はじめに
「読み手に伝わる文章にするには、何を意識して書けばいいの？」
「自分では分かりやすく書いたつもりなのに、相手から『結局どういうこと？』と聞き返されてしまう」と悩んでいませんか。
メールや報告書、Web記事などを書くとき、伝えたい内容は頭の中にあるのに、どこまで説明すれば相手が理解できるのか分からず、何度も文章を書き直してしまうこともありますよね。
この記事では、読み手を意識した文章の考え方から、内容の整理や言葉選び、分かりやすく伝えるための書き方まで解説します。
読み手に伝わる文章とは？
読み手に伝わる文章とは、読んでいる途中で「何を言いたいのか」「自分に関係する内容なのか」と迷わず、必要な情報を理解できる文章です。
ここでは、読み手を基準に情報を選ぶ考え方と、文章を読む目的を明確にする方法を説明します。
書き手が伝えたいことより読み手が知りたいことを優先する
文章に入れる情報は、書き手が説明したいことではなく、読み手が知りたいことを基準に選びましょう。
書き始める前に「誰が読むのか」「何を知りたいのか」を考え、その疑問に答える情報を中心にまとめます。
関係の薄い情報を省くことで、読み手が必要な内容をつかみやすくなります。
読んだあとにどうしてほしいかを明確にする
文章を書く前に、「内容を理解してほしい」「申し込んでほしい」など、読後に読み手にどうしてほしいのかを決めておきましょう。
その目的に必要な情報を選び、次に何をすればよいか分かる流れにすると、伝えるべき内容も整理しやすくなります。
文章を書く前に読み手と目的を整理する
読み手に伝わる文章を書くには、本文を書き始める前に「誰に何を伝えるのか」を整理しておくことが大切です。
ここでは、読み手と文章の目的を明確にするための準備について説明します。
誰に向けて書く文章なのかを具体的にする
文章を書く前に、誰に読んでもらうのかを具体的に決めましょう。
読み手の立場や知識の程度を想定しておくと、どこまで説明すればよいのか判断しやすくなります。
一人の人物を思い浮かべることで、必要な情報も選びやすくなります。
読み手が知りたいことや疑問を整理する
想定した読み手が、何を知りたくて文章を読むのかを整理します。
疑問や知りたいことを書き出し、それぞれに答える内容を考えておくと、不要な情報を入れすぎず、必要な内容に絞って書きやすくなります。
最も伝えたい内容を一つに絞る
読み手に最も伝えたい内容を一つに決め、それを中心に文章を組み立てましょう。
伝えたいことが複数ある場合も、まず理解してほしい内容を一つ選ぶことで、途中で話がずれにくくなり、文章の意図も伝わりやすくなります。
読み手に伝わる文章を書くためのコツ
読み手に内容を正確に伝えるには、情報の順番や一文の長さ、使う言葉まで意識して整える必要があります。
ここでは、結論の示し方から文の組み立て、言葉の選び方、具体例や数字の使い方、不要な情報の減らし方まで、伝わりやすい文章に整えるコツを説明します。
結論や重要な内容を先に伝える
文章では、読み手に最も伝えたい結論や重要な内容を先に示しましょう。
理由や補足から始めるよりも、最初に要点を伝えてから詳しく説明することで、読み手が内容を理解しやすくなります。
一文を短くして一つの内容に絞る
一文にはできるだけ一つの内容を入れ、複数の情報を詰め込みすぎないようにします。
主張や理由、別の話題が混ざっている場合は文を分けると、それぞれの意味が伝わりやすくなります。
主語と目的語を必要に応じて明確にする
誰が何をするのか分かりにくい場合は、主語や目的語を省略せずに書きましょう。
必要な言葉を補い、誰が何をするのか分かる文章にすることで、読み手による意味の取り違えを防げます。
専門用語や曖昧な表現を避ける
専門用語はできるだけ一般的な言葉に置き換え、必要であれば説明を添えます。
また、「適切に」「なるべく」などの曖昧な表現も、具体的な行動や状態が分かる言葉にすると、読み手に意図が伝わりやすくなります。
具体例や数字を使ってイメージしやすくする
説明だけでは伝わりにくい内容には、具体例や数字を加えましょう。
文字数や時間、回数などの目安を示すことで、読み手が内容を具体的にイメージしやすくなります。
読み手に不要な情報を詰め込みすぎない
文章には、読み手の疑問に答えるために必要な情報を中心に入れましょう。
関連する内容でも、理解や判断に必要でなければ省くことで、大切なポイントが伝わりやすくなります。
書いた文章を読み手目線で見直す方法
文章を書き終えたら、そのまま完成とせず、読み手が迷わず内容を理解できるかを確認することが大切です。
時間を置いて読み返すことで、書いている最中には気づきにくかった分かりにくい箇所も見つけやすくなります。
最初に結論や要点が分かるか確認する
文章の冒頭を読み、最初の数文で結論や要点が分かるか確認しましょう。
理由や補足が先に続いている場合は結論を前に移すと、読み手が何についての文章なのか理解したうえで読み進められます。
読み手が知らない言葉や説明不足がないか確認する
文章を読み返し、読み手が知らない可能性のある言葉や、説明が足りない部分がないか確認します。
専門的な言葉には説明を加え、前提となる情報も必要に応じて補うことで、途中で迷わず内容を理解しやすくなります。
相手に必要のない情報が混ざっていないか確認する
文章の各内容が、読み手の疑問に答えるために必要かを確認しましょう。
なくても内容を理解できる部分は省き、必要な情報に絞ることで、大切なポイントが伝わりやすくなります。
時間を置いて読み返して分かりにくい箇所を直す
文章を書き終えたら、少し時間を置いてから読み返すのもおすすめです。
一度で意味を理解できなかった部分があれば、言葉や文の順番を見直すことで、読み手の立場から分かりやすさを確認できます。
まとめ
読み手に伝わる文章を書くために大切なのは、「何を伝えたいか」だけでなく、「読み手は何を知りたいのか」を意識することです。
相手や目的を明確にしたうえで、結論を先に示し、必要な情報を分かりやすい順番で伝えると、内容を理解してもらいやすくなります。
文章を書き終えたら、読み手の立場になって「迷わず意味を理解できるか」を確認してみましょう。
分かりにくい部分や不要な情報を少しずつ整えていくことで、最後まで無理なく読める文章に近づけていけます。