目次
はじめに
「プロジェクトマネジメントとは、具体的に何をすること？」
「プロジェクトを任されたけれど、どの順番で進めればいいの？」と迷っていませんか。
新しいシステムの導入や商品開発などで複数のメンバーと仕事を進める場合、担当者や期限を決めただけでは、作業の遅れや認識のずれが発生することがあります。
この記事では、プロジェクトマネジメントの意味や必要な理由、基本的な進め方、成功させるためのポイントを紹介します。
プロジェクトマネジメントとは？
プロジェクトマネジメントとは、決められた目標を達成するために、プロジェクト全体の計画を立て、進捗や課題を管理することです。
ここでは、プロジェクトマネジメントの目的と、プロジェクトで管理する主な対象について説明します。
プロジェクトマネジメントの目的
プロジェクトマネジメントの目的は、設定した目標を期限内に達成できるよう、必要な作業や進捗を管理することです。
開始前に作業内容や担当者、期限を決め、開始後は計画どおり進んでいるかを確認します。
遅れや課題があれば対応しながら、目標達成に向けてプロジェクト全体を調整します。
プロジェクトで管理する主な対象
プロジェクトでは、主にスケジュール、コスト、品質、人員を管理します。
それぞれ作業の期限や予算、品質基準を確認し、計画との差がないかを把握します。
人員についても、作業量や進捗を見ながら担当者の配置を調整し、プロジェクトを進めやすい状態に整えます。
プロジェクトマネジメントが必要な理由
プロジェクトでは、複数の担当者が決められた期間や予算の中で作業を進めるため、目標や進め方が曖昧だと認識のずれや遅れが生じやすくなります。
品質・コスト・納期を継続して確認できるため、決めた条件に沿ってプロジェクトを進めやすくなります。
プロジェクトの目標と進め方を明確にできる
プロジェクトマネジメントを行うと、達成する目標と完了までの進め方を明確にできます。
開始時に成果物や期限を決め、必要な作業ごとに担当者や実施する順序を整理します。
誰が何をいつまでに行うのかを共有できるため、メンバー同士の認識のずれも防ぎやすくなります。
進捗の遅れや問題を早期に把握できる
作業ごとに期限を決めて進捗を確認すると、予定より遅れている作業を早めに把握できます。
問題が発生した場合も、原因を確認して担当者やスケジュールを調整するなど、必要な対応を取れます。
早い段階で対応することで、後の工程への影響も抑えやすくなります。
品質・コスト・納期を管理しやすくなる
プロジェクトマネジメントでは、品質・コスト・納期を計画と照らし合わせながら管理します。
品質基準を満たしているか、予算内に収まっているか、予定どおり完了できるかを確認します。
計画との差を早めに把握して対応することで、決めた条件から大きく外れるのを防ぎやすくなります。
プロジェクトマネジメントの基本的な進め方
プロジェクトマネジメントでは、最初に目的とゴールを明確にし、達成までに必要なタスクやスケジュールを具体化します。
プロジェクトが終了したら、計画どおりに進んだ点や改善が必要だった点を振り返り、次のプロジェクトに活かします。
目的とゴールを明確にする
プロジェクトを始める前に、何のために実施するのかという目的と、最終的に達成するゴールを明確にします。
ゴールは「売上を増やす」だけでなく、達成期限や数値、完成させる成果物まで具体的に決めます。
目的とゴールをメンバーで共有することで、作業を進める際の判断基準をそろえやすくなります。
必要なタスクを洗い出して計画を立てる
ゴールの達成に必要な作業を洗い出し、実行しやすい単位までタスクを分けます。
それぞれの開始日と完了日を決め、作業の順序や前後関係を整理してスケジュールを作成します。
必要なタスクと期限を明確にすることで、何をいつまでに進めるのかを把握できます。
メンバーの役割と担当を決める
タスクごとに担当者を決め、各メンバーが受け持つ作業を明確にします。
その際は、必要なスキルや作業量を確認し、特定のメンバーに負担が集中しないように調整します。
担当をメンバー間で共有しておけば、作業の漏れや重複も防ぎやすくなります。
進捗を確認して課題やリスクに対応する
プロジェクトの実行中は、各タスクの予定と実績を比べながら進捗を確認します。
遅れや課題があれば原因と影響を確認し、スケジュールの変更など必要な対応を行います。
今後起こりそうなリスクについても、あらかじめ対応方法を考えておくことが大切です。
プロジェクト終了後に振り返る
プロジェクトが終了したら、当初の計画と実際の結果を比べて振り返ります。
予定どおり進んだ点と、遅延や予算超過など改善が必要だった点を確認し、その原因を整理します。
振り返った内容を記録しておくことで、次のプロジェクトの計画や進め方に活かせます。
プロジェクトマネジメントを成功させるポイント
プロジェクトを計画どおりに進めるには、タスクの担当者や期限、現在の進捗を見える状態にしておくことが重要です。
予定と実際の状況にずれが生じた場合は、当初の計画に固執せず、タスクやスケジュールを必要に応じて修正します。
タスクと進捗を見える化する
プロジェクトでは、タスクごとに担当者と期限を設定し、現在の進捗を確認できる状態にします。
未着手・進行中・完了などに分けて管理すると、どのタスクが予定どおり進んでいるか把握しやすくなります。
管理表やツールで共有することで、作業漏れや確認の遅れも防ぎやすくなります。
メンバー間でこまめに情報共有する
メンバー間では、各タスクの進捗や変更点をこまめに共有します。
情報共有が遅れると、変更の影響を受けるメンバーの作業にもずれが生じる可能性があります。
進捗確認の場や共有ツールを決め、同じ状況を確認しながら進められるようにしましょう。
問題や遅れを早めに把握して対応する
各タスクの予定と実績を確認し、問題や遅れがあれば早めに原因と影響を確認します。
対応が遅れると、後の作業にも影響してプロジェクト全体の納期がずれる可能性があります。
必要に応じて担当者や作業順序、期限を調整し、影響が広がる前に対応しましょう。
計画に固執せず必要に応じて修正する
予定と実際の状況にずれが生じた場合は、当初の計画に固執せず、必要に応じて見直します。
進捗や課題を確認しながら、タスクの内容や担当者、スケジュールを調整します。
状況に合わせて計画を修正することで、目標達成に向けて無理なく進めやすくなります。
プロジェクトマネジメントに必要なスキル
プロジェクトマネジメントでは、計画を立てるだけでなく、実行中の進捗を確認し、必要な対応を取るためのスキルが求められます。
発生した課題を解決する力や、起こり得るリスクを事前に予測して対策を考える力も求められます。
計画・進捗を管理するスキル
プロジェクトマネジメントでは、必要なタスクを整理し、担当者や期限を設定するスキルが必要です。
実行中は予定と実績を比べながら、計画どおりに進んでいるかを確認します。
遅れがあれば原因を把握し、担当者や期限、作業順序を調整しながら進めます。
コミュニケーションスキル
プロジェクトでは、メンバーや関係者に必要な情報を伝え、認識をそろえる力が求められます。
進捗や変更点、発生した問題を共有し、誰が何を対応するのかを明確にします。
相手の報告や意見にも耳を傾けることで、認識のずれによる作業ミスを防ぎやすくなります。
課題を発見して解決するスキル
プロジェクトを進める中では、予定と実績の差や作業上の問題から、課題を見つけるスキルが必要です。
課題が見つかったら原因や影響する範囲を整理し、必要な対応を決めます。
対応後も状況を確認し、課題が解消されたかまで見届けることが大切です。
リスクを予測して対応するスキル
プロジェクトでは、遅延やコスト超過など、起こり得るリスクを事前に考えておくことも大切です。
発生する可能性や影響の大きさを確認し、優先して対応するリスクを決めます。
あらかじめ対応方法を考えておけば、実際に問題が起きたときもスムーズに動きやすくなります。
プロジェクトマネジメントの代表的な手法
プロジェクトマネジメントでは、タスクの整理やスケジュール管理、進捗確認などの目的に応じて複数の手法を使います。
PMBOKは個別の管理ツールではなく、プロジェクトマネジメントに関する考え方や知識を体系的に整理したものです。
WBS｜必要なタスクを分解する
WBSは、プロジェクトの成果物や作業を細かく分けて整理する手法です。
最終的な成果物から必要な作業を段階的に分け、担当者や期限を決められる単位まで具体化します。
必要なタスクを一覧にすることで、作業の抜けや重複も見つけやすくなります。
ガントチャート｜スケジュールと進捗を見える化する
ガントチャートは、各タスクの開始日と終了日を横棒で示し、スケジュールを見える化する手法です。
タスクの実施期間や前後関係を並べることで、いつ、どの作業を進めるのかを確認できます。
実際の進捗も記録すれば、予定より遅れているタスクを把握しやすくなります。
PERT｜タスクの順序と所要時間を整理する
PERTは、プロジェクトに必要なタスクの順序や所要時間を整理する手法です。
各タスクの前後関係をつなげることで、どの作業が終われば次に進めるのかを明確にします。
所要時間も設定することで、プロジェクト完了までの工程を把握しやすくなります。
CCPM｜重要な工程と余裕時間を管理する
CCPMは、タスクの前後関係や必要な人員を考慮しながら、プロジェクト全体の工程を管理する手法です。
各タスクに余裕を持たせるのではなく、余裕時間をまとめてバッファとして管理します。
バッファの消費状況を見ることで、遅れがプロジェクト全体に与える影響を把握しやすくなります。
PMBOK｜プロジェクトマネジメントの知識体系を理解する
PMBOKは、プロジェクトマネジメントに必要な考え方や知識を体系的にまとめたガイドです。
計画や実行、進捗管理、リスクへの対応など、プロジェクトを進めるうえで必要な知識を幅広く学べます。
個別の管理手法ではなく、プロジェクトマネジメント全体を理解するために活用されます。
まとめ
プロジェクトマネジメントとは、設定した目標を達成するために、必要なタスクや担当者、期限を決め、進捗や課題を管理しながらプロジェクトを完了まで進める取り組みです。
基本的には、目的とゴールを明確にしたうえでタスクとスケジュールを整理し、役割分担を決めて実行しながら進捗を確認します。
プロジェクトを計画どおりに進めるには、タスクと進捗を見える化し、メンバー間で情報を共有するとともに、問題や遅れが発生した段階で対応することが重要です。
WBSやガントチャート、PERT、CCPMなども目的に応じて活用し、計画と実際の状況を比較しながら必要な修正を行いましょう。