はじめに
「プロジェクトマネジメントのフェーズって、具体的にいくつあるの？」
「プロジェクトを任されたけれど、各段階で何をすればいいの？」と迷っていませんか。
目標や納期は決まっていても、最初に何を整理し、いつ計画を立て、どのタイミングで進捗を確認すればよいのか分からないと、次に行う作業を決めにくいですよね。
この記事では、5つのフェーズの役割と各段階でやることを整理します。
プロジェクトマネジメントのフェーズとは？
プロジェクトマネジメントのフェーズとは、プロジェクトの開始から完了までを複数の段階に分け、それぞれで必要な作業や判断を整理して進める考え方です。
基本となる5つのフェーズと、開始から完了までの全体の流れを順に確認していきましょう。
プロジェクトを開始から完了まで段階に分けて管理する考え方
プロジェクトマネジメントのフェーズとは、開始から完了までを複数の段階に分けて管理する考え方です。
各フェーズで行う作業や完了条件を決めておくことで、現在の進行状況や次に行うことを確認しやすくなります。
必要な作業や成果物がそろったら、次のフェーズへ進みます。
基本となる5つのフェーズと全体の流れ
プロジェクトマネジメントは、立ち上げ、計画、実行、監視・コントロール、終結の5つに分けられます。
立ち上げで目的を確認し、計画を立ててから作業を進め、実行中は進捗に合わせて必要な修正を行います。
成果物の完成や承認を確認したら、最後にプロジェクトを終結します。
プロジェクトマネジメントの5つのフェーズ
プロジェクトマネジメントは、立ち上げ、計画、実行、監視・修正、終結の5つのフェーズに分けて進めます。
ここでは、各フェーズで行うことを順番に説明します。
フェーズ1｜立ち上げで目的や実現可能性を確認する
立ち上げでは、プロジェクトの目的を明確にし、実施できる条件がそろっているかを確認します。
必要な予算や人員、期間などを整理したうえで、実現できるかを判断し、プロジェクトを開始するか決めます。
フェーズ2｜計画で目標やスケジュールを具体化する
計画では、達成する目標を決め、完了までに必要な作業や期限を整理します。
それぞれの担当者や作業の順番、開始日・完了日を決め、誰がいつまでに何を行うのかを明確にします。
フェーズ3｜計画に沿ってプロジェクトを実行する
実行では、計画で決めた担当者やスケジュールに沿って作業を進めます。
複数の作業がある場合は、それぞれの順番や開始条件を確認しながら、必要な成果物を完成させていきます。
フェーズ4｜進捗を監視して必要な修正を行う
監視・コントロールでは、各作業の進み具合を確認し、計画との差がないかを確認します。
遅れがある場合は原因や未完了の作業を確認し、必要に応じて担当者や期限を見直します。
フェーズ5｜成果を確認してプロジェクトを終結する
終結では、必要な成果物が完成し、設定した目標を達成できているかを確認します。
関係者から必要な承認を得て、残っている作業がないことを確認したうえでプロジェクトを完了します。
プロジェクトをフェーズに分けて管理するメリット
プロジェクトをフェーズに分けると、各段階で完了させる作業や確認する項目を整理できます。
ここでは、プロジェクトをフェーズに分けて管理する3つのメリットを説明します。
各段階でやるべきことを明確にできる
プロジェクトをフェーズに分けると、各段階で必要な作業や確認事項を整理できます。
担当者も次に何をすべきか判断しやすくなり、完了条件を決めておけば、作業の抜けや確認漏れも防ぎやすくなります。
進捗や問題を把握しやすくなる
フェーズごとに作業の完了状況を確認すると、予定どおり進んでいる作業と遅れている作業を把握できます。
遅れがある場合も、担当者や期限を確認することで、問題が起きている箇所や修正が必要な作業を見つけやすくなります。
次のフェーズへ進む判断がしやすくなる
各フェーズに完了条件を設定しておくと、必要な作業や成果物、承認がそろっているかを確認してから次へ進めます。
不足があればその段階で対応できるため、未完了の作業を残したまま次のフェーズへ進むことを防げます。
フェーズを移行するときに確認するポイント
次のフェーズへ移行する前には、現在のフェーズで予定していた作業が完了しているかを確認する必要があります。
ここでは、フェーズを移行するときに確認する3つのポイントを説明します。
そのフェーズの目的を達成できているか確認する
フェーズを移行する前に、設定した目的を達成できているか確認します。
予定していた作業に未完了のものがあれば対応し、必要な作業がすべて完了してから次のフェーズへ進みます。
必要な成果物や承認がそろっているか確認する
次のフェーズへ進む前に、必要な成果物が完成し、関係者から承認を得ているか確認します。
不足や未承認の項目がある場合は、必要な対応を済ませてからフェーズを移行します。
課題やリスクを残したまま次へ進まない
現在のフェーズで発生した課題やリスクを確認し、必要な対応を行ってから次へ進みます。
すぐに解決できない場合は、対応内容や担当者、期限を決め、対応方法を明確にしておきます。
まとめ
プロジェクトマネジメントでは、開始から完了までを立ち上げ、計画、実行、監視・コントロール、終結の5つのフェーズに分けて進めます。
各フェーズの作業や完了条件を決めておくことで、進捗や次に行うことを確認しやすくなります。
フェーズを移行するときは、目的の達成状況や成果物、承認の有無を確認することが大切です。
課題やリスクにも対応しながら進めることで、作業の抜けや確認漏れを防ぎやすくなります。