はじめに
「プロジェクト管理は、具体的に何から始めればいいの？」
「計画を立てても予定どおりに進まず、どこを見直せばいいのか分からない」と迷っていませんか。
担当者と期限を決めてスタートしたものの、途中で作業の遅れが発生したり、誰が対応するのか曖昧な仕事が出てきたりすると、管理する側も次に何を確認すべきか判断しにくくなりますよね。
この記事では、プロジェクト管理の基本的な方法を6つの手順に分け、計画から進捗確認まで円滑に進めるポイントを紹介します。
プロジェクト管理とは？
プロジェクト管理とは、決められた目標を達成するために、必要な作業や担当者、期限などを整理し、計画どおりに進んでいるかを確認することです。
ここでは、プロジェクト管理の基本的な意味と、管理するときに押さえるべき主な項目を説明します。
プロジェクト管理は目標達成に向けて計画と進捗を管理すること
プロジェクト管理では、最初に目標を決め、必要な作業ごとに担当者と期限を設定します。
開始後は、各作業が予定どおり進んでいるかを確認し、計画と実績の差を把握します。
遅れが生じた場合は、担当者や期限を調整しながら、目標達成に向けて計画を見直します。
プロジェクト管理で押さえるべき主な項目
プロジェクト管理では、作業範囲、スケジュール、予算、品質、リスクの5つを押さえることが大切です。
作業範囲では実施する内容を明確にし、スケジュールでは担当者と期限を決めます。
予算は計画と実績の差、品質は成果物の基準、リスクは問題が起こる可能性や影響を確認します。
プロジェクト管理の方法を6つの手順で解説
プロジェクト管理では、最初に目的や目標、スコープを決めたうえで、必要なタスクを洗い出し、担当者や期限を設定します。
ここでは、プロジェクト管理の方法を6つの手順に分けて説明します。
1．プロジェクトの目的・目標・スコープを決める
まず、プロジェクトを実施する目的と、達成したい目標を決めます。
目標は「売上を前年比10％増やす」など、成果を判断できる数値や期限を設定すると分かりやすくなります。
そのうえで、実施する作業と対象外の作業を整理し、プロジェクトの範囲を明確にします。
2．必要なタスクを洗い出して細分化する
目標とスコープをもとに、完了までに必要なタスクを洗い出します。
それぞれのタスクは、担当者が作業内容や完了条件を理解できる単位まで分けることが大切です。
大きな作業を細かく分けることで、作業の抜けや重複にも気づきやすくなります。
3．担当者・期限・優先順位を決める
洗い出したタスクごとに、担当者と完了期限を設定します。
複数のタスクがある場合は、期限やほかの作業への影響を考えながら、優先順位を決めましょう。
誰がいつまでに何をするのかを明確にすることで、担当漏れや作業の遅れを防ぎやすくなります。
4．進捗・コスト・品質・リスクを確認する
プロジェクト開始後は、各タスクが予定どおり進んでいるかを定期的に確認します。
コストは予算と実績を比較し、品質は成果物が決められた基準を満たしているかを確認します。
また、発生しそうな問題やその影響も把握し、必要に応じて対策を考えます。
5．問題や変更に応じて計画を修正する
作業の遅れや要件の変更が生じた場合は、現在の計画にどのような影響があるかを確認します。
影響を受けるタスクや担当者、期限、予算を整理し、必要に応じて計画を見直します。
変更した内容は関係者にも共有し、全員が新しい計画に沿って進められるようにしましょう。
6．プロジェクト完了後に結果を振り返る
プロジェクトが完了したら、最初に設定した目標と実際の結果を比較します。
予定より時間や費用がかかった作業があれば、その原因を振り返ることが大切です。
うまく進んだ点や改善したい点を記録しておくと、次のプロジェクトにも経験を生かせます。
プロジェクト管理で使われる代表的な手法
プロジェクト管理では、作業内容やスケジュール、進捗状況を整理するために複数の手法が使われます。
ここでは、プロジェクト管理で使われる代表的な3つの手法について、それぞれの役割と使い方を説明します。
WBSで必要な作業を分解する
WBSでは、プロジェクトに必要な作業を洗い出し、大きな作業から小さな作業へ段階的に分けていきます。
それぞれの作業は、担当者が内容や完了条件を理解できる単位まで細かくすることが大切です。
作業を階層ごとに整理することで、抜けや重複にも気づきやすくなります。
ガントチャートでスケジュールと進捗を管理する
ガントチャートでは、各タスクの開始日と終了日を横棒で表し、作業のスケジュールを確認します。
プロジェクト開始後は、予定と実際の進捗を比較しながら、期限どおりに進んでいるかを確認します。
遅れているタスクがあれば、ほかの作業への影響も考えながら対応を検討します。
カンバンでタスクの状況を可視化する
カンバンでは、タスクをカードにして「未着手」「作業中」「完了」などの状態ごとに管理します。
作業が進むたびにカードを移動することで、各タスクの進み具合をひと目で確認できます。
同じ状態が続いているタスクも見つけやすくなり、作業の遅れに早めに気づけます。
プロジェクト管理を円滑に進めるポイント
プロジェクトを計画どおりに進めるには、管理方法を決めるだけでなく、進行中の状況を確認しながら調整する必要があります。
ここでは、プロジェクト管理を円滑に進めるために押さえておきたい4つのポイントを説明します。
目標と完了条件を最初に明確にする
プロジェクトを始める前に、何を達成し、どの状態になれば完了とするのかを決めます。
目標には期限や数値を設定し、完了条件には成果物の内容や必要な基準を定めます。
これらを関係者で共有しておくことで、作業中の判断や完了時の認識のずれを防ぎやすくなります。
進捗状況を定期的に確認して遅れを早期に把握する
進捗状況は週1回など確認する間隔を決め、各タスクの予定と実績を比較します。
期限を過ぎたタスクだけでなく、予定どおりに終わらない可能性がある作業も確認することが大切です。
遅れに早めに気づくことで、担当者やスケジュールを調整しやすくなります。
課題や変更内容を関係者で共有する
作業中に課題や変更が生じた場合は、その内容や影響するタスク、対応方法を関係者に共有します。
担当者や期限が変わる場合も、変更した内容を具体的に伝えることが大切です。
関係者が同じ情報を確認できるようにすることで、認識のずれや作業の行き違いを防げます。
計画と実績の差を確認して必要に応じて修正する
プロジェクトの進行中は、予定していた期限や作業量と実際の結果を比較します。
計画との差がある場合は、原因やほかのタスクへの影響を確認し、修正が必要か判断します。
状況に応じて担当者や期限を見直し、無理なく作業を進められるように計画を調整しましょう。
まとめ
プロジェクト管理では、目的・目標・スコープを決めたうえで必要なタスクを洗い出し、担当者や期限を設定して進捗を管理します。
プロジェクト開始後は、進捗だけでなくコストや品質、リスクも確認し、問題や変更が発生した場合は計画を修正することが必要です。
WBSやガントチャート、カンバンを使えば、作業内容やスケジュール、各タスクの状況を整理しやすくなります。
目標と完了条件を関係者で共有し、計画と実績の差を定期的に確認しながら、プロジェクトの完了まで管理を続けましょう。