目次
はじめに
「プロジェクトマネジメントのプロセスって、結局どの順番で進めればいいの？」
「名前は聞いたことがあるけど、実際の流れがイメージできない…」
そんなふうに感じている方も多いのではないでしょうか。
プロジェクトマネジメントでは、思いついた作業から進めるのではなく、最初にやること・途中で確認すること・最後に整理することまで、あらかじめ決まった流れに沿って進めます。目的を決めないまま進めると、途中で方向がずれて修正に時間がかかり、納期が1週間以上遅れることもあります。
この記事では、プロジェクト開始から完了までの5つの流れを、順番に整理して解説します。
プロジェクトマネジメントにおけるプロセスとは？
プロジェクトマネジメントにおけるプロセスとは、企画を決めてから完了するまでの間に、誰が・いつ・何をするかを順番通りに進めるための具体的な手順のことです。
最初に目的とゴールを設定し、そのあとに作業内容を洗い出してスケジュールと担当者を決め、実際に作業を進めながら進捗や問題の有無を確認し、最後に成果物を納品して関係者の確認を終える、という流れで進めます。
この順番を守らずに途中から作業を始めると、やるべき作業が抜けたり、担当者が重複したりして、進捗の遅れや手戻りが発生します。反対に、最初から順番通りに進めることで、各工程で何をすべきかが明確になり、作業の漏れや遅延を防ぐことができます。
プロジェクトマネジメントの5つのプロセス群
プロジェクトは思いついた順に進めるのではなく、開始から完了までを5つの段階に分けて管理します。最初に目的や体制を決め、次にスケジュールや作業内容を具体化し、実行しながら進捗とズレを確認し、最後に成果物を確定させて完了させるという流れです。
この一連の流れを体系的に整理したものが、プロジェクトマネジメントの5つのプロセス群です。
以下では、それぞれのプロセスがどのタイミングで何を決めるのかを順番に見ていきます。
立ち上げプロセス（Initiating）
立ち上げプロセスでは、プロジェクトを正式に開始するために、目的・ゴール・関係者を具体的な数値と名前で確定します。まず、達成すべき成果物を「いつまでに・何を・どの状態で完了させるか」まで明文化し、開始日と終了予定日をカレンダー上で日付として設定します。
次に、プロジェクトに関わる関係者を全員洗い出し、責任者1名と承認権限を持つ決裁者を明確に決めます。そのうえで、予算上限や工数の初期見積もりを数値で設定し、開始の可否を判断します。
これらの内容を1つの文書にまとめ、決裁者が承認した時点でプロジェクトは正式に開始されます。
計画プロセス（Planning）
計画プロセスでは、立ち上げで決めた目的と期限をもとに、作業内容・順序・担当者・所要時間を具体的な数値で分解します。まず、成果物を完成させるまでに必要な作業をすべて洗い出し、1つの作業あたり1日〜3日程度で完了する単位まで細かく分割します。
次に、各作業の開始日と終了日を日付で設定し、前後関係を整理してスケジュールを確定します。そのうえで、各作業に担当者1名を割り当て、必要な工数を時間単位で見積もり、全体の工数と予算内に収まるかを確認します。
さらに、想定されるリスクを発生確率と影響度で評価し、対応方法を事前に決めます。これらの内容を計画書としてまとめ、関係者全員で合意した時点で、実行に進める状態になります。
実行プロセス（Executing）
実行プロセスでは、計画で確定した作業内容・順序・担当者・日付に従って、各作業を実際に進めます。
担当者は割り当てられた作業を開始日から着手し、終了日までに完了させる責任を持ちます。
進捗は1日単位または週1回の頻度で記録し、予定との差を数値で確認します。
遅れや作業負荷の偏りが発生した場合は、担当者の再割り当てや作業順序の調整をその場で実施します。
また、関係者との情報共有は週1回の定例会議や日次の報告で実施し、認識のズレをその都度修正します。計画通りに作業を進めることで、期限内に成果物を完成させる状態を維持します。
監視・コントロールプロセス（Monitoring & Controlling）
監視・コントロールプロセスでは、計画で設定したスケジュール・工数・予算と、実際の進捗や実績との差を日次または週次で数値比較し、ずれを修正します。
各作業について、予定開始日・終了日と実績日を記録し、遅延が1日以上発生した場合は即時に原因を特定します。そのうえで、作業順序の変更、担当者の再割り当て、作業時間の増減などの調整を行い、全体の終了予定日に収まるよう再計算します。
また、工数が当初見積もりから10％以上乖離した場合は予算への影響を確認し、必要に応じて承認者へ変更申請を行います。
これらの調整を継続的に行うことで、計画との差を許容範囲内に維持します。
終結プロセス（Closing）
終結プロセスでは、すべての作業が完了したことを確認し、成果物が当初定めた条件を満たしているかを最終チェックします。
具体的には、計画で設定した完了基準に対して、成果物が仕様通りに完成しているかを1項目ずつ照合し、未完了の作業が0件であることを確認します。そのうえで、最終成果物を決裁者に提出し、承認を得た時点でプロジェクト完了とします。
あわせて、実績の工数・期間・コストを数値で整理し、当初計画との差を記録します。
さらに、発生した問題や対応内容を文書として残し、次回に同様の作業を行う際に参照できる状態にします。
これらの手続きを完了させることで、プロジェクトは正式に終了します。
プロセスの流れと全体像（プロジェクト開始から終了まで）
プロジェクトは、開始から終了までを5つの順番で進めます。
最初に開始フェーズで目的とゴールを決め、関係者を特定します。
そのあと計画フェーズで作業内容を洗い出し、作業ごとに開始日と終了日を設定し、担当者を割り当てます。
次に実行フェーズで、決めたスケジュールに沿って作業を進めます。
並行して監視・コントロールフェーズで、週1回や日次で進捗を確認し、遅れや問題があればその場で修正します。
最後に終了フェーズで、成果物を提出し、関係者の確認を完了させてプロジェクトを締めます。
この順番で進めることで、開始時に決めた内容と実際の進行状況のズレを途中で修正でき、最終的に予定通りの期間と内容で完了させることができます。
まとめ
プロジェクトマネジメントは、思いついた順に作業を進めるのではなく、「立ち上げ→計画→実行→監視・コントロール→終結」という5つの順番に沿って進めることで、作業の抜けや手戻りを防ぎながら、納期と成果物の品質を安定させるための進め方です。
最初の立ち上げで、期限・成果物・責任者を日付と名前で確定しないまま進めると、途中で方向がずれて修正に時間がかかり、結果として1週間以上の遅延につながります。そのため、計画段階で作業を1日〜3日単位まで分解し、開始日と終了日、担当者を明確にしたうえで実行に移ることが重要です。
実行中は日次または週次で進捗を数値で確認し、遅延が1日でも発生した時点で担当者や作業順序を調整しなければ、後半でまとめて遅れが拡大します。さらに、監視・コントロールでスケジュールや工数のズレを継続的に修正することで、全体の終了予定日から大きく外れることを防ぎます。
最後に終結プロセスで、未完了タスクが0件であることを確認し、成果物が当初の条件を満たしているかをチェックして承認を得ることで、プロジェクトは正式に完了します。
この5つの流れを順番通りに実行することで、途中のズレをその都度修正しながら進めることができ、結果として「予定通りの期間で、想定した成果物を納品する状態」を再現できるようになります。