目次
プロジェクトマネジメントにおける「分析」とは
プロジェクト分析の基本的な役割
プロジェクトマネジメントにおいて「分析」とは、プロジェクトの状態や結果を客観的に見て把握し、課題や強みを見つけ出すために行う活動です。これは、単に数字やデータを集めるだけではなく、集めた情報をもとに「どこが順調なのか」「どこに問題がありそうか」を明らかにする作業です。たとえば、家を建てるプロジェクトで考えると、予算が計画どおりか、スケジュール通りに各工程が進んでいるかなどを確認し、何か遅れやトラブルが起きていないかを点検することが「分析」にあたります。
なぜ分析が重要なのか
プロジェクトは、たくさんの人やお金、モノが動く複雑な活動です。その中で「計画通りに進んでいるか？」を確かめることなしに、いきなり問題が起きた時だけ手を打っても根本的な解決にはつながりません。分析を行うことで、「今どこにいるのか」「目標までの道のりは順調か」「途中で修正すべき点はないか」といった判断材料をそろえられます。
プロジェクト分析の目的
分析の一番大きな目的は、「目標を達成するために、必要に応じて計画や作業方法を調整すること」です。たとえば、進み具合が遅れ気味なら作業手順を見直したり、メンバー同士の役割分担を変えたりする具体的な対策を講じます。また、分析を通じて良い点が見つかれば、その方法を今後も積極的に活用できます。
分析活動の流れ
プロジェクト分析は、計画を立てる段階だけでなく、実施中や終了後の振り返りでも欠かせません。毎日の仕事振りをチェックする「日報」や、月ごとの進捗確認なども、小さな「分析活動」に含まれます。これによって早めに問題を見つけ、必要な対策を講じることが可能です。
次の章では、プロジェクトで実際にどのような種類の分析があるのか、そしてそれぞれの手法についてご紹介します。
2. 主なプロジェクト分析の種類と手法
前章では、プロジェクトマネジメントで「分析」がどのような役割を持ち、なぜ重要なのかを説明しました。ここでは、その実践で使われる主な分析方法についてご紹介します。
戦略プランニング
まず、プロジェクトが企業のビジョンや大きな目標と合っているかを確認する分析があります。例えば、「今年は新しいサービスを拡げる」という会社の方針がある場合、それに沿ったプロジェクトなのかを客観的に見直します。その結果、優先順位をつけたり、場合によってはプロジェクト自体の見直しを判断するときの材料となります。
ベンチマーク分析
次に、他のプロジェクトや自分たち自身と比べて進み具合や成果がどうなっているかを見るのがベンチマーク分析です。たとえば、他部署の似た仕事や、過去に自分たちが行ったプロジェクトと進捗や成果物の出来栄えを比べることで、現状の強みや改善点が分かりやすくなります。
費用便益分析（CBA）
プロジェクトを実施する費用と、その結果得られる利益を比較するのが費用便益分析です。例えば、新しい工具を購入することで作業効率がどれだけアップし、最終的に会社の利益にどのくらい貢献するかを比較検討します。数字を使って判断材料を整理できるのが特徴です。
ステークホルダー分析
関わる人や組織（ステークホルダー）の中で、誰がどれくらい影響力を持ち、どんな関心を持っているかを整理するのがこの分析です。たとえば、社内の上司、パートナー企業、エンドユーザーなど、それぞれへの説明や対応の仕方を設計するときに不可欠です。
クリティカルパス法（CPM）
全体のスケジュールを管理するうえで「どこが遅れると全体もずれるのか」を見つけるのがクリティカルパス法です。例えば、ある製品の開発で、試作品完成が遅れると次の工程すべてが遅れる場合、この部分がクリティカルパスになります。重点的に管理する必要がある箇所を明らかにします。
リスク分析
プロジェクトには予測できないことや不確実な要素がつきものです。リスク分析では、どんな問題が起こりうるか、それが起きた場合の影響やその確率を考えます。たとえば、「天候によって工事が中断される」「主要メンバーが急に休む」といったことをリストアップし、どれが重大かを整理します。重要度をざっくり分ける定性的な分析と、数字で示す定量的な分析の両方があります。
問題原因分析
もし途中で問題が発生した場合は、根本的な原因を探るための分析も大切です。「なぜこうなったのか？」と繰り返し問いかける「なぜなぜ分析」、要素を整理する「ロジックツリー」、会社の強み・弱み・機会・脅威を洗い出す「SWOT分析」などがあります。問題をしっかり特定し、再発防止や解決策を導きます。
これらの分析手法を組み合わせて活用することで、プロジェクトの成功に一歩近づくことができます。
次は、「分析を活用したプロジェクトマネジメントの実践手順」についてご説明します。
3. 分析を活用したプロジェクトマネジメントの実践手順
この章では、プロジェクトマネジメントにおいて分析をどのように実践へ結びつけるか、その具体的な手順について説明します。前章で解説した「分析の重要性」や「主な手法」を踏まえ、今回は実際の現場でどのように活用できるのかを、より身近な例とともにご案内します。
PDCAサイクルと分析の役割
プロジェクト運営でよく使われる考え方が「PDCAサイクル」です。PDCAはPlan（計画）-Do（実行）-Check（評価）-Act（改善）のサイクルを繰り返しながら、目標達成や品質の向上を目指します。
この中で分析は「Check（評価）」の段階で特に重要な役割を担います。例えば、プロジェクトの進捗や達成度、現時点での問題点を客観的に調査することで、やるべき改善策や意思決定の材料を得ることができます。そして、「Check」で明らかになったポイントを次の「Act（改善）」に取り入れることで、プロジェクト全体の質を高めていきます。
課題・タスク管理ツールの導入
分析結果を活かすためには、課題管理表やタスク管理ツールの活用が有効です。たとえば、Excelやオンラインの管理ツール（例：Trello など）を使えば、どんな課題が発生しているのか、どのタスクがどの担当者なのか、期限や進捗はどうなっているのかを簡単に見える化できます。
このように情報を一元管理することで、対応漏れや遅延のリスクを未然に防げます。プロジェクトメンバー全員が最新の状況を把握できる環境は、スムーズな連携と対策を実現するためにとても重要です。
分析のポイント―評価項目の具体例
分析フェーズでチェックすべきポイントには、次のようなものがあります。
- 行ったタスクや施策が、計画していた目標にどれだけ貢献したか
- 実際にかかった費用や使った人手（リソース）と成果のバランスは適切か
- スケジュール通りに進んでいるか、もし遅れていればその原因は何か
- 課題やリスクが現実になった場合、その影響はどれくらいで、どのような対応策が必要か
例えば、プロジェクトの会議で「今週はAさんのタスクAが予定より2日遅れました。その原因はBの資料が遅れたためです」というように、具体的な事実と原因を明らかにして対策を立てていくことが肝心です。
次の章では、こうした分析活動を支えてくれるフレームワークやツールについて詳しくご紹介します。
4. 分析に役立つフレームワーク・ツール
前章では、分析をプロジェクトマネジメントにどう組み込むか、実際の流れに沿ってご紹介しました。ここでは、分析をより効果的に行うためのフレームワークやツールについて解説します。
なぜなぜ分析
なぜなぜ分析は、問題が発生したときに「なぜ？」を繰り返して根本原因を探る方法です。例えば、納期が遅れた場合、「なぜ納期が遅れたのか？」という疑問から出発し、「作業が遅れたから」「なぜ作業が遅れたのか？」と、理由を順番に掘り下げていきます。こうすることで、一時的な対策ではなく本当の原因にたどり着きやすくなります。
ロジックツリー
ロジックツリーは、問題や課題を大きなものから細かい要素に分けたり、全体像を整理する際に役立ちます。例えば「顧客満足度が低い」という課題があれば、ロジックツリーを使って「対応が遅い」「商品の質が安定しない」などに細分化し、優先して解決すべき点を明確にできます。
SWOT分析
SWOT分析は「強み（Strengths）」「弱み（Weaknesses）」「機会（Opportunities）」「脅威（Threats）」に分けて現状を把握する手法です。プロジェクト開始前にメンバー全員で意見を出し合えば、今後の進行におけるリスクやチャンスを前もって知ることができます。具体的には「自分たちの得意な作業」「今後直面しがちな課題」などを書き出します。
課題管理表、タスク管理ツール
日々の業務や作業進捗を可視化したい場合、課題管理表やタスク管理ツールが便利です。ExcelやGoogleスプレッドシートを使って「誰が・何を・いつまでにやるか」を管理すると、チーム内の情報共有がスムーズになります。
プロジェクト管理ツール
最近ではClickUpやJootoなど、プロジェクト全体の進行状況を管理しやすいツールが増えています。これらは、進捗の見える化や担当者ごとの作業負荷の確認、さらには分析やレポートの自動作成機能を備えています。こういったツールを使うことで、より手間なく現状分析や課題抽出が可能になります。
次の章に記載するタイトル：分析結果を活かすためのポイント
5. 分析結果を活かすためのポイント
分析結果の共有がカギ
分析を行った後は、その結果を必ず関係者全員と共有することが大切です。たとえば、プロジェクトの進捗状況を示すグラフや、課題点を表にまとめて可視化すると、専門知識がないメンバーでも理解しやすくなります。このように情報を見える化することで、全員が現状を正しく把握し、認識のズレが生まれにくくなります。
課題と改善策の明確化
分析によって明らかになった課題は、なるべく具体的に洗い出しましょう。たとえば「作業の遅れが発生している」と気づいたら、「どの工程で」「なぜ遅れたのか」を全体で検討し、すぐに改善策を話し合うことが効果的です。ここでも柔軟なコミュニケーションが重要になります。
継続的な分析とフィードバック
一度分析して終わりではありません。プロジェクトの進行に合わせて定期的に状況を振り返り、分析⇒改善⇒再分析、というサイクルを回すことが、成果向上に繋がります。たとえば週に一度の定例会で状況確認を行い、問題があればその都度対策を立てるのがおすすめです。
規模や性質に応じた柔軟な対応
大きなプロジェクトでは細かい分析や分業が有効ですが、小規模なプロジェクトではざっくりした確認だけでも効果が出ます。それぞれのプロジェクトに合ったやり方で、分析の「粒度」（どこまで詳しく調べるか）や「手法」を選ぶことが、無理なく成果を出すコツです。
次の章に記載するタイトル: まとめ
6. まとめ
本記事では、プロジェクトマネジメントにおける「分析」の重要性についてご紹介しました。プロジェクトを円滑に進め、最終的な成功に導くためには、「分析」がきわめて重要な役割を果たします。例えば、状況を正確に把握し、課題やリスクを的確に発見すること、分析結果を基に計画や対応策を素早く練ることなどが挙げられます。
様々な分析手法やフレームワークを組み合わせることで、現場ごとに柔軟な対応が可能になります。実際には、難しい専門用語や複雑なツールをすべて使いこなす必要はありません。大切なのは、「今、知りたいことは何か」「どんなリスクが潜んでいるのか」「何を基準に判断するべきか」という素朴な問いを忘れずに向き合うことです。
また、分析結果を活用し、PDCAサイクル（計画・実行・評価・改善）を繰り返し続けることで、プロジェクトの改善点が見えてきます。一度きりの分析ではなく、定期的に立ち止まって現状を見直し、柔軟に計画を修正していくことが、成功への近道です。
プロジェクトマネジメントの現場では多少のトラブルや想定外の出来事は避けられませんが、的確な分析を取り入れることで状況に流されず、着実に目標達成へと歩みを進められます。ぜひ本記事の内容を参考に、日々の業務や新たなプロジェクト運営に活かしてみてください。