目次
はじめに
「プレゼンで何を話せば、相手に分かりやすく伝えられるの？」
「緊張すると早口になったり、説明が長くなったりしてしまうけれど、どうすれば上手く話せるの？」と感じていませんか。
仕事で発表を任され、資料を作って何度も練習しているのに、いざ本番になると話す順番が分からなくなったり、伝えたい内容がうまくまとまらなかったりすることがありますよね。
この記事では、プレゼンが上手くなるコツや伝わりやすい話し方、発表するときに意識したいポイントについて、順を追って説明していきます。
プレゼンが上手くなるために押さえる基本
プレゼンを上手くするには、話し方だけを意識するのではなく、誰に何を伝えるのかを先に整理することが大切です。
ここでは、目的と聞き手に合わせて内容を決める方法と、伝えたい内容を整理して要点をまとめる方法について説明します。
目的と聞き手を明確にして内容を決める
プレゼンの内容を考えるときは、まず「何を伝えたいのか」「聞き手にどうしてほしいのか」を1つに絞りましょう。
次に、聞き手がどのような人で、テーマについてどの程度の知識があるのかを確認し、それに合わせて必要な情報を選びます。
目的と聞き手を明確にしておくと、必要性の低い情報を省きやすくなり、伝える内容もすっきりと整理できます。
伝えたい内容を整理して要点をまとめる
伝えたい内容を整理するときは、まず発表に入れたい情報を書き出し、その中から特に重要なものを2～3点程度に絞ります。
それぞれについて「何を伝えるのか」「なぜ伝えるのか」を整理しておくと、話す順番も決めやすくなります。
先に要点を絞ってから必要な説明を加えることで、情報が多くなりすぎず、聞き手にも大切なポイントが伝わりやすくなります。
伝わるプレゼンにする話し方のコツ
プレゼンで内容を正しく伝えるには、話す順番だけでなく、声の大きさや速さ、間の取り方にも意識を向けることが大切です。
ここでは、結論を先に伝える方法、声の大きさ・速さ・間を意識するポイント、聞き手の反応に合わせて伝え方を調整する方法について説明します。
結論を先に伝えて理解しやすくする
プレゼンでは、最初に結論を伝えてから、その理由や根拠を説明すると内容を理解してもらいやすくなります。
結論が分からないまま説明が続くと、聞き手は何に注目すればよいのか迷ってしまうため、冒頭で伝えたいことを明確にしましょう。
その後に理由や具体的な内容を続けることで、話の方向をつかみながら聞いてもらえます。
声の大きさ・速さ・間を意識する
話すときは、会場の後ろにいる人にも届く声量を意識し、早口にならないよう一文ずつ区切りながら話します。
特に大切な内容を伝えた後は、1～2秒ほど間を取ると、聞き手が内容を整理しやすくなります。
声の大きさや話す速さ、間の取り方を意識することで、落ち着いて聞き取りやすいプレゼンにつながります。
聞き手の反応を見ながら伝え方を調整する
プレゼン中は、聞き手の表情や視線にも目を向け、内容が伝わっているかを確認しながら話しましょう。
資料を見返している人が多い場合や、理解しにくそうな様子が見られる場合は、話す速度を少し落としたり、直前の内容を短く言い換えたりします。
聞き手がうなずきながら聞いている場合は、そのまま予定していた流れに沿って説明を続けるとよいでしょう。
発表前に準備しておくポイント
プレゼン本番で内容をスムーズに伝えるには、事前に話す内容や時間、質問への対応を確認しておくことが大切です。
ここでは、練習で時間配分や話す流れを確認する方法と、想定質問を準備する方法について説明します。
練習で時間配分や話す流れを確認する
本番に向けて、実際のプレゼンと同じ順番で声に出して練習し、発表にどのくらい時間がかかるのか確認しておきましょう。
予定時間を超える場合は、説明を短くできる部分を見直し、時間内に収まるように調整します。
あわせて話す順番も確認しておくと、本番でも次に伝える内容に迷いにくくなり、落ち着いて進めやすくなります。
想定質問を準備して対応できるようにする
プレゼンの内容から聞かれそうな質問をあらかじめ考え、それぞれの回答を準備しておくことも大切です。
回答は質問に対する結論を先に伝え、その後に必要な理由や根拠を加えると、話が長くなりすぎず分かりやすくなります。
事前に回答を整理しておけば、本番で質問されたときにも慌てにくく、落ち着いて答えやすくなります。
プレゼンで失敗しやすい注意点
プレゼンでは、伝えたい情報を増やしすぎたり、用意した原稿をそのまま読んだりすると、聞き手に要点が伝わりにくくなることがあります。
ここでは、情報を詰め込みすぎないための注意点と、原稿を読むだけの発表にしないためのポイントについて説明します。
情報を詰め込みすぎない
プレゼンでは、発表時間の中で本当に伝えたい内容を選び、情報を詰め込みすぎないことが大切です。
伝えたい要点を2～3点程度に絞り、それぞれに必要な説明を加えると、聞き手も大切なポイントをつかみやすくなります。
細かな情報をすべて盛り込むのではなく、発表に必要かどうかを確認しながら内容を整理しましょう。
原稿を読むだけの発表にしない
原稿は一文ずつ読み上げるためではなく、話す内容や順番を確認するために活用しましょう。
本番では原稿だけに目を向けず、聞き手を見る時間を作りながら、要点や大切な部分を自分の言葉で伝えます。
事前に内容をしっかり確認し、原稿を見なくても話せる部分を少しずつ増やしておくと、聞き手にも伝わりやすいプレゼンになります。
まとめ
プレゼンが上手くなるには、最初に発表の目的と聞き手を明確にし、伝えたい要点を2～3点程度に絞ることが大切です。
話すときは結論を先に伝え、声の大きさや速さ、1～2秒程度の間を意識しながら、聞き手の反応に合わせて説明を調整します。
また、本番前には実際に声に出して練習し、発表時間や話す順番を確認するとともに、想定質問への回答も準備しておきます。
情報を詰め込みすぎず、原稿を読むだけの発表にしないことも意識し、必要な内容を聞き手に分かりやすく伝えられる発表を目指しましょう。