ChatGPTを使うと、文章の言い換え・調整・要約が驚くほど効率的になります。
ここでは、ビジネス文書を整えるための具体的な使い方と、すぐ使える指示テンプレ（プロンプト）をまとめました。
目次
ChatGPTで文章を整えるメリット
文章を整える基本ステップ
ChatGPTで文章を良くするには、次の3つを押さえると精度が一気に上がります。
1. 目的・読み手・トーンを伝える
漠然と「直して」では精度が落ちます。
例：読み手・目的・雰囲気をセットで伝える
「上司に提出する報告書として、丁寧で簡潔な文章に整えてください」
「顧客向けのメールにしたいので、柔らかいトーンでまとめてください」
2. 元の文章も一緒に提示する
文章の意図がわかるので、自然な修正ができます。
3. 長さの指定をする
長すぎ・短すぎ問題が減り、完成度が上がります。
- 「150字以内で」
- 「箇条書きで3点にまとめて」
すぐ使える指示テンプレ（コピペOK）
【テンプレ1：自然なビジネス文章に整える】
以下の文章を、丁寧で読みやすいビジネス文に書き直してください。
語調は落ち着いたトーンで、文章量は変えずにお願いします。
（ここに文章を入れる）
【テンプレ2：短くまとめたい時】
以下の文章を、要点がわかるように100〜150字でまとめてください。
読み手は社内の担当者です。
（文章）
【テンプレ3：言い換え候補だけ欲しい時】
以下の文について、ビジネスメールで使える言い換えを5つ提案してください。
丁寧すぎず、固すぎない表現でお願いします。
（文章）
【テンプレ4：書類のトーン調整】
以下を、顧客向けの柔らかいトーンに変えてください。
内容は変えず、失礼に当たらない文に整えてください。
（文章）
【テンプレ5：箇条書き⇔文章の相互変換】
箇条書き → 文章化
以下の箇条書きを一段落の文章にしてください。
読みやすさを重視し、接続詞は最小限にしてください。
・
・
・
文章 → 箇条書き
以下の文章を3〜5点の箇条書きに整理してください。
（文章）
ChatGPTで「表現の幅」を広げる方法
類語を提案してもらう
「検討します」に近い表現を10個教えてください。
ビジネス文書で自然な範囲でお願いします。
ニュアンス違いの比較を依頼する
以下の2つの違いを説明し、どんな時に使うべきか教えてください。
・確認します
・確認いたします
文章の客観チェック
以下の文のどこが読みにくいか指摘し、改善案を3つ教えてください。
（文章）
ChatGPTを使う時の注意点
実践ワークフロー（最短で文章を整える流れ）
これだけで仕上がりが大幅に良くなります。
まとめ
ChatGPTを上手に使うと、文章の手直しにかかる時間を大幅に減らせます。
丁寧さ・読みやすさ・表現の幅を整えたいときは、目的とトーンを具体的に伝えるだけで、質の高い文章に変わります。
メールや資料の調整にもすぐに活かせるので、日々の業務にぜひ活用してみてください。