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プロジェクトマネジメントツールとは？定義・機能・メリット・おすすめツール徹底解説【2025年最新】
みなさんは、日々の仕事やチームでの活動をどのように効率よく管理していますか？近年、さまざまな業種や規模の会社で「プロジェクトマネジメントツール」が導入されるようになりました。本記事では、プロジェクトマネジメントツールについて、その基本的な定義や主な機能、導入することで得られるメリット、そしておすすめのツールまで、分かりやすく徹底解説していきます。
次の章では「プロジェクトマネジメントツールとは」について詳しくご紹介します。
プロジェクトマネジメントツールとは
プロジェクトマネジメントツールは、プロジェクトの進行を円滑にするためのデジタルな支援ツールです。たとえば、仕事や学校の課題、イベント準備など、小さなグループでも複数の作業や役割を分担する場面があります。従来は、スプレッドシートやメール、紙のノートを使って各自が手作業で情報を管理していました。しかし、内容が増えるほど管理が煩雑になったり、情報の抜けや重複が生じたりすることがあります。
プロジェクトマネジメントツールを使うと、タスクの進行状況や担当者、締め切り、必要なリソース（人・時間・予算など）、そして現在どの作業がどこまで進んでいるかを、ソフトウェア上で一目で確認できるようになります。たとえば、家族行事の準備なら「招待状を作る」「買い出しをする」などの作業一覧を共有し、誰が何を担当しているのかをみんなで確認できます。また、チーム全員が離れた場所にいても、インターネットを通じて最新の情報をリアルタイムで共有できるのも特徴です。
このように、プロジェクトマネジメントツールは個人やチームの作業を「見える化」し、計画から実行、進捗管理までを支援します。次の章では、このツールが持つ主な機能と特徴について詳しく解説します。
主な機能と特徴
プロジェクトマネジメントツールは、複雑な作業やチーム活動を円滑に進めるための多様な機能を備えています。ここでは、その代表的な機能と特徴について、具体的な例を交えながらご紹介します。
1. タスク管理
プロジェクトに関わる作業を「タスク」として登録し、担当者の割り当てや期日、優先度を設定できます。例えば、チームAの山田さんに「企画書作成」を、締切を今週金曜日に設定する、といった作業が簡単にできます。また、タスクの進み具合も一覧で表示されるので、どの作業が遅れているか一目で分かります。
2. スケジュール管理
プロジェクトの各工程やタスクをカレンダーやガントチャート（横棒グラフ）で表示できます。例えば、「来月までに新製品のテストを終える」といった大まかな予定から、日々の細かな作業スケジュールまで管理できます。これにより、全体の流れや締切を把握しやすくなります。
3. 進捗管理
各タスクやプロジェクト全体の進み具合をリアルタイムで確認できます。例えば、進捗が50%のタスクには色をつけて表示し、遅れそうな作業をすぐに発見できます。これにより、問題が早期に明らかになるので、対策も取りやすくなります。
4. 情報共有・コミュニケーション
ツール内でファイルを共有したり、チャットやコメント機能を使って意見交換ができます。例えば、資料やチェックリストをアップロードし、必要なときにすぐアクセスしたり、「◯◯さん、最新の書類を確認してください」といったメッセージもツール上でやり取りできます。
5. リソース・工数管理
プロジェクトに関わる人の作業量や時間、さらにはコストも管理できます。例えば、「田中さんは今週すでに10時間割り当て済み」といった情報を元に、作業の分担や調整もスムーズに行えます。
6. 可視化・レポート出力
プロジェクトの状況をグラフや表で分かりやすく表示し、上司やクライアントへの報告資料も簡単に作成できます。例えば、「今月の進捗は●％」「遅延タスクは3件」などと、数字やグラフで一目で伝わる形にまとめることができます。
これらの機能を利用すれば、プロジェクトの品質やコスト、納期を効果的に管理でき、仕事の属人化や情報の不十分な共有も防ぐことができます。
次の章では、プロジェクトマネジメントツール導入のメリットについてご説明します。
プロジェクトマネジメントツール導入のメリット
プロジェクトマネジメントツールは、単に作業を管理するだけでなく、仕事の進め方そのものを大きく変えてくれます。前章では、プロジェクトマネジメントツールの主な機能として、タスク管理、進捗状況の見える化、ファイル共有、コメント機能などがあることを説明しました。これらの機能があることで、実際にどんなメリットが生まれるのでしょうか。
業務効率化と生産性向上
ツールを使うと、タスクや進捗状況が自動的に管理・可視化されるため、1人ひとりが「次は何をすべきか」「今どこまで終わっているか」をすぐに確認できます。例えば、以前はメールや口頭で進捗を確認していた場面も、ツール上で見えるようになり、無駄なやり取りや重複する作業が減ります。その結果、全体の業務効率が大きく向上します。
情報の一元管理と属人化防止
タスク内容やスケジュール、企画書などの資料も、すべてツール内でまとめて管理できます。たとえば、担当者が急に変わった場合でも、過去のやりとりや進捗履歴を新しい人がすぐに確認できるため、引き継ぎもスムーズです。情報が社内の誰か1人だけに偏ることなく、組織全体で共有できるのが大きな利点です。
チーム内の情報共有・コミュニケーション活性化
チャット機能やコメント欄を活用することで、タスクごとに必要な情報交換がすぐできます。例えば、資料に関する質問や細かい相談も、その場で記録に残せるため、うっかり伝え忘れる心配がありません。伝達ミスや手戻りも減り、チームの雰囲気も活発になります。
納期・コスト・品質の最適化
プロジェクトには納期、費用、品質といったバランス管理が必要です。ツールがあれば、全体の進行状況やリソースの使い方を"ガントチャート"などで一目で把握できます。そのため、問題が起こる前に早めに気付いて調整しやすく、プロジェクトを安定して進めることができます。
次の章では、実際にどのようなプロジェクトマネジメントツールがあるかをご紹介します。
代表的なプロジェクトマネジメントツール
2025年時点で多くの企業やチームが活用している主要なプロジェクトマネジメントツールを紹介します。それぞれ特徴や強みが異なり、利用目的やチームのスタイルに合わせて選ばれています。
Redmine（レッドマイン）
Redmineはオープンソースで提供されており、自由にカスタマイズできる点が特徴です。世界中のエンジニアが利用しており、豊富なプラグインによって機能を追加できるので、システム開発現場に多く導入されています。たとえば「バグ管理」「進捗確認」などが得意です。
Asana（アサナ）
Asanaは、タスクやプロジェクトの進捗管理に適したツールです。ガントチャートやカレンダービュー、カンバン方式など、さまざまな表示方法でタスクを把握できます。SlackやGoogleカレンダーなど、200以上の外部サービスと連携できるので、他のツールとも合わせて使いやすいです。
Backlog（バックログ）
Backlogは、特に日本の企業に人気が高いツールです。タスクや課題の管理だけでなく、Wikiやバージョン管理システム（Git）とも連携できるため、プロジェクトの情報を一元化できます。社内連絡やドキュメントの共有にも便利です。
Trello（トレロ）
Trelloはカンバン方式（カードを動かす形式）でタスク管理ができます。見た目がシンプルで使いやすく、個人の作業からチームでのプロジェクト運営まで幅広く利用されています。例えば、「やること」「進行中」「完了」といったステージごとにタスクを整理できます。
Jira（ジラ）
Jiraは、主にソフトウェア開発やアジャイル開発に適した多機能ツールです。スクラムやカンバンボードのほかにも、豊富なアドオンでプロジェクト運営を細かく設定できます。大規模な開発プロジェクトに使われることが多いです。
Lychee Redmine（ライチレッドマイン）
Lychee Redmineは、Redmineの拡張版です。標準のRedmineに対してさらにガントチャートやプロジェクトレポートなど、実務で使える機能が充実しています。現場の業務効率を上げたい場合に最適です。
Notion（ノーション）
Notionは、ドキュメント作成・タスク管理・ナレッジ共有が一度にできる万能型のツールです。チームメンバーとの情報共有や、日々の業務管理にも役立ちます。プロジェクトの情報をまとめて管理したい方におすすめです。
そのほかにも、JootoやLinear、Stockなど多様なツールが存在し、チームの規模や作業内容で最適なものが変わります。
次の章に記載するタイトル：プロジェクトマネジメントツールの選び方
まとめ
ここまで、プロジェクトマネジメントツールについてご紹介してきました。ツール選定においては、自社の業務フローや規模、サポート体制、連携機能、コスト、操作性、そしてセキュリティといったポイントが重要であると解説しました。実際にフリープランや無料トライアルでツールを試すことで、自社に最適なものを見極めやすくなります。
プロジェクトマネジメントツールをうまく活用すれば、業務効率が高まり、チーム内のコミュニケーションも円滑になります。ぜひご紹介した内容を参考に、自社に最適なツール選びと活用を検討してみてください。
まとめ
本記事では、プロジェクトマネジメントツールの基本や主な機能、導入のメリット、代表的なツールの紹介、さらには選び方までをわかりやすく解説しました。プロジェクトマネジメントツールは、ただのスケジュール管理だけでなく、情報共有やコミュニケーション、進捗の「見える化」など、チームで働くうえでのさまざまな課題をサポートしてくれます。
ツールの選定には、実際の業務内容やチームの規模、使いやすさなどが大切なポイントです。導入によって業務が効率化し、チームメンバーの連携がスムーズになれば、プロジェクトの成功率も大きく向上します。
プロジェクトマネジメントツールは、チームワーク強化や仕事の漏れ防止にも役立ちます。日々の業務改善やプロジェクト管理に向けて、ぜひ今回紹介したポイントやツールを参考に、ご自身のチームに最適なツール選びを進めてみてください。