目次
はじめに
「プレゼン資料はどのような順番で作れば分かりやすくなるの？」
「内容は決まっているのに、資料にまとめようとすると手が止まってしまう」と感じたことはありませんか。
会議で企画を提案したり、社内で業務報告を行ったりする場面では、伝えたい内容があっても、情報を詰め込みすぎて見づらくなったり、何から作り始めればよいか分からなくなったりすることがあります。
この記事では、プレゼン資料の基本的な作り方や構成の考え方、分かりやすく伝えるためのコツ、作成時に気をつけたいポイントまで順を追って説明していきます。
プレゼン資料を作る前に決めるべきことは？
プレゼン資料は、いきなりスライドを作り始めるのではなく、伝える目的や聞き手、ゴールを整理してから構成を考えることが重要です。
ここでは、プレゼン資料を作る前に決めておきたいポイントについて順番に解説します。
プレゼンの目的を明確にする
プレゼン資料を作る前に、「何のために伝えるのか」を一文で整理しておきましょう。
「企画を承認してもらう」「進捗を共有する」など、目的を具体的にすると、資料に入れる内容を選びやすくなります。
目的が曖昧な場合は、まずプレゼンで実現したいことを書き出してみると整理しやすくなります。
聞き手に合わせて内容を整理する
プレゼン資料は、聞き手の立場や知識量に合わせて内容を整理することが大切です。
専門知識が少ない相手には分かりやすい言葉を使い、意思決定をする相手には判断に必要な情報を中心にまとめます。
誰に向けて説明するのかを意識すると、伝える内容を無理なく絞り込みやすくなります。
プレゼン後に相手へ取ってほしい行動を決める
プレゼン後に聞き手へ何をしてほしいのか、あらかじめ具体的に決めておきましょう。
「提案を承認してもらう」「次回の日程を決める」など、求める行動を明確にすると、最後に伝える内容も整理しやすくなります。
聞き手が次に何をすればよいのか分かる状態を目指すことが大切です。
プレゼン資料の基本構成
プレゼン資料は、伝えたい情報を並べるだけではなく、聞き手が理解しやすい流れで構成することが大切です。
ここでは、プレゼン資料の基本構成と、それぞれの役割について順番に解説します。
導入でテーマと目的を伝える
導入では、これから何について話すのか、プレゼンのテーマと目的を最初に伝えます。
「新商品の提案について説明します」など、冒頭で内容を示しておくと、聞き手も話の方向をつかみやすくなります。
その後の説明をスムーズに聞いてもらうためにも、テーマと目的は分かりやすく伝えましょう。
本題では要点を順序立てて説明する
本題では、伝えたい要点を整理し、聞き手が話を追いやすい順番で説明します。
結論を示してから理由や根拠、必要なデータへと進めると、それぞれの情報がどのようにつながっているのか理解しやすくなります。
話す内容が多い場合も、順番を意識しながら一つずつ伝えていくことが大切です。
まとめで結論と次の行動を示す
まとめでは、プレゼンで伝えた結論を振り返り、聞き手に次に取ってほしい行動を示します。
「提案内容の承認をお願いします」など、具体的に伝えると、聞き手も次に何をすればよいのか判断しやすくなります。
最後は結論と行動を分かりやすく示し、プレゼンを締めくくりましょう。
プレゼン資料の作り方
プレゼン資料は、思いついた順にスライドを作るのではなく、内容を整理しながら段階的に作成することで、分かりやすい構成に仕上がります。
ここでは、プレゼン資料の基本的な作り方について順番に解説します。
伝えたい内容を書き出す
まずは、プレゼンで伝えたい内容を一度すべて書き出してみましょう。
結論や理由、必要なデータなどを順番にこだわらず挙げていくと、伝えるべき情報を整理しやすくなります。
この段階では細かくまとめようとせず、必要だと思う内容を洗い出すことが大切です。
情報を整理してスライドの流れを作る
書き出した情報を整理したら、聞き手が理解しやすい順番に並べてスライドの流れを作ります。
導入から本題、まとめへと話が自然につながるように配置すると、全体の構成も整えやすくなります。
前後の内容につながりがあるか確認しながら、順番を決めていきましょう。
スライドごとに内容を作成する
全体の流れが決まったら、スライドごとに伝える内容を作成していきます。
基本的には1枚につき1つのテーマに絞り、見出しと説明する内容が合うようにまとめると、要点が伝わりやすくなります。
情報を詰め込みすぎず、そのスライドで伝えたいことを意識して整えましょう。
分かりやすいプレゼン資料を作るコツ
分かりやすいプレゼン資料を作るためには、情報量だけでなく、伝え方や見せ方も意識することが重要です。
ここでは、分かりやすいプレゼン資料を作るためのコツについて順番に解説します。
1スライド1メッセージを意識する
1枚のスライドでは、伝えたい内容を1つに絞ることを意識しましょう。
複数の話題を盛り込むと、どこに注目すればよいのか分かりにくくなることがあります。
スライドごとに中心となるメッセージを決めておくと、要点をすっきりと伝えやすくなります。
文字を詰め込みすぎない
スライドに載せる文章は必要な内容に絞り、文字を詰め込みすぎないようにしましょう。
説明する内容をすべて書くのではなく、キーワードや要点を中心にまとめると、重要な部分が目に入りやすくなります。
詳しい内容は口頭で補い、スライドは見やすさを意識して整えることが大切です。
図や表を効果的に活用する
数値を比較したり情報の関係を示したりするときは、図や表を取り入れると分かりやすくなります。
文章だけでは伝わりにくい内容も、情報を視覚的に整理することで、違いや関係を捉えやすくなります。
伝えたい内容に合わせて、必要な場面で図や表を使ってみましょう。
見やすいレイアウトを意識する
スライドは、見出しや本文、図表の位置をそろえ、適度な余白を取りながら整えましょう。
配置に一定のルールを持たせると、どこを見ればよいのか分かりやすくなり、内容も追いやすくなります。
情報を詰め込みすぎず、全体の見やすさを確認しながら調整することが大切です。
プレゼン資料でよくある失敗と改善方法
プレゼン資料は内容が充実していても、構成や情報量、見せ方に問題があると、聞き手に要点が伝わりにくくなります。
ここでは、プレゼン資料でよくある失敗と改善方法について順番に解説します。
情報量が多すぎて伝わらない
1枚のスライドに多くの情報を詰め込むと、どこに注目すればよいのか分かりにくくなります。
伝えたい内容を絞り、文章や図表も必要なものだけを残すことで、大切なポイントが自然と目に入りやすくなります。
作成後に情報を見直し、なくても伝わる内容は減らしてみましょう。
結論が分かりにくい構成になっている
結論がなかなか見えてこない構成では、聞き手が「何を伝えたいのだろう」と迷ってしまうことがあります。
まず結論を示し、そのあとに理由や根拠を続けると、話の方向をつかみながら聞きやすくなります。
資料を見直すときは、伝えたい結論がすぐに分かるか確認してみましょう。
文字や図表が見づらく読み手の負担になっている
文字が小さかったり図表が複雑だったりすると、内容を読み取るだけでも負担になってしまいます。
文字の大きさや配置をそろえ、図表も必要な情報が分かるように整理すると、内容を追いやすくなります。
完成後は、少し離れた場所からでも無理なく読めるか確認しておくと安心です。
プレゼン資料を完成させる前のチェックポイント
プレゼン資料は作成が終わったら完成ではなく、本番前に内容や見やすさを確認することが重要です。
ここでは、プレゼン資料を完成させる前に確認しておきたいチェックポイントについて順番に解説します。
目的に沿った内容になっているか確認する
資料が完成したら、最初に決めた目的に沿った内容になっているか見直しましょう。
目的と関係のない説明や似た内容が含まれている場合は整理すると、伝えたいことがより分かりやすくなります。
全体を通して、必要な情報に絞れているか確認することが大切です。
誤字脱字や数値の誤りを確認する
文章の誤字脱字だけでなく、資料に記載した数値やグラフなどにも間違いがないか確認しましょう。
特に日付や金額、割合などは、元のデータと照らし合わせながら見直すと安心です。
細かな部分まで確認しておくことで、正確な内容でプレゼンに臨みやすくなります。
実際の流れで見直して伝わりやすさを確認する
最後に、実際に話す順番でスライドを進めながら、説明の流れを確認してみましょう。
声に出して説明すると、話がつながりにくい部分や説明が足りない部分にも気づきやすくなります。
本番をイメージしながら確認し、気になるところがあれば少しずつ整えていきましょう。
まとめ
プレゼン資料は、情報をきれいに並べるだけでなく、「何を伝えたいのか」が聞き手に自然と伝わる形に整えることが大切です。
目的や聞き手を意識しながら内容を組み立て、1枚ごとの情報を絞ることで、分かりやすい資料に近づけられます。
最初から完璧な資料を目指す必要はありません。まずは伝えたいことを整理して形にし、実際に話す流れで見直しながら少しずつ整えていきましょう。
今回紹介したポイントを取り入れながら、聞き手に伝わるプレゼン資料を作ってみてください。