目次
はじめに
本部長という役職を呼ぶとき、「敬称はどう付ければいいのだろう」と迷うことはありませんか。
社内の会議で名前を呼ぶとき、取引先へメールを送るとき、社外の人に自社の本部長を紹介するときなど、場面によって書き方や呼び方が変わるため、どの表現が正しいのか分からなくなる方も少なくありません。
たとえば「本部長様と書いていいのか」「社内では本部長だけで呼ぶのか」「メールでは役職と名前をどう並べればいいのか」といった疑問を持つ方も多いでしょう。役職の呼び方を間違えると、相手に違和感を与えてしまうこともあるため、基本のルールを知っておくと安心です。
この記事では、本部長の敬称の使い方について、社内での呼び方と社外での書き方を分けて説明します。メールや文書での書き方、よくある間違いも含めて順番に解説していきますので、本部長への呼び方に迷ったときの参考にしてみてください。
なお、敬称の基本ルールや「様・殿・役職」の使い分けについては、こちらの記事で詳しく解説しています。
▶敬称とは？ビジネスで使う「様・殿・役職」の基本ルールを解説
本部長の敬称の基本ルール
本部長への敬称は、社内での呼び方・名前を付けた呼び方・誤った敬称の使い方を理解しておく必要があります。ここでは「本部長」という役職をどのように呼ぶのが適切なのかを整理し、役職のみで呼ぶ場合、名前を付けて呼ぶ場合、そして「本部長様」といった表現がなぜ基本的に使われないのかを具体的に説明します。
本部長は役職名で呼ぶ
社内で本部長に声をかけるときは、名前に敬称を付けず「本部長」と役職名で呼びます。たとえば会議で発言を求める場合は「本部長、この件についてご確認いただけますか」と呼びかけます。
電話を取り次ぐときも「本部長にお電話です」と役職名のみで伝えます。本部長という役職自体が社内では敬意を示す呼び方として扱われるため、「本部長様」や「本部長さん」のように敬称を重ねて付ける必要はありません。役職名で呼ぶことで、会議や業務連絡の場面でも、誰に対して話しているのかをその場で明確にできます。
名前＋本部長で呼ぶ場合
本部長を名前付きで呼ぶ場合は、「名字＋本部長」の形で呼びます。会議で発言を求めるときは「田中本部長、この資料についてご確認いただけますか」と呼びかけます。電話を取り次ぐ場面では「田中本部長にお電話です」と伝えます。
複数の本部長が同じ会議や部署にいる場合、役職名だけでは誰を指しているか判断できないため、名字を先に付けて「名字＋本部長」と呼ぶことで対象者を1人に特定できます。この形で呼ぶときも、「田中本部長様」のように敬称を重ねて付けることはしません。
本部長様は基本的に使わない
「本部長様」という書き方は基本的に使いません。本部長という役職名自体が敬意を含む呼び方として扱われるため、その後ろに「様」を付けると敬称が二重になります。
たとえば社内メールの宛名で「本部長様」と書くのではなく、「本部長」または「田中本部長」と書きます。会議で呼びかけるときも「本部長、ご確認ください」「田中本部長、この資料をご覧ください」と呼びます。「本部長様」と書くと役職と敬称が重なった形になるため、ビジネス文書や社内連絡では使用しません。
「様」や「殿」など敬称の使い分けについて詳しく知りたい場合は、こちらの記事も参考にしてください。
▶「様」と「殿」の違いとは？ビジネス文書での正しい使い分け
社内での本部長の呼び方
社内で本部長を呼ぶときは、会話・会議・社内メールなど場面によって呼び方が少し変わります。基本は役職名で呼びますが、会議では名前を付けて呼ぶこともあり、社内メールでは役職を敬称として使う書き方になります。ここでは、社内で本部長を呼ぶときの具体的な呼び方を場面ごとに整理します。
社内では本部長と呼ぶ
社内で本部長に声をかけるときは、名前や敬称を付けず「本部長」と役職名で呼びます。たとえば会議中に確認を求める場合は「本部長、この資料をご確認いただけますか」と呼びかけます。
電話を取り次ぐときは「本部長にお電話です」と伝えます。社内では役職名そのものが呼称として使われるため、「本部長様」や「本部長さん」といった呼び方は使いません。役職名で呼ぶことで、部署内や会議の場で誰に話しかけているのかをその場で明確にできます。
会議では名前＋本部長で呼ぶ
会議で本部長に発言を求めるときは、「名字＋本部長」の形で呼びます。たとえば複数の役職者が出席している会議で確認を依頼する場合は「田中本部長、この資料の内容をご確認いただけますか」と呼びかけます。
本部長が複数出席している会議では「本部長」だけでは誰に向けた発言か判断できないため、名字を付けて呼ぶことで対象者を1人に特定できます。このときも「田中本部長様」のように敬称を追加する書き方は行いません。
社内メールでは本部長を敬称として使う
社内メールで本部長に宛てて連絡する場合は、「名字＋本部長」と書き、本部長という役職名を敬称として使います。メールの冒頭では「田中本部長、お疲れ様です。営業部の佐藤です。」のように書きます。
本文で呼びかける場合も「田中本部長、添付資料をご確認いただけますでしょうか」と書きます。本部長という役職名が社内では敬意を含む呼び方として扱われるため、「田中本部長様」と書いて敬称を重ねることは行いません。役職名をそのまま敬称として使う形で書きます。
社外での本部長の敬称
社外とのやり取りでは、本部長の敬称の書き方が社内とは異なります。メール本文での呼び方、宛名での役職の書き方、自社の本部長を社外に説明するときの表現にはそれぞれルールがあります。ここでは、社外の相手に対して本部長の敬称をどのように書くのかを具体的に整理します。
社外では名前＋様で書く
田中様
お世話になっております。株式会社〇〇の佐藤です。先日お打ち合わせした件についてご連絡いたします。田中様
先日ご依頼いただいた資料を添付いたしましたので、ご確認いただけますでしょうか。田中様
来週の打ち合わせ日程について、3月15日15時からでご都合いかがでしょうか。
社外の相手に宛てて本部長へ連絡する場合は、「名字＋様」の形で書きます。たとえば取引先から田中本部長宛てにメールを送る場合は、宛名を「田中様」と書きます。本文で呼びかけるときも「田中様、お世話になっております。
先日お打ち合わせした件についてご連絡いたします。」のように書きます。社外では役職名を敬称として使わず、名前の後ろに「様」を付けて敬意を示すため、「田中本部長様」と書く形は使用しません。
宛名では役職を肩書として書く
株式会社〇〇
営業本部 本部長
田中 太郎 様株式会社〇〇
マーケティング本部 本部長
田中 太郎 様株式会社〇〇
企画本部 本部長
田中 太郎 様
社外文書やメールの宛名では、役職を肩書として名前の前に書きます。たとえば取引先の本部長に文書を送る場合は、「株式会社〇〇 営業本部 本部長 田中太郎様」のように、会社名、部署名、役職、名前、様の順で記載します。
この場合の「本部長」は敬称ではなく肩書として書かれる役職名です。そのため、名前の後ろには必ず「様」を付け、「田中太郎本部長様」のように役職と敬称を同時に並べる書き方は行いません。
自社の本部長には敬称を付けない
弊社営業本部 本部長の田中が、本日の打ち合わせに参加いたします。
本件につきましては、弊社本部長の田中が詳細をご説明いたします。
後日、弊社営業本部 本部長の田中よりご連絡いたします。
社外の相手に対して自社の本部長を紹介するときは、本部長の名前や役職に敬称を付けません。たとえば取引先へのメールで紹介する場合は「弊社営業本部 本部長の田中が対応いたします」と書きます。
打ち合わせの案内や紹介文でも「当日は弊社本部長の田中が出席いたします」と書きます。自社の人に敬称を付けると、社外の相手より自社の人を高く扱う形になるため、社外連絡では自社の本部長に「様」や「本部長様」を付ける書き方は行いません。
本部長の敬称でよくある間違い
本部長の敬称は基本ルールを理解していても、実際のメールや文書では誤った書き方をしてしまうことがあります。特に「本部長様」と書いてしまう表現や、社外の相手に役職だけで呼んでしまうケース、自社の本部長に敬称を付けてしまう書き方はよく見られる間違いです。ここでは、本部長の敬称で起こりやすい具体的なミスを整理します。
本部長様と書いてしまう
本部長様
先日の会議資料についてご確認をお願いいたします。田中本部長様
来週の打ち合わせ日程についてご連絡いたしました。営業本部 本部長様
本日の会議資料をお送りいたしますのでご確認ください。
「本部長様」と書くのは、役職名と敬称を同時に付けた形になるため誤りです。本部長という役職名は社内では敬称として扱われるため、その後ろに「様」を付けると敬称が二重になります。
たとえば社内メールの宛名を「本部長様」と書くのではなく、「本部長」または「田中本部長」と書きます。会議で呼びかける場合も「本部長、この資料をご確認ください」や「田中本部長、ご説明をお願いします」と呼びます。「本部長様」と書くと役職と敬称が重なった形になるため、メール、文書、呼びかけのいずれでも使用しません。
社外で役職だけで呼ぶ
社外の相手に対して本部長を役職だけで呼ぶのは誤りです。たとえば取引先へのメールで「本部長、ご確認ください」と書くと、誰に宛てた連絡なのか相手が判断できません。
社外では対象者を特定するために、名前を付けて「田中様」または宛名では「営業本部 本部長 田中太郎様」と書きます。役職だけで呼ぶと宛先が特定できず、文書として成立しないため、社外連絡では本部長だけの表記は使用しません。
自社の本部長に敬称を付ける
弊社営業本部 本部長の田中様が本日の打ち合わせに参加いたします。
本件につきましては、弊社本部長の田中様よりご説明させていただきます。
後日、弊社営業本部 本部長の田中様から改めてご連絡いたします。
社外の相手に送るメールや文書で、自社の本部長に敬称を付けるのは誤りです。たとえば取引先に連絡するときに「弊社本部長の田中様が対応いたします」と書くと、自社の人に敬称を付けた形になります。
社外連絡では自社の人に敬称を付けないため、「弊社営業本部 本部長の田中が対応いたします」や「本件は本部長の田中が説明いたします」と書きます。自社の本部長に「様」や「本部長様」を付けると、社外の相手より自社の人を高く扱う形になるため、この書き方は使用しません。
役職の敬称は、本部長だけでなく部長・課長など役職ごとに呼び方のルールがあります。役職全体の敬称ルールを知りたい方は、こちらの記事も参考にしてください。
▶役職の敬称の使い方｜社内・社外での正しい呼び方を解説
また、同じ役職シリーズとして「課長の敬称」の使い方も解説しています。役職ごとの呼び方の違いを確認したい方はこちらもご覧ください。
▶課長の敬称の使い方｜社内・社外での呼び方を解説します
まとめ
本部長の敬称は、社内と社外で呼び方や書き方が変わります。社内では役職名そのものを敬称として扱うため、「本部長」または「田中本部長」のように役職名で呼びます。社内メールでも「田中本部長」の形で書き、「本部長様」と敬称を重ねる書き方は行いません。
一方、社外の相手に連絡する場合は、名前の後ろに「様」を付けて「田中様」と書きます。文書やメールの宛名では「会社名・部署名・役職・名前・様」の順で記載し、役職は肩書として扱います。また、社外の相手に自社の本部長を紹介するときは敬称を付けず、「弊社本部長の田中」のように書きます。
本部長の敬称でよくある間違いには、「本部長様」と書いてしまう、社外で役職だけで呼ぶ、自社の本部長に敬称を付けるといったものがあります。社内と社外でのルールを理解して使い分けることで、メールや文書でも適切な敬称を使えるようになります。