目次
はじめに
「施設長への電話では『施設長様』で合っているの？」
「取り次ぎをお願いするときは何と言えば失礼にならないの？」と迷っていませんか。
介護施設や福祉施設、保育施設などへ電話をかける場面では、担当者に取り次いでもらう際に「施設長様はいらっしゃいますか」と言うべきなのか、それとも別の呼び方があるのか分からず、発信ボタンを押す前に言葉を確認したくなることがありますよね。
この記事では、施設長への電話で自然に聞こえる呼び方や取り次ぎを依頼する際の伝え方、「施設長様」を避けたほうがよい理由について順を追って説明していきます。
電話口で迷わず話せるようになりたい方は、ぜひ最後までご覧ください。
施設長の電話での呼び方は？
電話で施設長に取り次いでもらう場面では、「施設長様」と言うべきか、「施設長さん」と言うべきか迷うことがあります。
しかし、電話では相手の役職名と名前の分かる・分からない状況に応じて呼び方を使い分けると自然です。
ここでは、施設長への電話で失礼になりにくい呼び方を状況別に見ていきましょう。
名前が分かる場合は「○○施設長はいらっしゃいますか」でよい
名前が分かっている場合は、「○○施設長はいらっしゃいますか」と伝えれば十分です。
役職名の前に氏名を付けることで誰を指しているのか明確になり、電話を受けた相手も取り次ぎ先を判断しやすくなります。
そのため、「○○施設長様はいらっしゃいますか」とせず、「○○施設長はいらっしゃいますか」とするのが自然です。
名前が分からない場合は「施設長の方はいらっしゃいますか」が無難
施設名や氏名が分からず、施設長本人に取り次いでもらいたい場合は、「施設長の方はいらっしゃいますか」と伝えるのが無難です。
相手の氏名を確認できていない状態でも失礼な印象になりにくく、電話を受けた職員も誰へ取り次ぐべきか判断しやすくなります。
そのため、名前が分からないときは「施設長の方はいらっしゃいますか」と伝えれば問題ありません。
「施設長様」は電話では避けた方がよい
施設長への電話で丁寧に話そうとして、「施設長様」と表現するべきか悩む方も少なくありません。
ここでは、「施設長様」が電話であまり使われない理由について確認していきましょう。
「施設長」は役職名なので敬称の意味を含んでいる
「施設長」は施設を統括する立場を示す役職名として使われており、電話ではそれ自体で相手への敬意を表す呼び方として扱われます。
そのため、「施設長」にさらに「様」を付けて「施設長様」とすると、役職名に敬称を重ねた形として受け取られることがあります。
電話で呼びかける際は、「施設長」または「○○施設長」とする方が自然です。
「施設長様」は二重敬称
「施設長様」という表現は、役職名である「施設長」に敬称の「様」を重ねているため、相手によっては二重敬称に聞こえる場合があります。
そのため、丁寧に伝えようとして「施設長様はいらっしゃいますか」と言うよりも、「施設長はいらっしゃいますか」や「○○施設長はいらっしゃいますか」とした方が自然に受け取られやすいです。
電話で使いやすい施設長の呼び方の例
電話で施設長に連絡する際は、状況によって適切な呼び方や伝え方が変わります。
名前を把握している場合と把握していない場合では自然な表現が異なり、取り次ぎ依頼や伝言メモでも書き方に迷うことがあります。
ここでは、電話でそのまま使いやすい施設長の呼び方を場面ごとに確認していきましょう。
名前が分かる場合の言い方
施設長の氏名が分かっている場合は「○○施設長はいらっしゃいますか」と伝える言い方が使いやすいです。
氏名と役職名を続けて伝えることで、電話を受けた相手が取り次ぎ先をすぐに判断しやすくなります。
そのため、施設長本人を呼び出したいときは、「○○施設長はいらっしゃいますか」と伝えれば自然です。
名前が分からない場合の言い方
施設長の氏名が分からない場合は、「施設長の方はいらっしゃいますか」と伝える言い方が使いやすいです。
氏名を確認できていない状態でも、施設長本人への取り次ぎを依頼する意図が伝わりやすく、電話を受けた相手も対応しやすくなります。
そのため、名前が分からないときは「施設長の方はいらっしゃいますか」と伝えるのが無難です。
取り次ぎやメモではどう書けばよいか
電話の取り次ぎや伝言メモでは、「○○施設長から折り返しをお願いします」「○○施設長宛てにお電話がありました」のように記載するのが自然です。
氏名が分からない場合は、「施設長宛てに電話あり」「施設長へ取り次ぎ希望」と書けば内容が伝わります。
そのため、取り次ぎやメモでは氏名が分かれば「○○施設長」、分からなければ「施設長」と記載すれば十分です。
「施設長殿」や「施設長さん」は電話では使わない方がよい
施設長への電話では、丁寧さを意識するあまり「施設長殿」や「施設長さん」といった表現を使うべきか迷うことがあります。
ここでは、それぞれの表現が電話に向かない理由を見ていきましょう。
「殿」は電話の呼びかけには向かない
「殿」は文書や書面で使われる敬称であり、電話で相手を呼びかける場面には向いていません。
そのため、「施設長殿はいらっしゃいますか」と伝えると不自然に聞こえることがあります。
電話で施設長本人への取り次ぎを依頼する場合は、「施設長はいらっしゃいますか」や「○○施設長はいらっしゃいますか」とする方が自然です。
「さん」はくだけた印象になる場合がある
「施設長さん」という呼び方は、親しい間柄での会話では使われることがありますが、取引先や外部の施設へ電話をかける場面ではくだけた印象になる場合があります。
そのため、「施設長さんはいらっしゃいますか」と伝えるよりも、「施設長はいらっしゃいますか」や「○○施設長はいらっしゃいますか」とした方が自然です。
迷ったときは「○○施設長」か「施設長の方」
電話で施設長の呼び方に迷った場合は、「○○施設長」または「施設長の方」と伝えると安心です。
「施設長様」は役職に敬称の「様」を重ねる形になるため、不自然に感じる人もいます。
そのため、電話を取り次いでもらう際は、「○○施設長はいらっしゃいますか」「施設長の方をお願いできますか」と伝えると自然です。
氏名が分かっている場合は「○○施設長」、分からない場合は「施設長の方」を使うと、相手にも分かりやすく伝わります。
迷ったときは、この2つの表現を選べば失礼な印象になりにくいでしょう。
まとめ
電話で施設長に連絡する際は、「施設長様」と表現しなければ失礼になるのでは、と迷うかもしれません。
しかし、実際には「○○施設長」や「施設長の方」と伝えれば十分自然で、相手にも分かりやすく伝わります。
名前が分かっている場合は「○○施設長」、分からない場合は「施設長の方」を使うと覚えておけば、電話の取り次ぎや伝言でも迷いにくいでしょう。
呼び方に正解を求めすぎる必要はありません。相手に分かりやすく、丁寧に伝えることを意識すれば、自然な対応になります。
迷ったときは、「○○施設長」か「施設長の方」を選んでみてください。