目次
はじめに
「新人なのに会議でまったく発言できないのは大丈夫なのだろうか」
「発言しないことで、やる気がないと思われていないか不安」と感じていませんか。
会議中に意見を求められても、話の流れを追うだけで精一杯だったり、発言しようと考えているうちに別の議題へ進んでしまったりすると、黙っている時間が長くなって焦りますよね。
この記事では、新人が会議で発言できない原因と、無理に立派な意見を言おうとせず、少しずつ話せるようになるコツを紹介します。
会議で発言できない新人は一般的
新人のうちは、会議で発言できないこと自体は珍しいことではありません。
業務の前提知識や社内用語、議論の進み方に慣れていない段階では、内容を追うだけで精一杯になる場面もあります。
なぜ新人が会議で黙ってしまいやすいのか、また発言よりも聞くことを優先してよい場面はどこなのかを整理していきます。
新人が会議で黙ってしまう理由
新人が会議で黙ってしまうのは、話す内容がないからとは限りません。
入社して間もない時期は、社内用語や過去の経緯が分からず、「この内容で合っているのかな」と発言をためらうことがあります。
また、上司や先輩の前で間違えることへの不安から、質問や意見があっても言い出せず、聞くことを優先してしまう場合もあります。
まずは聞くことに集中しても問題ない場面
情報共有や状況報告が中心の会議では、新人はまず聞くことに集中しても問題ありません。
入社直後は仕事の流れや社内用語を覚える時期なので、無理に発言しようとするより、決定事項や今後の予定を整理することが大切です。
分からない点があれば、会議後に確認することから始めてもよいでしょう。
新人が会議で発言できない主な原因
新人が会議で発言できない背景には、性格だけでなく、会議の内容や進行に慣れていないことも関係しています。
ここでは、新人が会議で発言しづらくなる主な原因を整理していきます。
会議の内容を理解しきれていない
新人が会議で発言できないのは、話の内容をその場で理解しきれていないことが原因の場合もあります。
入社して間もない時期は、社内用語や過去の経緯が分からず、話の流れを追うだけで精いっぱいになることもあるでしょう。
内容を整理している間に話題が進み、質問や意見を伝えるタイミングを逃してしまうことがあります。
発言するタイミングが分からない
新人が会議で発言できないのは、話し始めるタイミングが分からないことも原因の一つです。
上司や先輩の話が続くと、どこで入ればよいのか迷い、「話を遮ってしまわないかな」とためらうことがあります。
そうしている間に次の話題へ進み、発言する機会を逃してしまう場合もあります。
間違えるのが怖くて発言できない
新人が会議で発言できないのは、間違えることへの不安が原因の場合もあります。
業務知識や案件の経緯をまだ十分に把握できていないと、「内容がずれていないかな」「訂正されたらどうしよう」と考えてしまいがちです。
そのため、質問や意見があっても自信を持てず、発言をためらってしまうことがあります。
新人が最初にやるべきことは発言ではなく準備と確認
新人のうちは、会議でいきなり発言しようとするよりも、準備と確認を重ねることが大切です。
事前に資料や用語を見ておくと、会議中に話の流れを追いやすくなります。また、分からなかった点や気付いたことを残しておけば、会議後に上司や先輩へ確認しやすくなります。
まずは発言の量を増やす前に、会議についていくための準備と確認の方法を整理していきます。
会議前に資料や用語を確認する
会議前は、配布された資料に目を通し、分からない用語を確認しておきましょう。
議題や資料の見出し、担当者名などを簡単に把握しておくだけでも、会議中の話を追いやすくなります。
知らない社内用語や略語があれば事前に調べておくと、内容を理解しやすくなり、質問したい点も見つけやすくなります。
会議中は疑問点や気付きをメモする
会議中は、すぐに発言しようと焦らず、疑問点や気付きをメモしておきましょう。
分からない用語や確認したいことを短く残しておくと、あとから内容を整理しやすくなります。
その場で発言できなくても、メモをもとに会議後に確認したり、次回の発言につなげたりできます。
会議後に上司や先輩へ質問する
会議中に発言できなかった疑問は、会議後に上司や先輩へ質問して確認しましょう。
分からなかった点をメモから選び、「この部分は〇〇という理解で合っていますか」と聞くと、内容が伝わりやすくなります。
会議後に少しずつ理解を深めておけば、次の会議でも話の流れを追いやすくなるでしょう。
新人でも発言しやすい内容とは
新人が会議で発言するときは、最初から大きな意見や提案を出そうとしなくても問題ありません。
ここでは、新人でも無理なく発言しやすい内容を整理していきます。
分からない点を質問する
新人が会議で発言するときは、分からない点を質問することから始めるとよいでしょう。
たとえば、「今の内容は〇〇という理解で合っていますか」のように、確認したいことを1つに絞ると質問しやすくなります。
無理に意見を出そうとせず、疑問を確認することも大切な発言の一つです。
認識違いがないか確認する
新人が会議で発言するときは、自分の認識に間違いがないか確認する方法もあります。
「〇〇は私が対応するという理解で合っていますか」のように、自分の理解を伝えて確認すると発言しやすくなります。
認識がずれていてもその場で修正できるため、会議後のやり直しや確認漏れを防ぎやすくなるでしょう。
担当業務の状況を共有する
新人が会議で発言するときは、自分が担当している業務の状況を共有する方法もあります。
「〇〇は完了しています」「〇日までに対応予定です」のように、現在の状況と今後の予定を伝えると話しやすくなります。
自分の担当範囲に絞れば内容も整理しやすく、無理なく発言できるでしょう。
無理に発言しなくてもよい会議と発言した方がよい会議
新人が会議で発言するかどうかは、会議の目的や自分に求められている役割によって変わります。
ここでは、無理に発言しなくてもよい会議と、発言した方がよい会議の違いを整理していきます。
社内の情報共有が中心の会議
社内の情報共有が中心の会議では、新人が無理に発言しなくても問題ない場合があります。
決定事項や進捗、今後の予定を共有する場では、まず内容をしっかり聞き、自分に関係する部分を整理することが大切です。
発言を求められていなければ、分からない点をメモしながら話を理解することに集中してもよいでしょう。
顧客との会議や打ち合わせ
顧客との会議や打ち合わせでは、新人でも自分の担当について聞かれた場合は、分かる範囲で答えることが大切です。
「〇〇は確認中です」「〇日までに共有します」のように、現在の状況や今後の対応を伝えるとよいでしょう。
分からない内容は無理に答えず、「確認して改めてお伝えします」と伝えても問題ありません。
意見や質問を求められた場面
意見や質問を求められた場面では、新人でも一言は発言するとよいでしょう。
すぐに意見が思いつかなくても、「〇〇について確認したいです」「〇〇という理解で合っていますか」と質問するだけでも十分です。
黙ったままにせず、疑問や自分の理解を伝えることで、認識違いも防ぎやすくなります。
会議で少しずつ発言できるようになるコツ
会議で発言できるようになるには、最初から完璧な意見を出そうとしないことが大切です。
ここでは、新人が少しずつ会議で発言できるようになるためのコツを整理していきます。
一度に完璧な発言を目指さない
会議で発言するときは、最初から完璧な意見を伝えようとしなくても大丈夫です。
長く話そうとすると内容や言葉の順番を考えすぎて、かえって発言しにくくなることがあります。
まずは「〇〇という理解で合っていますか」のように、1つの確認を伝えることから始めてみましょう。
短い発言から慣れていく
会議で発言することに慣れるには、短い言葉から始めるとよいでしょう。
最初から長い意見を話そうとせず、「〇日までに対応します」「〇〇という理解で合っていますか」のように、1文で伝えられる内容でも十分です。
短い発言を重ねることで、少しずつ話すタイミングもつかみやすくなります。
事前準備を増やして自信につなげる
会議で発言する自信をつけるには、事前準備をしておくことも大切です。
会議前に議題や資料へ目を通し、分からない用語や確認したい点をメモしておくと、その場で発言内容を一から考えずに済みます。
話す内容を少しでも準備しておけば、発言への迷いも減らしやすくなるでしょう。
まとめ
新人のうちは、会議で思うように発言できなくても珍しいことではありません。
仕事の流れや社内用語に慣れていない時期は、話を理解するだけで精いっぱいになることもあります。
最初から立派な意見を言おうとせず、分からない点を質問したり、自分の認識を確認したりすることから始めてみましょう。
短い発言でも、少しずつ経験を重ねることで、会議で話すことへの不安はやわらいでいきます。
会議によっては、まず聞くことが大切な場面もあります。
自分に求められている役割を意識しながら、できそうな発言を一つずつ増やしていきましょう。