目次
はじめに
「ビジネスマナーのあいさつは、どのような言葉を使えば失礼にならないの？」
「出社時や退社時、来客対応では何とあいさつするのが正しいの？」
このように、ビジネスマナーにおけるあいさつについて調べていると、「普段何気なく行っているあいさつで本当に問題ないのだろうか」「場面によって言葉を使い分ける必要があるのだろうか」と不安に感じる方も多いのではないでしょうか。
この記事では、ビジネスマナーにおけるあいさつの基本的な考え方をはじめ、よく使うあいさつの言葉、お辞儀の種類や角度、出社・退社・来客対応など場面ごとのあいさつ例について順を追って分かりやすく説明していきます。
ビジネスマナーにおけるあいさつとは？
ビジネスマナーにおけるあいさつは、単なる形式的な言葉のやり取りではなく、円滑な人間関係や信頼関係を築くための基本行動です。
ここでは、ビジネスマナーにおけるあいさつの重要性と、あいさつが相手へ与える印象について解説します。
ビジネスマナーであいさつが重要とされる理由
ビジネスの場では、相手と気持ちよくやり取りを始めるための基本として、あいさつが大切にされています。
出社時や訪問時に明るくあいさつを交わすことで、自然に会話のきっかけが生まれ、相手ともコミュニケーションを取りやすくなります。
日頃からあいさつを心がけることは、周囲との関係を少しずつ築き、仕事を円滑に進めやすい雰囲気づくりにもつながります。
あいさつで相手に与える印象は変わる
あいさつは、同じ言葉を使っていても、表情や声の大きさ、相手を見る姿勢によって受け取られ方が変わります。
相手の目を見ながら聞き取りやすい声で伝えると、明るく丁寧で、話しかけやすい印象を持ってもらいやすくなります。
反対に、声が小さかったり目を合わせなかったりすると、意図せず距離のある印象を与えることもあるため、言葉だけでなく伝え方にも少し意識を向けることが大切です。
ビジネスマナーで意識したいあいさつの基本
あいさつの言葉を知っているだけでは、ビジネスマナーとして適切なあいさつができているとはいえません。
ここでは、ビジネスマナーとして意識したいあいさつの基本について解説します。
相手より先にあいさつをする
相手から声をかけられるのを待つのではなく、自分から先にあいさつをすることが大切です。
廊下や事務所内で相手に気付いたら、「おはようございます」「お疲れ様です」と先に声をかけてみましょう。自分からあいさつをすると会話を始めやすくなり、その後のやり取りもスムーズに進みやすくなります。
まずは自分から声をかけることを意識してみてください。
明るい声と表情を意識する
あいさつをするときは、明るい声と自然な表情を意識することが大切です。
声が小さすぎたり無表情だったりすると、相手は少し話しかけづらさを感じることがあります。反対に、相手の顔を見ながら「おはようございます」「お疲れ様です」と伝えると、親しみや安心感が伝わりやすくなります。
同じあいさつでも、声の出し方や表情によって印象は変わるため、言葉とあわせて意識してみましょう。
相手の目を見てあいさつをする
あいさつをするときは、相手の顔を見て言葉を伝えることが大切です。
相手の目を見て「おはようございます」「お疲れ様です」と声をかけると、その人に向けてあいさつしていることが伝わりやすくなります。反対に、別の方向を向いたままでは、少しそっけない印象を与えてしまうこともあります。
短いあいさつだからこそ、相手の顔を見て丁寧に伝えることを意識してみましょう。
お辞儀を合わせて行う
あいさつをするときは、言葉だけでなくお辞儀も合わせて行うことが大切です。
「おはようございます」「お世話になっております」と伝えたあとに軽くお辞儀をすると、相手への敬意が伝わりやすくなります。反対に、言葉だけを急いで伝えると、少し慌ただしい印象を与えてしまうこともあります。
言葉とお辞儀を合わせることで、より丁寧なあいさつになります。
ビジネスマナーで使うお辞儀の種類
ビジネスシーンでは、あいさつの言葉だけでなく、お辞儀の使い分けも重要なマナーのひとつです。
ここでは、ビジネスマナーで使われる代表的なお辞儀の種類と、それぞれの使い方について解説します。
『お辞儀の角度や姿勢に自信がない場合は、基本的なマナーを確認しておくと安心です。』
▶お辞儀の種類と角度を解説｜会釈・敬礼・最敬礼の違い
会釈の使い方
会釈は、上半身を約15度前に傾けて行うお辞儀です。
社内ですれ違ったときや、短いあいさつをするときによく使われます。首だけを動かすのではなく、背筋を伸ばしたまま上半身を軽く傾けることで、相手への礼儀が伝わりやすくなります。
相手に自然に伝わる程度の角度を意識して行いましょう。
敬礼の使い方
敬礼は、上半身を約30度前に傾けて行うお辞儀です。
来客対応や取引先へのあいさつ、訪問時や退室時など、ビジネスの場でよく使われます。背筋を伸ばしたまま上半身をゆっくり傾け、一度静止してから戻すことで、丁寧な印象を与えやすくなります。
会釈よりも深いお辞儀のため、相手への敬意をしっかり伝えたい場面に適しています。
最敬礼の使い方
最敬礼は、上半身を約45度前に傾けて行う最も丁寧なお辞儀です。
重要な来客へのあいさつや、深い感謝を伝える場面、謝罪の場面で使われます。背筋を伸ばしたままゆっくりと上半身を傾け、一度静止してから姿勢を戻すことで、相手への敬意や感謝の気持ちが伝わりやすくなります。
特に丁寧な対応が求められる場面で意識したいお辞儀です。
シーン別｜ビジネスマナーのあいさつ
ビジネスのあいさつは、どの場面でも同じ言葉を使えばよいわけではありません。
ここでは、ビジネスシーンごとに使われる代表的なあいさつについて解説します。
『あいさつだけでなく、社会人として身につけておきたい基本マナーも知りたい方はこちらをご覧ください。』
▶ビジネスマナーの基本一覧｜社会人が覚えておきたいマナーを解説
出社するときのあいさつ
出社したときは、最初に会う上司や同僚へ「おはようございます」とあいさつをします。
事務所やフロアに入ったタイミングで、相手の顔を見て聞き取りやすい声で伝えることが大切です。朝のあいさつを交わすことで、その後の会話や連絡もしやすくなります。
相手を見かけたら、自分から声をかけることを意識してみましょう。
退社するときのあいさつ
退社するときは、周囲の上司や同僚に「お先に失礼します」とあいさつをしてから職場を離れます。
相手の顔を見て聞き取りやすい声で伝えることで、退社することが周囲にも伝わりやすくなります。あいさつを交わすことで、その日の仕事にも気持ちよく区切りをつけられます。
退社前は、自分から声をかけることを意識してみましょう。
来客対応のあいさつ
来客対応では、来訪した相手に気付いたら、まず「いらっしゃいませ」や「お世話になっております」とあいさつをします。
相手の顔を見ながら聞き取りやすい声で伝え、お辞儀を添えることで、歓迎の気持ちが伝わりやすくなります。最初のあいさつは、その後のやり取りの印象にもつながります。
来客に気付いたら、自分から丁寧に声をかけることを心がけましょう。
取引先を訪問するときのあいさつ
取引先を訪問したときは、担当者と会ったタイミングで「お世話になっております」とあいさつをします。
相手の顔を見ながら名乗り、お辞儀を添えることで、丁寧な印象を伝えやすくなります。最初のあいさつがしっかりできると、その後の打ち合わせや商談もスムーズに進めやすくなります。
受付時や担当者と対面した際は、自分からあいさつをすることを心がけましょう。
電話対応のあいさつ
電話対応では、受話器を取ったら会社名と自分の名前を伝えながらあいさつをします。
電話では表情が見えないため、いつもより少し聞き取りやすい声の大きさや話す速さを意識することが大切です。最初のあいさつがはっきりしていると、相手も安心して話を進めやすくなります。
落ち着いた声で、丁寧に対応することを心がけましょう。
ビジネスマナーで避けたいあいさつ
あいさつは毎日のように行う基本的なマナーですが、やり方によっては相手に良くない印象を与えてしまうことがあります。
ここでは、ビジネスマナーとして注意したいあいさつの例について解説します。
声が小さいままあいさつをする
声が小さいままあいさつをすると、相手に言葉が聞こえず、あいさつが伝わらないことがあります。
本人は声をかけているつもりでも、周囲からは気付かれない場合も少なくありません。その結果、会話のきっかけを作りにくくなってしまうこともあります。
あいさつをするときは、相手にしっかり届く声の大きさを意識することが大切です。
相手を見ずにあいさつをする
相手を見ずにあいさつをすると、誰に向けて話しているのかが伝わりにくくなります。
パソコン画面を見たままや、別の方向を向いたまま声をかけると、少し事務的な印象を与えてしまうこともあります。また、自分ではあいさつをしたつもりでも、相手が気付かない場合もあります。
あいさつをするときは、相手の顔を見て丁寧に伝えることを意識しましょう。
場面に合わない言葉を使う
場面に合わない言葉を使うと、相手に違和感を与えてしまうことがあります。
出社時は「おはようございます」、退社時は「お先に失礼します」、取引先を訪問したときは「お世話になっております」など、状況に合わせて使い分けることが大切です。
適切な言葉を選ぶことで、気持ちや意図も相手に伝わりやすくなります。
まずは基本的なあいさつを覚えて、場面に合わせて使っていきましょう。
「ご苦労様です」など使い方に注意したい表現
「ご苦労様です」は、一般的に目上の人が目下の人へ使う表現とされています。
そのため、上司や取引先に使うと、違和感を持たれることがあります。相手との関係に合わない言葉を選ぶと、せっかくのあいさつも気持ちが伝わりにくくなってしまいます。
迷ったときは、「お疲れ様です」や「お世話になっております」など、場面や相手に合った表現を選ぶと安心です。
ビジネスマナーで覚えておきたい基本フレーズ
ビジネスシーンでは、日常的に使うあいさつの言葉にも適切な使い方があります。
ここでは、ビジネスマナーとして覚えておきたい代表的なあいさつフレーズと、その使い方について解説します。
「おはようございます」の使い方
「おはようございます」は、出社時やその日に初めて会う相手へ使う基本的なあいさつです。
職場では午前中に限らず、勤務を始めるタイミングで使われることも多く、午後から出勤する場合でも「おはようございます」と伝えることがあります。
相手の顔を見て、聞き取りやすい声で伝えることで、気持ちよく一日の仕事を始めやすくなります。最初に会った相手には、自分からあいさつをしてみましょう。
「お疲れ様です」の使い方
「お疲れ様です」は、社内で相手に声をかけるときや、業務中の連絡、退社前のあいさつなどでよく使われる表現です。
上司や同僚に対して使うことができ、対面だけでなくメールやチャットでも使われています。この言葉を添えることで、相手に配慮しながら会話や連絡を始めやすくなります。
社内での基本的なあいさつとして、自然に使えるようにしておくと安心です。
「失礼します」の使い方
「失礼します」は、相手の時間や場所に入るとき、またはその場を離れるときに使う表現です。
会議室へ入室するときや上司の席を訪れるとき、電話を切るときなど、さまざまな場面で使われています。この言葉を添えることで、相手への配慮が伝わりやすくなります。
入室時と退室時のどちらでも使える、基本的なあいさつとして覚えておくと安心です。
社外で使う基本的なあいさつ表現
社外の相手には、「お世話になっております」や「いつもお世話になっております」といった表現を使うのが一般的です。
取引先への訪問時や電話対応、メールの冒頭など、さまざまな場面で使われています。社内でよく使う「お疲れ様です」は、社外では不自然に受け取られることもあるため注意が必要です。
社外では「お世話になっております」を基本のあいさつとして覚えておくと安心です。
『取引先とのやり取りでは、メールの書き出しや締めの言葉に迷うこともあります。』
▶ビジネスメールの挨拶文例｜書き出し・締めの基本を解説
まとめ
ビジネスマナーにおけるあいさつは、相手へ敬意を伝え、気持ちよく仕事を進めるための大切な習慣です。
出社時や退社時、来客対応、取引先への訪問など、さまざまな場面で適切なあいさつができると、相手に安心感を与え、良い関係を築きやすくなります。
また、あいさつは言葉だけでなく、声の大きさや表情、視線、お辞儀も大切なポイントです。
難しく考える必要はなく、まずは相手の顔を見て、自分から明るく声をかけることを意識してみましょう。
最初は少し緊張するかもしれませんが、毎日のあいさつを続けることで自然と身につきます。
基本的なあいさつを大切にして、相手も自分も気持ちよく過ごせるコミュニケーションを目指していきましょう。