目次
はじめに
「WBSとガントチャートは何が違うの？」
「プロジェクトを管理するとき、どちらを使えばいい？」と迷っていませんか。
仕事で新しいプロジェクトを任され、必要な作業やスケジュールを整理しようとしても、WBSとガントチャートの役割が分からないと、どちらから作ればよいのか迷ってしまいますよね。
この記事では、WBSとガントチャートの違いをはじめ、それぞれの役割や作り方、プロジェクトの状況に応じた使い分け方について順を追って説明していきます。
WBSとは？
WBSは、プロジェクトで必要な作業を細かく分解し、階層構造で整理するためのものです。
ここでは、WBSの基本的な構造と、作業範囲を整理する役割について説明します。
WBSはプロジェクトの作業を階層構造で整理する
WBSでは、プロジェクト全体を大きな作業単位に分け、そこから中項目、小項目へと段階的に細分化します。
上位の作業を具体的なタスクへ分解することで、必要な作業やそれぞれのつながりを整理しやすくなります。
WBSでプロジェクト全体の作業範囲を把握できる
WBSで必要な作業を洗い出すと、プロジェクトで実施する作業範囲を一覧で確認できます。
大きな作業から具体的なタスクまで整理することで、作業の抜けや重複に気づきやすくなり、担当する範囲も明確にできます。
ガントチャートとは？
ガントチャートは、プロジェクトの各タスクを時間軸に沿って表示し、作業日程や進捗を管理するためのものです。
ここでは、ガントチャートの基本的な表示方法と、日程や進捗を確認する役割について説明します。
ガントチャートはタスクを時間軸に沿って表示する
ガントチャートでは、縦軸にタスク、横軸に日付や期間を設定し、それぞれの実施期間を横棒で表示します。
複数のタスクを同じ時間軸に並べることで、いつ作業を始めるのか、どのくらいの期間が必要なのかを把握しやすくなります。
ガントチャートで開始日・終了日や進捗を確認できる
ガントチャートでは、タスクごとに開始日と終了日を設定するため、それぞれの作業スケジュールを確認できます。
予定と現在の進捗を照らし合わせることで、作業が予定どおり進んでいるか、遅れが生じているかも把握しやすくなります。
WBSとガントチャートの違いを6つの項目で比較
WBSとガントチャートは、どちらもプロジェクト管理で使われますが、目的や管理する内容は異なります。
ここでは、WBSとガントチャートの違いを6つの項目に分けて説明します。
目的の違い
WBSは、プロジェクトに必要な作業を細かく分解し、実施する内容を整理するために使います。
一方、ガントチャートは各タスクの開始日と終了日を設定し、「いつ作業するのか」を管理するために使います。
管理対象の違い
WBSでは、プロジェクトを構成する作業やタスクを階層ごとに整理し、必要な作業を確認します。
一方、ガントチャートでは各タスクの日程や進捗を管理し、予定に対してどこまで進んでいるのかを確認します。
表現形式の違い
WBSは、大きな作業の下に細分化したタスクを配置し、それぞれの関係が分かる階層構造で表します。
一方、ガントチャートは横軸に日付や期間を設定し、各タスクの実施期間を横棒などで表示します。
時間軸の違い
WBSは、プロジェクトで何を実施するのかを整理するもので、基本的に開始日や終了日を時間軸で表すものではありません。
一方、ガントチャートは日付や期間をもとに、各タスクをいつ開始し、いつまでに完了するのかを確認できます。
使うタイミングの違い
WBSは、プロジェクトの計画段階で必要な作業を洗い出し、タスクを整理するときに使います。
その後、各タスクの日程をガントチャートに反映し、プロジェクト開始後は予定と実際の進み具合を確認します。
得意なことの違い
WBSは必要な作業を細かく整理するため、タスクの抜けや重複を見つけるのに役立ちます。
一方、ガントチャートは予定と進捗を時間軸で確認できるため、作業の遅れやスケジュールの状況を把握しやすいのが特徴です。
WBSとガントチャートの使い分け方｜どちらを使うべき？
WBSとガントチャートは、プロジェクトで何を管理したいのかによって使い分けます。
ここでは、目的に応じたWBSとガントチャートの使い分け方を説明します。
タスクを洗い出して整理したいならWBSを使う
プロジェクトに必要なタスクを洗い出して整理したい場合は、WBSを使います。
プロジェクト全体を大きな作業単位に分け、さらに具体的なタスクまで段階的に分解することで、何を実施する必要があるのかを整理できます。
作業日程や進捗を管理したいならガントチャートを使う
各タスクの日程や進捗を管理したい場合は、ガントチャートを使います。
開始日と終了日を設定して時間軸上に表示することで、作業の予定を把握しやすくなり、遅れが生じていないかも確認できます。
プロジェクト全体を管理するならWBSとガントチャートを併用する
作業の整理から日程設定、進捗確認まで行う場合は、WBSとガントチャートを併用すると管理しやすくなります。
まずWBSで必要なタスクを整理し、その内容をガントチャートに反映することで、作業内容とスケジュールの両方を確認できます。
WBSからガントチャートへ展開する基本的な流れ
WBSからガントチャートへ展開するときは、まずプロジェクトに必要な作業を洗い出し、タスクごとに整理します。
ここでは、WBSの作成からガントチャートへの配置、進捗確認までの基本的な流れを説明します。
WBSでプロジェクトの作業を洗い出す
まず、プロジェクトを完了するために必要な作業をWBSで洗い出します。
大きな作業から実行できるタスクまで段階的に分解することで、ガントチャートに配置する内容を整理できます。
各タスクに担当者と期限を設定する
WBSでタスクを整理したら、それぞれの担当者と期限を設定します。
作業に必要な期間を考えながら開始日と終了日を決めることで、誰がいつ作業するのかを明確にできます。
WBSのタスクをガントチャートに配置する
担当者と期限を決めたら、WBSで整理したタスクをガントチャートに配置します。
横軸の日付に合わせて各タスクの実施期間を表示することで、作業する時期や全体のスケジュールを確認しやすくなります。
進捗を確認しながらガントチャートを更新する
プロジェクト開始後は、実際の進み具合を確認しながらガントチャートを更新します。
遅れや日程変更があれば内容を修正し、現在の進捗と今後の予定が分かる状態にしておきましょう。
WBSとガントチャートを併用するときの注意点
WBSとガントチャートを併用するときは、2つの内容にずれが生じないように管理することが大切です。
ここでは、タスク名や範囲の揃え方、WBSの分解の程度、ガントチャートを更新するときの注意点について説明します。
WBSとガントチャートのタスク名や範囲を揃える
WBSとガントチャートを併用するときは、同じ作業のタスク名や範囲を揃えておきます。
それぞれのタスクを対応させることで、WBSの作業内容とガントチャートの日程を照らし合わせやすくなります。
WBSを細かくしすぎて管理しにくくしない
WBSを細かく分けすぎるとタスク数が増え、ガントチャートへの登録や進捗管理に手間がかかります。
担当者や期限を設定でき、完了したかどうかを判断できる程度の大きさを目安に整理しましょう。
ガントチャートを定期的に更新して進捗を反映する
ガントチャートは作成したままにせず、実際の進み具合に合わせて定期的に更新します。
予定から遅れたり日程が変わったりした場合は内容を修正し、現在の進捗と今後の予定が分かる状態にしておきましょう。
WBSとガントチャートの違いでよくある質問
WBSとガントチャートを使う際は、「どちらから作ればよいのか」「片方だけでもプロジェクトを管理できるのか」と迷うことがあります。
ここでは、WBSとガントチャートを作る順番や、それぞれ単独で管理できる範囲、両者の違いについてよくある質問に答えます。
WBSとガントチャートはどちらから作る？
基本的には、WBSを先に作り、その後にガントチャートを作成します。
まずWBSで必要なタスクを整理し、それぞれに開始日と終了日を設定してガントチャートへ反映すると、作業内容を日程に落とし込めます。
WBSだけでもプロジェクト管理はできる？
WBSだけでも、必要な作業の洗い出しや作業範囲の整理はできます。
ただし、日程や進捗を時間軸で管理するものではないため、スケジュールまで確認したい場合はガントチャートと併用するとよいでしょう。
ガントチャートだけでタスク管理はできる？
ガントチャートだけでも、決まっているタスクの日程や進捗は管理できます。
ただし、必要な作業が抜ける可能性もあるため、先にWBSでタスクを洗い出してからガントチャートを作成すると整理しやすくなります。
WBSとガントチャートは同じものではない？
WBSとガントチャートは、役割が異なるものです。
WBSは「何をするのか」を階層構造で整理し、ガントチャートは「いつするのか」を時間軸で表して日程や進捗を管理します。
まとめ
WBSとガントチャートは、目的に合わせて使い分けることが大切です。
WBSで「何をするのか」を整理し、ガントチャートで「いつするのか」を管理すると、作業内容とスケジュールを把握しやすくなります。
プロジェクト全体を管理する場合は、まずWBSで必要なタスクを洗い出し、その内容をガントチャートに反映してみましょう。
それぞれの役割を活かして併用することで、作業の抜け漏れや進捗の遅れにも気づきやすくなります。