発注者必見！プロジェクトマネジメント成功の秘訣とは

はじめに

本資料の目的

本資料は、発注者（クライアント）の立場からプロジェクトマネジメントをどう進めるかを分かりやすく解説します。特に建設やシステム開発での実務に役立つ視点を中心にまとめます。

想定読者

• 発注側の担当者や管理職
• 発注責任をこれから担う方
• 外部委託先とのやり取りを効率化したい方

本書が扱う範囲

発注者の役割、発注者代理人（PMr）やPM／CM会社の活用法、発注者支援型の方式とそのメリット、導入時の実務ポイントを順に解説します。

なぜ発注者視点が重要か

例えば、オフィス改修や基幹システム導入で、仕様の行き違いやスケジュール遅延、予算超過が起きると費用と信頼を失います。本資料はそうしたリスクを減らし、目的に合った成果を得るための考え方と実践法を示します。

読み進め方

まず第2章で発注者視点の基本を説明し、その後に役割・方式・実務的な導入ポイントへと進みます。具体例を交えて、実務で使える知識を提供します。

発注者視点のプロジェクトマネジメントとは

定義と目的

発注者視点のPMとは、発注者の立場からプロジェクト全体を計画・推進・管理し、成果物の品質、コスト、納期を最適化する取り組みです。たとえば病院の新築や基幹システムの導入で、発注側が最終的な責任を持ちます。

発注者の主な責務（具体例で説明します）

• 要件の明確化：医療機器を設置する病室の要件を決める。これにより設計の手戻りを防ぎます。
• 予算と契約の管理：見積りと契約条項を確認し、費用超過を抑えます。
• ステークホルダー調整：院内の医師・看護師と調整し、運用に耐える仕様にします。

発注者視点の特徴

• 結果重視：納品後の運用・維持を重視します。
• リスク配分：契約やスケジュールでリスクを明確にします。
• 外部専門家の活用：複雑な技術や調整はPM/CM会社へ委託することが一般的です。

成功のポイント（実務的）

• 要件は早めに関係者と合意する。
• 進捗は定期的に可視化し、問題を早期に発見する。
• 外部に委託する際は成果物と責任範囲を明確に契約に落とす。

この章では、発注者が主体的にプロジェクトを動かす考え方と、実務で注意すべき点を示しました。

発注者側PM／代理人の主な役割と業務

役割の全体像

発注者代理人（以下PMr）は発注者の立場で、予算・納期・品質の三要素を守ります。利害が異なる設計者・施工者・調達先を調整し、意思決定を支援する窓口になります。単独の現場管理者より広い視点で全体最適を図ります。

主な業務（具体例付き）

• プロジェクト目的・要件の明確化：必要な機能や優先順位を要件書にまとめます（例：設備の稼働率を90%以上と定義）。
• 設計・施工等の調整：変更要求を取りまとめ、影響範囲を確認して承認ルールに沿って処理します（例：図面変更の合意取得）。
• 工程管理：マイルストーン設定、進捗会議の主催、遅延対策の実行を行います（例：週次でクリティカルパスを確認）。
• コスト管理：予算策定、見積比較、変更差額の管理をします（例：追加工事の費用按分）。
• 品質管理：検査計画の作成、受入検査、是正指示を実施します（例：竣工検査での不具合リスト作成）。
• リスク対応：リスク識別、優先付け、対応策の運用を行います（例：代替調達ルートの準備）。
• 成果評価・報告：段階的な評価と発注者への報告書を作成します（例：月次レポートでコスト・進捗を提示）。

業務範囲と権限の決め方

業務範囲は契約で明確にします。日常的な調整権限のみ与えるケース、金額や仕様変更の承認権限まで渡すケースがあります。決定基準（例：金額閾値、設計差分の範囲）を定め、意思決定フローを可視化します。

実務での注意点

文書化を徹底し、決定と根拠を残します。発注者の意図を優先しつつ現場の実情も吸い上げます。利害対立が出たら早めに調整し、影響を最小化します。

発注者支援PM方式・CM方式とそのメリット

定義

• 発注者支援PM方式（PM方式）: 発注者側の立場で専門のPM会社が企画から竣工までプロジェクト全体を包括的に管理します。たとえばオフィスビルの建設で、調達方針や業者選定、リスク管理まで一括で担当します。
• CM方式: 主に建設分野で用い、施工業者から独立した立場のコンサルタントが施工段階の管理を行います。現場調整や工期管理、工事分離発注の調整などに強みがあります。

両方式の主な違い（簡単に）

• 範囲: PM方式は企画〜運用まで広く関与します。CM方式は施工・工事管理に重きを置きます。
• 独立性: CMは施工者と分離して現場管理を担います。PMは発注者の戦略的代理として振る舞います。

具体的なメリット（実例付き）

• 専門性向上: 専門家が契約・品質管理を行うため、発注者の経験不足を補います。例: 契約条項で追加費用を抑制。
• 発注者負担の軽減: 手続きを代行し日常の相談窓口を一本化します。例: 社内での調整工数が半減することもあります。
• 透明性の確保: 第三者が監督することで入札や見積りが明確になります。例: 見積り内訳を提示して不透明な項目を削減。
• 品質・コスト・スケジュールの最適化: 全体最適の視点で調整します。例: 工程を並行化して工期短縮を図る。
• 利害関係者間の公正な調整: 施工業者、設計者、利用者の利害調整を行います。

導入時の注意点

• 役割範囲を契約で明確に定めること。責任のあいまいさが摩擦を生みます。
• コスト対効果を検証すること。専門家を入れる費用がメリットを上回るか確認します。
• 選定基準を明確にし、コミュニケーションの体制作りを行うこと。

導入の簡単な流れ

1. 目的と期待成果を明確化
2. RFPで業務範囲と評価基準を提示
3. PM/CM候補の選定と契約
4. キックオフ→計画策定→実行・監視→引き渡し

読者の立場で検討すると、期待する成果に応じてPM方式かCM方式を選ぶのが合理的です。必要であれば事例を交えてさらに詳しく解説します。

実務での活用シーンと導入ポイント

導入が効果的なシーン

大型・複雑な建設や開発案件で特に効果を発揮します。例えば病院や大学のキャンパス、用途混在の再開発では設計調整や関連法規対応が多く、発注者側の負担が大きくなります。また社内に建設経験者が少ない場合や複数業者の調整が必要なときも有効です。現場での工期遅延や品質リスクを早期に発見できます。

PM/CM会社選定の重要ポイント

• 実績：同規模・同種案件の成功事例を確認します。現場の写真やスケジュール管理記録が参考になります。
• 専門性：構造、設備、法規対応など必要分野の経験があるかを見ます。例として医療機器搬入の知見などです。
• 信頼関係：コミュニケーションの取りやすさ、対立時の調整力を面談で評価します。

費用の目安と算出方法

費用は規模や期間、業務範囲で大きく変わります。一般に工事費の数％や時間単価で算出するケースが多いです。見積もり時に業務項目（設計審査、工程管理、検査等）ごとの料金を明示してもらい、比較してください。透明な内訳があると後の追加費用を抑えられます。

導入のステップ（実務的）

1) 目的と範囲を明確にする（成果物・報告頻度を決める）
2) RFPで期待役割と評価基準を提示する
3) 候補の面談と過去事例の確認
4) 契約でKPIや費用項目、解約条件を定める
5) 運用開始後は定期報告と現場確認を行い、必要に応じて改善する

運用のコツ

• 初期に短期の試行フェーズを設けると相性が分かりやすいです。
• 報告は図表中心にして意思決定を速めます。
• 法務・財務を早めに巻き込み、契約条項と支払スケジュールを整備してください。

実務では透明性とコミュニケーションが成功のカギです。適切なパートナー選びと明確な役割分担で成果を高められます。

まとめ：発注者のためのプロジェクトマネジメント導入解説

要点の再確認

発注者は最終成果物の責任者として、品質・コスト・スケジュールを最適化する必要があります。代理人やPM／CM会社に業務を委ねると、調整負担が減り成功確率が上がります。例えば、建設案件では設計と施工の調整、IT導入ではベンダー管理を専門家が担います。

導入の基本ステップ

1. 業務範囲と権限を明確にする（例：意思決定の基準を文書化）
2. 成果物と評価指標を定義する（品質基準や納期）
3. 信頼できるパートナーを選ぶ（過去実績や相互理解を重視）
4. 役割分担と報告ルールを定める

選び方のポイント

• 実務経験とコミュニケーション力を重視
• 透明な費用体系を確認
• 小さな試行で相性を確かめる

導入効果の目安

負担軽減、問題の早期発見、コスト管理強化が期待できます。大型案件では発注者支援型（PM／CM）の導入が特に有効です。

最後に
専門家の支援を受けると、効率的かつ効果的にプロジェクトを進められます。まずは業務範囲と評価基準を明確にし、信頼できるパートナーを選ぶことから始めてください。