目次
はじめに
「プロジェクトマネジメントは、何から始めればいいの？」
「担当者になったけれど、進捗や期限をどう管理すればいいの？」と迷っていませんか。
プロジェクトを任されると、最初に目的や作業を整理し、担当者や期限を決めたうえで進捗を確認する必要がありますが、途中で作業が遅れたり、予定外の問題が発生したりすると、次に何をすればよいのか判断しにくくなりますよね。
この記事では、プロジェクトマネジメントの基本的な考え方から、開始から完了までの流れ、管理するときに確認したいポイントまで整理します。
プロジェクトマネジメントとは？
プロジェクトマネジメントを理解するには、まず何を管理し、どのように目標達成を目指すのかを押さえる必要があります。
ここでは、プロジェクトマネジメントの基本的な意味と、プロジェクトと通常業務の違いについて説明します。
プロジェクトマネジメントは目標達成までの計画と管理を行うこと
プロジェクトマネジメントとは、目標を達成するために必要な作業や担当者、期限、予算などを計画し、進行状況を管理することです。
開始後は進捗や課題を確認し、計画との差が生じた場合は必要に応じて対応します。
計画と見直しを繰り返しながら、期限内に成果物を完成させ、目標の達成を目指します。
プロジェクトと通常業務にはどのような違いがある？
プロジェクトは、特定の目標を達成するために行われ、成果物の完成や目標の達成によって終了する一時的な取り組みです。
一方、通常業務は、決められた業務を継続し、日常の事業活動を維持することを目的とします。
プロジェクトには開始と終了がありますが、通常業務は同じ業務を継続する点が大きな違いです。
プロジェクトマネジメントは5つの流れで進める
プロジェクトマネジメントは、目的や成果物を決めて終わりではなく、計画を立て、実行しながら進捗や課題を確認し、必要に応じて計画を修正していきます。
ここでは、プロジェクトマネジメントを進める5つの基本的な流れについて説明します。
立ち上げで目的・成果物・関係者を明確にする
立ち上げでは、プロジェクトで達成する目的と、完成させる成果物を明確にします。
あわせて、発注者や担当者、意思決定を行う人などの関係者を確認し、誰が何を目指して進めるのか認識をそろえます。
計画でスケジュール・コスト・体制を決める
計画では、成果物の完成に必要な作業を整理し、それぞれの期限を決めます。
必要な予算や人員、担当者の役割も設定し、誰が何をいつまでに行うのか分かるようにしておきます。
実行しながら進捗・品質・課題を管理する
実行では、計画に沿って作業を進めながら、進捗や成果物の品質を確認します。
作業の遅れや不具合などが発生した場合は、影響する範囲を確認し、必要な対応を行います。
監視・コントロールで計画との差を修正する
監視・コントロールでは、実際の進捗やコスト、品質を計画と比べ、差がないか確認します。
予定より作業が遅れている場合などは、担当者や作業順序、期限を見直し、プロジェクトへの影響を抑えます。
終結で成果を確認しプロジェクトを完了する
終結では、完成した成果物が要件を満たしているか、目的を達成できたかを確認します。
成果物の引き渡しや関係者への確認を行い、残っている作業や課題がなければプロジェクトを終了します。
プロジェクトマネジメントで管理する主な項目
プロジェクトを計画どおり進めるには、作業範囲やスケジュールだけでなく、コストや品質、リスク、関係者との情報共有なども継続して管理する必要があります。
ここでは、プロジェクトマネジメントで管理する主な項目について説明します。
スコープを管理してやること・やらないことを明確にする
スコープ管理では、プロジェクトで実施する作業と、実施しない作業を明確にします。
途中で新しい要求が追加された場合は、現在のスコープに含まれるかを確認し、対象外であれば作業量や納期への影響を踏まえて判断します。
スケジュールを管理して期限までの進行を確認する
スケジュール管理では、作業ごとに開始日と期限を設定し、予定どおり進んでいるかを確認します。
遅れている作業がある場合は、後続作業や全体の期限への影響を確認し、必要に応じて作業順序や担当者などを調整します。
コスト・品質・リスクを管理して計画との差を抑える
コスト管理では予算と実際の支出を比較し、品質管理では成果物が決められた要件を満たしているかを確認します。
リスク管理では、起こり得る問題とその影響を事前に整理し、必要な対応を準備しておきます。
メンバーや関係者との情報共有を管理する
情報共有では、プロジェクトの進捗や課題、変更内容などを、必要なメンバーや関係者へ適切なタイミングで伝えます。
重要な決定事項や変更内容は記録に残し、関係者が同じ情報を確認できる状態にしておくことが大切です。
プロジェクトマネジメントを実務で進める基本
プロジェクトマネジメントを実務で行う際は、最初に目標を明確にしたうえで、必要な作業や担当者、期限を具体的に決めることが重要です。
ここでは、プロジェクトマネジメントを実務で進める基本的な方法について説明します。
最初に目的とゴールを明確にする
プロジェクトを始める前に、何を達成するのか、いつまでに何を完成させるのかを具体的に決めます。
目的とゴールを明確にしておくことで、必要な作業や優先順位を判断しやすくなります。
作業を細かく分けて担当と期限を決める
プロジェクト全体の作業を、担当者と期限を設定できる単位まで細かく分けます。
それぞれ誰が担当し、いつまでに完了させるのかを決めておくことで、進み具合を確認しやすくなります。
進捗・課題・リスクを定期的に確認する
プロジェクト開始後は、各作業が予定どおり進んでいるかを定期的に確認します。
現在の課題や今後考えられるリスクもあわせて確認し、遅れや問題の兆候を早めに把握することが大切です。
H計画どおりに進まないときは早めに修正する
計画と実際の進み方に差が生じた場合は、原因やプロジェクトへの影響を確認します。
そのうえで作業の順序や担当者、期限などを見直し、全体への影響が広がる前に調整します。
プロジェクトマネジメントの入門でまず押さえるポイント
プロジェクトマネジメントを始める際は、管理項目をすべて完璧に整えることよりも、プロジェクトの目的を確認し、重要な作業から優先して管理することが大切です。
ここでは、プロジェクトマネジメントの入門段階でまず押さえておきたいポイントを説明します。
すべてを完璧に管理するより目的と優先順位を意識する
プロジェクトマネジメントでは、すべてを細かく管理するのではなく、まずプロジェクトの目的を確認します。
そのうえで、納期や成果物など目標の達成に大きく関わる作業を優先し、限られた時間や人員を効率よく使うことが大切です。
計画・実行・確認・修正を繰り返すことが重要
プロジェクトでは、最初に立てた計画どおりに進めるだけでなく、実行しながら進捗や課題を確認します。
計画との差があれば作業や期限を見直し、状況に合わせて調整しながら進めることが大切です。
まとめ
プロジェクトマネジメントとは、目標を達成するために、作業・担当者・期限・コスト・品質などを計画し、進行状況を確認しながら必要に応じて調整する取り組みです。
基本的な流れは、立ち上げ、計画、実行、監視・コントロール、終結の5段階で、プロジェクトの状況に合わせて計画を修正しながら進めます。
また、スコープやスケジュール、コスト、品質、リスク、情報共有などを管理し、計画との差を早めに把握することも重要です。
初めてプロジェクトマネジメントに取り組む場合は、すべてを完璧に管理しようとせず、目的と優先順位を明確にして、計画・実行・確認・修正を繰り返すことから始めましょう。