目次
はじめに
「プロジェクトマネジメント情報システム（PMIS）とは、具体的に何をする仕組みなの？」
「プロジェクトの進捗やコスト、課題などを、どのように管理できるの？」と気になっていませんか。
複数のメンバーが関わるプロジェクトでは、担当者ごとに進捗を報告したり、別々の資料で予算や課題を管理したりすると、必要な情報を確認するだけで時間がかかってしまいます。
この記事では、PMISの基本的な意味から主な機能、管理できる情報まで整理します。
プロジェクトマネジメント情報システム（PMIS）とは？
プロジェクトマネジメント情報システム（PMIS）は、プロジェクトで扱う情報を整理し、関係者が必要な情報を確認・共有するために活用されます。
ここでは、PMISの基本的な仕組みと、導入する目的について説明します。
PMISはプロジェクトに必要な情報を管理・共有する仕組み
PMISは、プロジェクトの進捗やスケジュール、課題などの情報をまとめて管理し、関係者で共有するための仕組みです。
情報を一か所に集約することで、関係者が同じ情報を確認しながらプロジェクトを進めやすくなります。
また、最新の進捗や課題も把握しやすくなります。
PMISを導入する目的
PMISを導入する目的は、プロジェクトの情報を整理・共有し、関係者が必要な情報をもとに判断できるようにすることです。
進捗やスケジュール、課題をまとめて管理すれば、情報を探す手間が減り、最新の状況も確認しやすくなります。
そのため、情報共有をスムーズにしながら、必要な対応を進められます。
プロジェクトマネジメント情報システムの主な機能
プロジェクトマネジメント情報システムには、プロジェクトを進めるために必要な情報を一元的に管理する機能があります。
ここでは、PMISに搭載される主な機能を具体的に説明します。
タスク・スケジュール・進捗管理
PMISでは、タスクごとに担当者や期限を設定し、進捗状況を管理できます。
開始日や完了予定日、現在の進み具合を記録することで、計画との差を確認しやすくなります。
遅れが見つかった場合も、担当者や期限を見直しながら対応できます。
工数・リソース管理
PMISでは、タスクに必要な工数や担当者などのリソースを管理できます。
予定工数と実績工数を比較することで、作業時間や担当者ごとの負荷を把握できます。
負担が偏っている場合は、担当者や作業分担を見直す判断にも役立ちます。
予算・コスト管理
PMISでは、プロジェクトの予算と実際に発生したコストを管理できます。
計画と実績を比較することで、予算の使用状況を把握しやすくなります。
想定よりコストが増えている場合は、支出内容を確認して対応を検討できます。
文書・情報共有
PMISでは、プロジェクトで使う文書や情報をまとめて管理できます。
資料を一か所に集約することで、必要な情報を探しやすくなり、最新の内容も確認しやすくなります。
関係者が同じ情報を共有しながら作業を進められる点もメリットです。
レポート・分析
PMISでは、進捗や工数、コストなどの情報を集計し、レポートや分析に活用できます。
計画と実績の差を数値で確認できるため、プロジェクトの状況を把握しやすくなります。
定期的に確認することで、変化にも気づきやすくなります。
プロジェクトマネジメント情報システムで管理できる情報
PMISでは、プロジェクトの計画や進捗だけでなく、課題やリスク、品質、メンバー間で共有する情報までまとめて管理できます。
ここでは、PMISで管理できる主な情報を具体的に説明します。
プロジェクトの計画や進捗に関する情報
PMISでは、プロジェクトの目標やスケジュール、タスク、担当者、進捗状況などを管理できます。
予定と実際の進捗を記録することで、計画との差を確認しやすくなります。情報を更新しておけば、関係者も現在の進み具合を把握できます。
課題・リスク・品質に関する情報
PMISでは、プロジェクトで発生した課題やリスク、品質に関する情報も管理できます。
課題の内容や担当者、対応状況を記録しておくことで、未対応の項目を確認しやすくなります。
リスクや品質についてもまとめて管理すれば、状況や対応結果を関係者と共有できます。
メンバーや関係者との共有情報
PMISでは、プロジェクトで使う資料や連絡事項、決定事項などを関係者と共有できます。
情報を一か所にまとめることで、担当者ごとに異なるファイルや保存場所を確認する手間を減らせます。
関係者が同じ情報を確認しながら、プロジェクトを進めやすくなります。
プロジェクトマネジメント情報システムにはどのようなツールが使われる？
PMISを構成するツールには、プロジェクトのタスクや進捗を管理するものと、メンバー間で情報を共有するものがあります。
ここでは、PMISに使われる主なツールについて説明します。
プロジェクト管理ツール
プロジェクト管理ツールは、タスクやスケジュール、担当者、進捗状況などを管理するために使います。
たとえば、BacklogやAsana、Trelloなどがあり、タスクごとに担当者や期限を設定して進み具合を確認できます。
プロジェクト全体の状況を共有しやすく、進捗管理にも役立ちます。
コミュニケーション・情報共有ツール
情報共有には、SlackやMicrosoft Teams、Google Driveなどのツールが活用されています。
メッセージのやり取りや資料の共有、決定事項の記録などをまとめることで、必要な情報を確認しやすくなります。
関係者が同じ情報を共有できるため、認識のずれを減らすことにもつながります。
複数のツールを組み合わせてPMISを構成する場合もある
PMISは、1つのツールだけではなく、目的に合わせて複数のツールを組み合わせることもあります。
たとえば、タスク管理はBacklog、連絡はSlack、資料共有はGoogle Driveといった使い分けが可能です。
あらかじめ各ツールで管理する情報を決めておくと、必要な情報を探しやすくなります。
PMISとプロジェクト管理システム・プロジェクト管理ツールの違い
PMISはプロジェクトに必要な情報を管理・共有する仕組みを指しますが、プロジェクト管理システム（PMS）やプロジェクト管理ツールと同じ意味で使われるとは限りません。
ここでは、PMISとPMS、プロジェクト管理ツールの違いを整理します。
PMISとプロジェクト管理システム（PMS）の違い
PMISはプロジェクトで扱う情報を管理・共有する仕組み全体を指し、PMSは計画や進捗、タスクなどを管理するシステムを指します。
PMISでは、PMSに加えて文書共有やコミュニケーションなどの機能を組み合わせる場合もあります。
両者は似ていますが、PMISのほうが幅広い情報を扱う考え方です。
PMISとプロジェクト管理ツールの違い
PMISがプロジェクトに必要な情報を管理・共有する仕組み全体なのに対し、プロジェクト管理ツールはその仕組みを支える具体的なツールです。
プロジェクト管理ツールでは、タスクやスケジュール、担当者、進捗などを管理できます。
PMISでは、こうしたツールと情報共有ツールなどを組み合わせて活用する場合もあります。
まとめ
プロジェクトマネジメント情報システム（PMIS）は、プロジェクトに関する情報を整理・管理し、関係者が必要な情報を確認・共有するための仕組みです。
タスクやスケジュール、進捗、工数、予算、課題、リスク、品質、文書などを管理でき、蓄積した情報はレポートや分析にも活用できます。
PMISは1つのツールだけで構成するとは限らず、プロジェクト管理ツールや情報共有ツールなどを組み合わせて運用する場合もあります。
PMSやプロジェクト管理ツールとは管理する範囲や位置づけが異なるため、それぞれの役割を理解して活用することが大切です。