどに整理しておきましょう。
「何について話すのか」「相手に何を知ってほしいのか」「何を確認したいのか」を書き出すと、必要な内容を整理しやすくなります。
あらかじめ話す内容を決めておくことで、途中で別の話題が混ざるのを防ぎ、要点を伝えやすくなります。
伝える内容の優先順位を決める
伝えたいことを整理したら、次にどの内容から話すのか優先順位を決めます。
仕事の報告や相談では、結論や相手に判断してほしいことを最初に伝え、その後に理由や状況を説明すると分かりやすくなります。
優先順位を決めておけば、話せる時間が限られている場合でも、大切な内容から伝えられます。
相手に合わせて話す順番を組み立てる
話す順番は、相手が内容をどこまで知っているかに合わせて考えることも大切です。
すでに状況を把握している相手には結論から伝え、初めて聞く相手には必要な前提を簡単に説明してから結論につなげましょう。
相手が知っていることと知らないことを意識して順番を組み立てると、説明が前後しにくく、内容も伝わりやすくなります。
仕事で伝わらない話し方のNG例
仕事では、伝える内容が正しくても、話す順番や表現によって相手に要点が伝わりにくくなることがあります。
ここでは、仕事で伝わりにくくなる代表的な話し方のNG例を順番に解説します。
結論が最後になる
結論を最後まで伝えない話し方では、相手は説明を聞きながら「何が重要なのか」を考えなければなりません。
理由や経緯から長く話し始めると、何を伝えたいのか分かりにくくなることがあります。
仕事では、まず最初の1文で結論を伝え、その後に必要な理由や状況を説明すると分かりやすくなります。
情報を詰め込みすぎる
一度に多くの情報を伝えると、どの内容が重要なのか分かりにくくなってしまいます。
伝えたいことは重要度の高いものから3つ以内に絞り、それ以外は必要に応じて補足するとよいでしょう。
情報を絞って話すことで、相手も大切なポイントを整理しながら聞きやすくなります。
曖昧な表現ばかり使う
「なるべく早く」「多めに」「少し遅れます」といった表現は、人によって受け取り方が変わることがあります。
期限なら日時、数量なら個数や金額、遅れる場合は何分・何時間ほど遅れるのかまで具体的に伝えましょう。
相手が判断できるところまで具体的にすることで、お互いの認識のずれを防ぎやすくなります。
話が脱線して要点がわからなくなる
本題とは関係のない経緯や別の話題を途中に入れると、何について話しているのか分かりにくくなることがあります。
まずは伝えたい目的から外れないように意識し、必要な情報を順番に話していきましょう。
別の話題について伝える必要がある場合は、今の話を終えてから切り替えると、要点がぶれにくくなります。
仕事で伝わりやすい話し方・伝え方に関するよくある質問
仕事で伝わりやすい話し方を意識していても、「話すのが苦手でも改善できるのか」「伝えたい内容が多い場合はどう整理すればよいのか」と迷うことがあります。
ここでは、仕事で伝わりやすく話すためによくある疑問について順番に回答します。
話すのが苦手でも伝わりやすくなりますか？
話すことが苦手でも、伝える内容と順番をあらかじめ決めておくことで、分かりやすく話せるようになります。
まず結論を1文でまとめ、その後に伝える理由や必要な情報を2〜3点に整理しておくと、途中で話がぶれにくくなります。
流暢に話そうとするよりも、相手が理解しやすい順番で必要な情報を伝えることを意識しましょう。
伝えたいことが多いときはどうまとめればよいですか？
伝えたいことが多い場合は、重要度の高い順に整理し、最初に伝える内容を3つ以内に絞ると分かりやすくなります。
4つ以上ある場合は、今伝えることと後で伝えることに分けると、要点を整理しやすくなります。
話し始めに「伝えたいことは3点あります」と伝えてから順番に説明すると、相手も内容を追いやすくなるでしょう。
上司への報告や報連相で意識することはありますか？
上司への報告や報連相では、まず結論を伝え、その後に現在の状況や理由、確認してほしいことを続けると分かりやすくなります。
問題が起きている場合は、期限や進捗状況などを数字で示し、上司に何を判断してほしいのかまで具体的に伝えましょう。
最後に、次に誰が何をするのかまで確認しておくと、お互いの認識のずれを防ぎやすくなります。
まとめ
仕事で伝わりやすく話すには、まず結論を示し、その後に理由や状況を伝えることが大切です。
「また、曖昧な表現を避け、数字や具体的な言葉を使うことで、認識のずれも防ぎやすくなります。
話すことが苦手な方は、事前に「結論・伝えたいこと・話す順番」を整理することから始めてみましょう。少し準備するだけでも、上司への報告や相談、会議での説明が伝わりやすくなります。