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プロジェクトマネジメントにおけるテーラリングの本質と実践：標準を自分たちの現場にフィットさせる方法
近年、さまざまな業界でプロジェクトマネジメントの手法が注目を集めています。その中でも「テーラリング」という考え方が重要視されてきました。「テーラリング」とは、決められた標準やルールを単に守るのではなく、自分たちの現場や組織の状況に合わせて柔軟にアレンジすることです。
このシリーズでは、テーラリングとは何か、なぜ必要なのか、そしてどのように進めていけばよいのかなど、実際の現場で役立つポイントを分かりやすく解説していきます。標準のルールだけを機械的に適用するのではなく、それぞれの現場で成果を生み出す工夫を一緒に考えてみませんか。
次の章に記載するタイトル：テーラリングとは何か
2. テーラリングが必要な理由と目的
前章では、テーラリングとは「標準的なプロジェクト管理手法やプロセスを、プロジェクトや組織の特性に合わせて仕立て直すこと」と説明しました。では、なぜテーラリングが必要なのでしょうか。
それぞれのプロジェクトは異なる
すべてのプロジェクトが同じ条件や環境で進むわけではありません。たとえば、ITシステムの開発と建物の建設では求められる工程や管理のあり方が大きく異なります。同じ標準のやり方をどの現場にもあてはめてしまうと、効率が悪くなったり、余計な手間が発生したりすることがあります。
無理のない運用と成果の最適化
テーラリングの目的は、無理のない運用を実現し、結果的にプロジェクトの成果を最適化することにあります。標準のルールを単純に守るだけではなく、「このプロジェクトでは省略できる工程はないか」「逆に、重点的に管理すべきポイントはどこか」を見直すことで、現場に合った最善の方法が見つかります。
組織文化やチーム体制にも配慮
また、同じ業界の中でも組織ごとの文化や、チームの規模・経験によって最適なやり方は異なります。たとえば経験豊かなメンバーばかりのチームなら、細かな指示や手順を省略できることもあります。一方、初めての業務が多いプロジェクトでは丁寧なルール作りが必要になるでしょう。
このように、テーラリングは「現場の実態」と「標準的なやり方」のバランスを考え、柔軟に管理手法を調整するために重要なのです。
次の章では、テーラリングをどのように進めていくべきか、具体的なポイントについて解説します。
3. テーラリングの進め方・ポイント
テーラリングを実施する際には、いくつかの大切な進め方とポイントがあります。ここでは、分かりやすく段階ごとにご説明します。
1. 現状把握と課題の整理
まずは、自分たちのプロジェクトや業務の実態を把握します。例えば、チームの人数、メンバーの経験値、納期や予算の厳しさなどを具体的に整理することが第一歩です。
2. 標準・規格の内容をよく理解する
テーラリングの対象は、社内ルールや業界基準などです。その内容をしっかり理解し、「何のためにこの標準があるのか」「自分たちの現場とどこが違うのか」を確認します。これにより、改変が必要なポイントが見えてきます。
3. 必要な部分を適用・調整する
標準の中から必要な部分だけをピックアップしたり、逆に追加したり、不要な部分を簡略化したりします。たとえば、報告書のフォーマットを簡素にしたり、会議の頻度を現場に合わせて調整する工夫です。プロジェクトメンバーや関係者と相談して決めると、現場への浸透がスムーズになります。
4. 共有と合意形成
調整したルールや方法は、関係者全員に分かりやすく説明して共有します。また、納得してもらうことで、実践への協力度が高まります。チーム全体で「どう取り組むのか」を明確にすることが成功のポイントです。
5. 定期的な見直しと改善
プロジェクトが進行する中で、「もっとこうした方がいい」と感じる場面が出てきます。ルールや手順は一度決めたら終わりではありません。定期的に見直し、柔軟に改善する姿勢が大切です。
次の章に記載するタイトル：テーラリングのメリット
3. テーラリングの進め方・ポイント
3-1. プロジェクトの特性を見極める
テーラリングを行う際は、まずプロジェクトそのものの特性をしっかり把握することが出発点です。たとえば、プロジェクトの規模が小規模ならば複雑な手順は必要ありませんが、大規模な案件では細かな管理が大切となります。また、重要度の高い案件ほど慎重に進める必要があり、失敗が許されない場合にはルールも厳格化します。
チームの体制や構成も大切なポイントです。大人数やさまざまな経験を持つメンバーがいる場合、その特徴に合わせて役割分担や手続きの進め方を調整します。さらに、納期・予算・品質といった制約条件を明確にしたうえで、無理なく進行できる手法を選びましょう。
3-2. 適切なアプローチを選ぶ
テーラリングの現場では、実際の仕事の進め方（手法）を選ぶことも大切です。要件や要望が頻繁に変わる場合は、柔軟に対応できる「アジャイル型」の進め方が合います。逆に、作業内容やゴールが最初からはっきりしていて変化が少ない場合は、順番に計画通り進める「ウォーターフォール型」が効果的です。最近ではどちらの良さも取り入れるハイブリッド型も活用されています。
3-3. ルールやプロセスの具体化
一般的な説明書や標準プロセスをそのまま使うのではなく、実際の業務や直面している事例に照らし合わせて具体化しましょう。その方がメンバー一人ひとりにルールや手順の意図が伝わりやすくなり、「なぜやるのか」が理解しやすくなります。チームの規模や経験値、現在の状況に応じて、現実的に実施できる指標やフォーマットに落とし込むことがコツです。
3-4. システマチックなテーラリングの重要性
テーラリングはどうしてもプロジェクトマネージャーやリーダーの個人経験や判断に頼りがちです。しかし、属人化すると品質ややり方がばらつく原因になります。そこで、システマチックなツールや統一されたガイドラインを取り入れることで、誰でも一定の品質でテーラリングを行いやすくなります。継続的な改善やナレッジ共有にも役立つため、チーム全体で積極的に活用するのがポイントです。
次の章では「テーラリングのメリット」についてご紹介します。
5. テーラリングの課題・注意点
テーラリングには多くのメリットがある一方で、いくつかの課題や注意点も存在します。
基準のあいまいさに注意
テーラリングを行う際に、どこまでカスタマイズして良いのか基準がはっきりしない場合、プロジェクトごとにバラバラな運用になりがちです。たとえば、あるチームでは手順を大幅に省略してしまい、結果として必要な作業が抜け落ちてしまうことがあります。カスタマイズと標準とのバランスを考えることが重要です。
過剰な単純化や複雑化を避ける
現場に合わせて柔軟に調整することは大切ですが、やりすぎると逆効果になることもあります。たとえば、手順を簡素化しすぎて肝心な確認作業がされなくなる、または細かくしすぎて作業が煩雑になる、といったリスクです。必要な手順やルールは守りつつ、無理のない範囲で調整しましょう。
チーム内の理解度をそろえる
テーラリングでルールややり方を見直した場合、必ずメンバー全員に伝え、共通認識を持つことが大切です。情報共有が不十分だと、一部の人しか新ルールを把握しておらず、結局混乱やミスにつながる恐れがあります。定期的に確認し合う仕組みを持つと安心です。
ドキュメントをしっかり残す
カスタマイズした内容や理由を記録しないまま運用を始めると、担当者が交代した時に「なぜ今のやり方なのか」が分からず、スムーズに引き継げない場合があります。決めたことは必ずドキュメント化し、誰でも参照できるようにしておきましょう。
次の章では、実際の現場でどのようにテーラリングを工夫して活用しているかをご紹介します。
6. テーラリングの実例・現場での工夫
この章では、実際のプロジェクト現場でテーラリングがどのように活用されているか、その工夫や成功例を紹介します。
実例1：マニュアルのカスタマイズ
あるIT開発プロジェクトでは、社内で決められた開発手順書が分厚く複雑だったため、現場メンバーが自分たちのプロジェクト規模や使用する技術に合わせて手順書を簡素化しました。具体的には、不要な承認プロセスを省き、進行がスムーズになるよう対応しました。この工夫により、作業効率が向上し、メンバーの負担も軽くなったそうです。
実例2：チームの特徴に合わせた報告方法
別の例では、定例会議の報告方法をテーラリングした事例です。普段は書類ベースで報告していたものを、若いメンバーが多いチームではオンラインチャットを活用しました。結果として、コミュニケーションが活発になり、情報共有のスピードも上がりました。このように現場のメンバーや文化に合わせてルールを調整することは、とても有効です。
現場での工夫を活かすポイント
テーラリングを成功させるには、現場メンバー自らがルールや手順を改善しやすい環境を作ることが欠かせません。小さな改善でも積み重ねることで、プロジェクト全体の進行や満足度が高まります。また、改善した内容をチーム内で共有することも大切です。
次の章に記載するタイトル：まとめ：テーラリングでプロジェクトの現場力を高める
6. テーラリングの実例・現場での工夫
実際の現場では、プロジェクトごとに最適な進め方を見つけるためにテーラリングを行っています。たとえば、ある開発現場Aでは、標準の作業手順を全て適用せず、本当に必要な作業だけをピックアップして使うことで、無駄な工数や手戻りを減らしています。また、進捗管理や課題管理についても詳細すぎるチェックリストを省き、重要なポイントだけに絞ることで、メンバー全員の負担を軽減しています。
最近は、Stagesのような専用ツールを活用し、プロジェクトの進め方を「見える化」している現場が増えています。これによって、プロジェクトリーダーの経験や勘に頼らず、誰でも標準化されたプロセスに沿った管理ができるようになっています。ツール内で作業手順や進捗状況を共有できるため、メンバー間の情報格差を減らし、コミュニケーションもスムーズになっています。
また、テーラリングを成功させるためには、チーム内での相談や合意形成が欠かせません。たとえば、週1回のミーティングで「どの作業手順が現状に合っているのか」を話し合い、全員で納得できるルールや運用方法を決めているチームもあります。その際、単にやり方を押し付けるのではなく、「なぜこの方法にするのか」という理由を共有することで、一人ひとりが主体的に取り組みやすくなります。
次の章に記載するタイトル: まとめ：テーラリングでプロジェクトの現場力を高める
7. まとめ：テーラリングでプロジェクトの現場力を高める
テーラリングは「単なる標準のカスタマイズ」というイメージを超え、プロジェクトの現場力を引き上げるための本質的な取り組みです。プロジェクト管理の標準的なルールや手法だけでは、現場ごとの状況や課題に十分対応できないことが多くあります。そこで重要なのは、「標準」と「現場」のバランスです。ただルールを押し付けるのではなく、現場で本当に役に立つ方法を、チームみんなで納得したうえで導入・運用することが成果につながります。
テーラリングを通じて、自分たちのプロジェクトに合った管理方法を確立することで、無駄な作業や混乱が減り、コミュニケーションも円滑になります。実際に現場で起こるさまざまな課題にも、柔軟に対応できるようになります。こうしたプロセスを重ねることで、チームの一体感や改善への意識も高まり、最終的にはプロジェクト全体の成功率が大きく向上します。
これからプロジェクトを進める現場の皆さんも、ぜひ「テーラリング」という発想を取り入れ、「標準×現場」の最適なバランスを意識してください。それがプロジェクトの現場力アップに直結します。