はじめに
「この敬語、本当に正しい使い方なの？」
「上司や取引先に失礼な言い方をしていないか不安」と感じることはありませんか。
職場では、上司への報告や取引先との電話、メールのやり取りなど、敬語を使う場面が何度もあります。
この記事では、ビジネス敬語の基本的な使い方から、職場で間違えやすい表現と正しい言い換え方まで分かりやすく解説します。
ビジネス敬語でよくある間違いと正しい表現は？
ビジネス敬語では、丁寧に伝えようとして選んだ言葉が、相手との関係によっては適切でなかったり、敬語を重ねすぎて不自然になったりすることがあります。
ここでは、ビジネスで間違えやすい敬語を取り上げ、相手や場面に合わせた正しい言い換え方と、不自然な敬語を避けるポイントを解説します。
「了解しました」など間違えやすい敬語の正しい言い換え
「了解しました」は、上司や取引先には「承知しました」や「かしこまりました」と言い換えるのが適切です。
依頼や指示への返答なら「承知しました」、顧客からの依頼には「かしこまりました」など、相手や場面に合わせて使い分けましょう。
「ご苦労さまです」など相手によって注意が必要な表現
「ご苦労さまです」は、一般に目上の人が目下の人をねぎらうときに使う表現です。
上司には「お疲れさまです」を使い、取引先に対しても「ご苦労さまです」は避けるなど、相手との関係に合った挨拶を選びましょう。
「拝見させていただきます」など二重敬語になりやすい表現
「拝見させていただきます」は、謙譲語の「拝見する」に「させていただく」を重ねた表現です。
資料やメールを見ることを伝えるだけなら「拝見します」で十分なので、必要以上に丁寧な表現を重ねないようにしましょう。
丁寧に聞こえても不自然になる敬語の使い方
敬語は、丁寧な言葉を重ねるほど自然になるわけではありません。尊敬語や謙譲語を使いすぎると、かえって意味が伝わりにくくなることがあります。
誰の行動なのかを確認し、その場面に必要な敬語を選ぶことが大切です。
ビジネス敬語の基本を知って正しく使い分ける
ビジネス敬語を正しく使うには、まず尊敬語・謙譲語・丁寧語がそれぞれ何を表すのかを理解することが大切です。
ここでは、尊敬語・謙譲語・丁寧語の違いを整理したうえで、相手の行動と自分の行動に合わせて敬語を使い分ける方法を解説します。
尊敬語・謙譲語・丁寧語の違いを理解する
尊敬語は相手の行動を高め、謙譲語は自分の行動を控えめに表すことで敬意を示します。
丁寧語は「です」「ます」などを使って、文章や会話を丁寧にする表現です。
それぞれの違いを理解しておくと、場面に合った敬語を選びやすくなります。
相手の行動と自分の行動で敬語を使い分ける
敬語を選ぶときは、誰がその行動をするのかを確認することが大切です。
たとえば、相手が「見る」場合は「ご覧になる」、自分の場合は「拝見する」と表します。
相手には尊敬語、自分には謙譲語と考えると、自然に使い分けやすくなります。
間違ったビジネス敬語になる理由と判断ポイント
ビジネス敬語は、言葉そのものが丁寧でも、相手との関係や使い方によっては不適切な表現になることがあります。
ここでは、間違った敬語を避けるために、相手を立てる表現になっているか、二重敬語になっていないか、社内と取引先で適切に使い分けられているかを確認するポイントを解説します。
相手を立てる表現になっているか確認する
敬語を使うときは、誰の行動について話しているのかを確認することが大切です。
基本的には相手の行動には尊敬語、自分の行動には謙譲語を使います。
主語と敬語が合っているかを確認すると、不自然な使い方を防ぎやすくなります。
敬語を重ねすぎた二重敬語に注意する
丁寧に伝えようとして敬語を重ねすぎると、かえって不自然な表現になることがあります。
1つの動作に同じ種類の敬語が重なっていないか確認し、必要以上に重なっている場合はシンプルな表現に整えましょう。
社内と取引先で適切な表現を選ぶ
社内で上司について話すときは尊敬語を使いますが、取引先に自社の上司について話す場合は、自社の人を立てる表現は避けます。
誰に話しているのか、自社と相手側のどちらの人物について話しているのかを意識すると、適切な敬語を選びやすくなります。
ビジネス敬語で迷ったときの確認基準
ビジネス敬語の使い方に迷ったときは、覚えている表現をそのまま使うのではなく、相手との関係や言葉の伝わり方を確認することが大切です。
ここでは、敬語を選ぶ際に確認したい相手との関係と、自然で伝わりやすい表現を選ぶための基準を解説します。
誰に対して使う言葉なのかを考える
敬語を選ぶときは、上司や同僚、取引先など、誰に話しているのかを意識することが大切です。
上司や取引先には相手を立てる表現を選び、同僚には必要以上にかしこまった言い方を避けます。
取引先と話すときは、自社の人を身内として扱うことも覚えておきましょう。
自然で伝わりやすい表現を選ぶ
敬語は、丁寧な言葉を重ねるよりも、相手に分かりやすく伝えることが大切です。
敬語を重ねすぎると文章が長くなり、誰が何をするのか分かりにくくなることがあります。
主語と動作が伝わるかを確認しながら、自然で読みやすい表現を選びましょう。
まとめ
ビジネス敬語を正しく使うには、尊敬語・謙譲語・丁寧語の違いを理解したうえで、誰に対して、誰の行動について話しているのかを意識することが大切です。
丁寧にしようとして敬語を重ねすぎると、かえって不自然になることもあるため、相手との関係に合った分かりやすい表現を心がけましょう。
敬語に迷ったときは、相手を立てる表現になっているか、必要以上に言葉を重ねていないかを一度確認してみてください。よく使う表現から少しずつ見直していけば、上司や取引先とのやり取りでも自然な敬語を使いやすくなります。