ビジネスコミュニケーションツールおすすめ10選！目的別の選び方と比較ポイント

はじめに

「ビジネスコミュニケーションツールは、どれを選べばいいの？」
「チャットやWeb会議、情報共有など、機能が多くて違いが分からない」と迷っていませんか。

社内の連絡をメールだけで行っていると、確認や返信に時間がかかったり、必要な情報が過去のメールに埋もれてしまったりすることがありますよね。

また、テレワークや複数部署での仕事が増え、社員同士がスムーズに連絡できるツールを導入したいと考える企業もあるでしょう。た

この記事では、おすすめのビジネスコミュニケーションツール10選を紹介し、それぞれの特徴や目的別の選び方、料金・機能・使いやすさなどの比較ポイントを順を追って説明していきます。

ビジネスコミュニケーションツールとは？

ビジネスコミュニケーションツールとは、仕事に必要な情報を共有したり、社員同士でスムーズに連絡を取ったりするためのツールです。

主な機能には、チャットやWeb会議、ファイル共有、音声通話などがあり、業務の内容に合わせて使い分けられます。

メールや電話では確認に時間がかかる内容も、チャットで気軽にやり取りできるほか、部署やプロジェクトごとに会話を整理できるため、過去の連絡や決定事項も振り返りやすくなります。

H目的別｜ビジネスコミュニケーションツールの種類と選び方

ビジネスコミュニケーションツールは、利用する目的によって適した種類が異なります。

ここでは、5種類のツールについて、それぞれの特徴と選び方を説明します。

社内の連絡を効率化したいならチャット型

社内の連絡を効率化したい場合は、チャット型のコミュニケーションツールがおすすめです。

個人やグループで気軽にメッセージをやり取りできるため、メールよりも手軽に業務連絡や確認事項を共有できます。

また、過去のやり取りを検索できるツールなら、以前の指示や決定事項も振り返りやすくなるため、グループチャットやファイル共有、検索機能が備わっているか確認しましょう。

オンライン会議を行いたいならWeb会議型

離れた場所にいる社員や取引先と打ち合わせをするなら、Web会議型のコミュニケーションツールが便利です。

インターネットを通じて音声や映像を共有できるため、同じ場所に集まらなくても会議を進められます。

また、画面共有を使えば同じ資料を見ながら説明できるので、最大参加人数や会議時間の制限、録画機能なども確認して選びましょう。

部署を越えて情報共有したいなら社内SNS型

部署を越えて情報を共有したい場合は、社内SNS型のコミュニケーションツールが向いています。

部署やテーマごとに情報を投稿できるため、関係する社員へまとめて情報を届けられます。

また、コメントやリアクションを通じて他部署とも意見を交換しやすくなるので、投稿の公開範囲や検索機能などを確認しておくと安心です。

業務の進捗まで共有したいならタスク管理型

業務の進捗もまとめて共有したい場合は、タスク管理型のコミュニケーションツールがおすすめです。

作業ごとに担当者や期限を設定できるため、誰がどの業務を進めているのか把握しやすくなります。

また、「未着手」「進行中」「完了」などの状態を共有できるので、担当者の設定や期限管理、コメント機能が備わっているか確認しましょう。

複数の業務機能をまとめたいならグループウェア型

複数の業務機能をまとめて使いたい場合は、グループウェア型のコミュニケーションツールが便利です。

スケジュール管理や社内掲示板、ファイル共有などを一つのシステムで利用できるため、ツールを切り替える手間を減らせます。

また、社員の予定や共有資料も確認しやすくなるので、必要な機能がそろっているか、利用人数や閲覧権限に対応しているかを確認しましょう。

目的別｜おすすめのビジネスコミュニケーションツール

ビジネスコミュニケーションツールを選ぶ際は、社内チャット、オンライン会議、情報共有、タスク管理など、どの業務に利用するかを明確にすることが大切です。

ここでは、おすすめのビジネスコミュニケーションツール10選について、それぞれの特徴と適している企業を紹介します。

Slack｜社内チャットと外部サービス連携を重視する企業向け

Slackは、社内チャットと外部サービスの連携を重視する企業におすすめのツールです。

部署やプロジェクトごとにチャンネルを作成できるため、連絡や資料を整理しながら共有できます。

また、Google DriveやBacklogなどとも連携できるので、複数の業務ツールから届く通知をまとめて確認したい企業に向いています。

Microsoft Teams｜チャット・会議・ファイル共有をまとめたい企業向け

Microsoft Teamsは、チャットやオンライン会議、ファイル共有を一つにまとめたい企業におすすめです。

メッセージのやり取りだけでなく、音声通話やビデオ会議にも対応しており、WordやExcelなどの資料もチーム内で共有・共同編集できます。

Microsoft 365を利用していて、日常の連絡から会議まで同じ環境で進めたい企業に向いています。

Chatwork｜シンプルな操作で社内外の連絡を行いたい企業向け

Chatworkは、シンプルな操作で社内外の連絡を行いたい企業におすすめのツールです。

個人やグループでメッセージをやり取りでき、取引先とのファイル共有にも対応しています。

また、チャットからタスクを作成して担当者や期限を設定できるため、メール中心の連絡からチャットへ移行したい企業にも向いています。

LINE WORKS｜使いやすさを重視して社内連絡を効率化したい企業向け

LINE WORKSは、使いやすさを重視して社内連絡を効率化したい企業におすすめです。

LINEに似た画面でトークやスタンプを使えるため、普段からLINEに慣れている社員も操作を覚えやすいでしょう。

また、掲示板やカレンダーなどの機能も備えているので、スマートフォンで連絡する機会が多い企業にも向いています。

Zoom｜オンライン会議を中心に利用したい企業向け

Zoomは、オンライン会議を中心に利用したい企業におすすめのツールです。

参加用リンクを共有するだけで社内外の人を会議に招待でき、離れた場所にいても打ち合わせを進められます。

また、画面共有や録画機能も利用できるため、資料を使った説明や会議内容の振り返りが必要な企業にも向いています。

Google Chat｜Google Workspaceを利用している企業向け

Google Chatは、Google Workspaceを利用している企業におすすめのコミュニケーションツールです。

個人やグループでメッセージをやり取りでき、スペースを作成すればプロジェクトごとの情報も整理できます。

また、Google Driveの資料をチャット内で共有できるため、普段からGmailやGoogle Driveを使っている企業にも便利です。

Talknote｜社内の情報共有やコミュニケーションを活性化したい企業向け

Talknoteは、社内の情報共有や社員同士のコミュニケーションを活性化したい企業におすすめです。

部署やテーマごとに情報を投稿でき、コメントやリアクションを通じて気軽に意見を交換できます。

また、業務報告や社内のお知らせも共有できるため、部署を越えた情報交換を増やしたい企業に向いています。

Backlog｜コミュニケーションとタスク管理を一緒に行いたい企業向け

Backlogは、コミュニケーションとタスク管理をまとめて行いたい企業におすすめのツールです。

タスクごとに担当者や期限、進捗状況を設定できるため、誰がどの作業を進めているのか把握しやすくなります。

また、コメントやファイルも追加できるので、作業に関する質問や修正依頼を一つの画面で管理したい企業に向いています。

サイボウズ Office｜中小企業の情報共有をまとめて管理したい企業向け

サイボウズ Officeは、中小企業の情報共有をまとめて管理したい場合におすすめのグループウェアです。

スケジュールや掲示板、ファイル管理などの機能があり、社員の予定や社内のお知らせを一つのシステムで共有できます。

また、申請や承認もオンラインで行えるため、紙の書類やメールでの確認作業を減らしたい企業にも向いています。

Garoon｜大人数・複数部署で情報を共有したい企業向け

Garoonは、大人数の社員や複数部署で情報を共有したい企業におすすめのグループウェアです。

スケジュールや掲示板、ワークフローなどを利用でき、部署ごとの予定や社内情報をまとめて管理できます。

また、組織や役職に応じてアクセス権限を設定できるため、複数の部署や拠点を持つ企業にも向いています。

ビジネスコミュニケーションツールを比較するときのポイント

ビジネスコミュニケーションツールを比較する際は、機能の多さだけでなく、自社の利用人数や業務内容に合っているかを確認することが大切です。

ここでは、導入前に比較しておきたい6つのポイントを説明します。

必要な機能がそろっているか

ビジネスコミュニケーションツールを選ぶ際は、自社の業務に必要な機能がそろっているか確認しましょう。

社内連絡が中心ならチャットやファイル共有、オンライン会議が多いなら音声通話や画面共有など、利用目的に合わせて選ぶことが大切です。

また、機能によっては有料プランでしか使えない場合もあるため、導入前に利用できる機能を比較しておくと安心です。

利用人数に対して料金が適切か

ツールの料金を比較する際は、1人あたりの金額だけでなく、利用人数を含めた費用を確認しましょう。

例えば、1人あたり月額1,000円のツールを30人で利用すると、月額30,000円、年間360,000円かかります。

また、初期費用や追加機能の料金が発生する場合もあるため、今後の増員予定も考えながら、無理なく使い続けられるか判断することが大切です。

既存のサービスと連携できるか

現在利用しているサービスと連携できるかも、ツール選びで確認しておきたいポイントです。

例えば、Google DriveやMicrosoft 365と連携できれば、普段使っている資料をそのまま共有しやすくなります。

また、タスク管理ツールの更新通知をチャットで受け取れる場合もあるため、既存のサービスとの連携機能を確認しておくと便利です。

社員が迷わず操作できるか

ツールを導入する際は、社員が無理なく操作できるか確認することも大切です。

便利な機能が多くても、メッセージの送信やファイル共有が難しいと、日常業務で使われにくくなる場合があります。

そのため、無料トライアルなどを活用し、実際に使う社員が基本操作や情報の検索をスムーズに行えるか試してみましょう。

セキュリティ対策が自社の基準を満たしているか

業務上の情報を安全に共有するためには、セキュリティ対策も確認しておきましょう。

通信の暗号化や多要素認証、アクセス権限の設定などに対応していれば、情報漏えいのリスクを抑えやすくなります。

また、退職した社員のアカウント停止や操作ログの確認ができるかも含め、自社のセキュリティ基準を満たしているか確認することが大切です。

スマートフォンやタブレットでも利用できるか

外出先や移動中にも利用する場合は、スマートフォンやタブレットへの対応を確認しましょう。

専用アプリがあれば、パソコンを開かなくてもメッセージの返信やファイルの確認ができるため、外出が多い社員にも便利です。

ただし、パソコン版と使える機能が異なる場合もあるので、社員が使用する端末で必要な操作ができるか試しておくと安心です。

自社に合うビジネスコミュニケーションツールを選ぶ手順

自社に合うビジネスコミュニケーションツールを選ぶには、導入目的を明確にしてから候補を比較することが大切です。

ここでは、ツールを選定するまでの4つの手順を説明します。

解決したいコミュニケーション上の課題を決める

ビジネスコミュニケーションツールを選ぶ際は、まず解決したい課題を明確にしましょう。

例えば、社内連絡への返信が遅い、必要な情報が担当者に届かないなど、日常業務で困っていることを整理します。

また、社員にも意見を聞きながら、どの部署でどのような問題が起きているのか確認し、優先して改善したい課題を1～2個に絞ることが大切です。

必要な機能と利用人数を整理する

解決したい課題が決まったら、必要な機能と利用人数を整理しましょう。

社内連絡を改善したいならチャットや通知機能、情報共有を進めたいならファイル共有や検索機能など、目的に合わせて考えます。

また、全社員で利用するのか、一部の部署だけで使うのかを決めておくと、条件に合うツールを選びやすくなります。

条件に合うツールを2～3個まで絞る

必要な機能と利用人数を整理したら、条件に合うツールを2～3個まで絞りましょう。

まずは公式サイトで機能や料金、対応人数を確認し、自社の条件に合わないものを候補から外します。

そのうえで、残ったツールの料金や機能を比較表にまとめると、予算内で必要な機能を利用できるツールを選びやすくなります。

無料プランやトライアルで使いやすさを確認する

候補を絞ったら、無料プランやトライアルを活用して実際の使いやすさを確認しましょう。

導入予定の部署から数人に参加してもらい、メッセージの送信やファイル共有、情報の検索などを試すと、操作のしやすさを比較できます。

また、使いにくかった点や気になった点も共有してもらい、社員が無理なく使い続けられるツールを選ぶことが大切です。

ビジネスコミュニケーションツールを導入するときの注意点

ビジネスコミュニケーションツールを導入する際は、社員が迷わず使えるように運用方法を決めておくことが大切です。

ここでは、ツールを導入するときに注意したい3つのポイントを説明します。

複数のツールを導入しすぎない

ビジネスコミュニケーションツールを導入する際は、必要以上にツールを増やさないようにしましょう。

複数のツールを併用すると、連絡内容やファイルの保存場所が分散し、必要な情報を探すのに時間がかかる場合があります。

また、同じ内容を何度も共有する手間も増えるため、既存のツールと機能が重複していないか確認し、できるだけ少ないツールで業務を進められるようにすることが大切です。

利用ルールと連絡手段の使い分けを決める

ツールを導入する際は、社員が迷わず利用できるように、基本的なルールを決めておきましょう。

例えば、日常の業務連絡はチャット、正式な書類の送付はメール、緊急時は電話など、用途に合わせて連絡手段を使い分けると便利です。

また、ファイルの保存場所や返信が必要なメッセージの扱いも決めておくと、社員同士の認識の違いを減らしやすくなります。

導入後の利用状況を確認して必要に応じて見直す

ビジネスコミュニケーションツールは、導入して終わりではなく、利用状況に合わせて運用方法を見直すことも大切です。

例えば、導入から1か月後に利用状況を確認すると、社員が実際に活用できているか把握しやすくなります。

また、使いにくい機能や困っていることを社員に聞きながら、必要に応じて利用ルールや操作方法を見直し、無理なく使い続けられる環境を整えましょう。

まとめ

ビジネスコミュニケーションツールには、チャット型、Web会議型、社内SNS型、タスク管理型、グループウェア型があり、利用目的によって適したツールは異なります。

選ぶ際は、必要な機能、利用人数に応じた料金、既存サービスとの連携、操作性、セキュリティ対策などを比較することが大切です。

また、導入前に2～3個の候補を絞り、無料プランやトライアルで実際の使いやすさを確認すると、導入後のミスマッチを減らせます。

自社の課題に合ったツールを選び、利用ルールを整えることで、社内連絡や情報共有を効率化しましょう。