目次
プロジェクトマネジメント計画書とは？基礎知識と活用できるテンプレート徹底解説
プロジェクトマネジメント計画書とは何か？
プロジェクトマネジメント計画書は、プロジェクトを成功させるために必要な計画や管理手法を設定する、いわば「設計図」です。この計画書により、プロジェクトで何を達成したいのか、そのために誰がどんな役割を担うのか、何に気をつければよいのかを明確にできます。例えば、新しい製品を作るプロジェクトの場合、いつまでにどんな製品をどのくらいのコストで作るか、問題が起きたときの対応方法を含め、すべて計画書に記載します。
どんな場面で役立つか
この計画書が役立つのは、社内の大きな開発プロジェクトや、チームで仕事を進めるような場面です。関係者が多かったり、工程が複雑なほど、計画書があると進捗や役割分担が分かりやすくなります。仮に途中でトラブルが起きても、事前に対策を書いておけば迅速な対応につながります。また、計画書を振り返ることで、次回プロジェクトに知識や経験を活かせます。
活用できるテンプレートの特徴
テンプレートは、プロジェクトマネジメント計画書を初めて作る方でも分かりやすいように、必要な項目があらかじめまとまっています。項目としてよく含まれるのは「目的・目標」「スケジュール」「予算」「リスク」「チーム構成」といった部分です。こうしたテンプレートを使えば、書き方に迷うことなく、抜け漏れのない計画書を短時間で作成できます。具体的なひな形やサンプルは、インターネット上で無償配布されているものも多く、すぐに使い始めることができます。
次の章では、プロジェクト計画書の概要と、その大切な役割について詳しくご説明します。
プロジェクト計画書の概要と重要性
プロジェクト計画書とは何か
プロジェクト計画書は、その名のとおり、プロジェクトをどのように進めていくのかをまとめた重要な文書です。計画書には、目標や達成すべき成果物（たとえば新しいシステムや商品）、全体のスケジュールや予算、使う人員や資源、起こりそうなリスク（トラブルの種）などを明確に記載します。イメージとしては、登山に出かけるときの「登山計画書」のようなもので、どこを目指すのか、何を持って行くのか、どんな危険がありそうかを事前に整理しておく役割を果たします。
計画書が果たす役割
プロジェクト計画書は、単なる作業リストやスケジュール表とは異なります。この文書があることで、プロジェクトに関わるすべての人が“どこを目指しているのか”“何をいつまでに準備するのか”など、共通認識をもつことができます。たとえば、納期が決まっているプロジェクトで、急なトラブルが発生した場合でも、計画書を見返せば、「何を優先しなければいけないか」「どの工程を調整すればいいか」など、判断しやすくなります。また、計画書自体が話し合いの材料にもなるため、意見の食い違いを防ぎ、スムーズなコミュニケーションがとれます。
トラブル時や完了後の効果
計画書はプロジェクトの進行に役立つだけでなく、何か問題が起こった時にも助けになります。計画時点とのズレや課題を明らかにしたり、どう修正するか考えたりする際は、計画書が基準になります。また、プロジェクト終了後に振り返りを行うときも、この計画書が“記録”として活躍します。「どこがうまくいき、どこで苦労したか」を残すことで、次回の似たプロジェクトの参考資料や、組織全体のノウハウ集めにもつながります。
次の章では、プロジェクト計画書にどんな項目を書くのか、主な記載内容について詳しくご紹介します。
プロジェクト計画書の主な記載項目
プロジェクト計画書は、プロジェクトを円滑に進めるための大切な指針となる文書です。この章では、一般的に記載される主な項目について分かりやすくご紹介します。具体的な例も交えて、それぞれの内容がどのようなものかイメージしやすく解説します。
1. プロジェクト概要
プロジェクトの目的・背景・目標、そしてプロジェクトで扱う範囲（スコープ）をまとめます。たとえば、「新商品の開発」なら、なぜ開発が必要なのか、達成したい売上や発売時期、どこまでの機能を作るのか、などを明確に書きます。
2. スコープ管理計画
プロジェクトでやること、やらないことを明確にします。たとえば「商品の試作品は作るが、量産はしない」といった線引きを記載します。これにより、後で“やるやらない”のトラブルを防ぎます。
3. スケジュール管理計画
作業の進め方や日程を決めます。主な工程とそれぞれの締め切り、全体のスケジュール表（ガントチャートなど）を作って関係者と共有します。
4. コスト管理計画
必要となる資金や予算、費用の管理方法をまとめます。例えば「予算は500万円まで」「月ごとに進捗とコストをチェックする」など、予算超過を防ぐためのルールを記載します。
5. 品質管理計画
求める品質の基準やチェック方法を決めます。「完成品はテストを通過したもののみ納品する」「外部評価も導入する」など、具体的な確認手順や基準を決めて記載します。
6. リソース管理計画
必要な人員や設備、材料などのリソースを管理する方針を示します。たとえば「開発担当は5名、デザイナーは1名」「必要機材は社内で調達」など、具体的に誰が何を担当するかが分かるように書きます。
7. コミュニケーション管理計画
プロジェクト関係者同士で情報をどう共有するかを決めます。「週1回の定例ミーティング実施」「進捗はメールで報告」など、情報伝達のルールや頻度を明記します。
8. リスク管理計画
予想される課題やトラブルと、その対策を書き出します。「納期遅れのリスクがある場合、予備の日程を確保する」「新しい技術に依存する部分は事前調査する」など、事前にリスクを洗い出し、どう対応するかを記載します。
9. 調達管理計画
外部から商品やサービス、部品などを調達する場合の手順や基準をまとめます。たとえば「必要な部品は3社から見積もりを取る」「契約内容については法務部が確認する」などが挙げられます。
10. ステークホルダー管理計画
プロジェクトに関わる人々（経営層、顧客、協力会社など）への対応方針や連絡方法などを記載します。「重要な決定事項は経営層に事前報告する」など、協力や理解を得るための工夫が大切です。
これらの項目を押さえてプロジェクト計画書を作成することで、誰が見てもプロジェクトの全体像や流れ、注意点が分かり、トラブルを防ぎやすくなります。
次の章では、実際に使えるプロジェクト計画書のテンプレートについてご紹介します。
実際に使えるプロジェクト計画書のテンプレート
1. テンプレートの主な形式
プロジェクト計画書を作成する際、どのようなツールを使うかでテンプレートの形が大きく異なります。それぞれの形式が持つ特徴を理解して、自分のプロジェクトやチームに合ったものを選びましょう。
Word形式
Word形式は文章を中心とした構成で、各項目を丁寧に記述できます。全体像や背景、リスクや体制などもじっくり説明したい現場でよく利用されます。たとえば、文章で「プロジェクトの目的」や「目標」を詳細にまとめられるのがポイントです。
Excel形式
Excel形式はガントチャートや進捗管理シートを作成するのに便利です。作業項目ごとに期限や担当者を一覧管理したいとき、小さな改善点を随時加えたいときなどに向いています。たとえば、「作業内容」「開始日」「終了日」「担当者」などを一行ずつ記録して、納期を見える化できます。
PowerPoint形式
PowerPoint形式は、プロジェクト進捗報告や関係者向けの説明資料として使うと効果的です。要点をシンプルなスライドにまとめ、視覚的に伝えやすいのが特徴です。特に、チーム外の方や経営層への報告時におすすめです。
2. テンプレートに盛り込むべき主な要素
テンプレートを作成・活用するときは、以下の主な要素を必ず記載しましょう。
- プロジェクト名・概要：プロジェクトの背景や目的
- スコープ：プロジェクトで扱う範囲、対象
- 目標・KPI：具体的な到達点や評価指標
- 体制・リソース：メンバー構成や外部協力先など
- スケジュール・マイルストーン：期限や重要な節目
- コスト見積：必要な資金や予算配分
- リスクと対策：考えられるトラブル例と備え
- コミュニケーション計画：会議や報告タイミング、連絡手段
- その他（承認フロー、変更管理ルール、調達・契約関連）：計画変更や発注のルールなど
それぞれの要素については、一般的なサンプルを参考にしつつ、ご自身のプロジェクトの実情に合わせて追加・削除してください。
3. 主なテンプレートの入手・カスタマイズ方法
プロジェクト管理の観点で広く利用されているのが、Microsoft公式テンプレートやIPA（情報処理推進機構）のサンプル、国際的な基準であるPMBOKガイドに準拠したものです。これらのテンプレートを組み合わせながら、自分の管理しやすい形にカスタマイズする方が多くなっています。
特定の形式やサンプルの長所・短所を比較してみると、何を重視すべきか見えてきます。たとえば、文章で詳細まで正確に残したい場合はWord形式、進行状況を一覧で管理したい場合はExcel形式といった使い分けがポイントです。
次の章では、テンプレートをさらに有効活用するためのポイントや注意点について解説します。
テンプレート活用のポイント・注意点
テンプレートはあくまで出発点
テンプレートは、プロジェクト計画書を作成する上での便利な出発点です。しかし、そのまま全てのプロジェクトに当てはめるのは避けましょう。内容をプロジェクトの規模や特性に応じて調整することが大切です。たとえば、開発プロジェクトでは「品質管理」の項目を追加したり、小規模プロジェクトでは詳細な項目を簡潔にまとめることが効果的です。
ステークホルダーの意見を早めに集約する
計画作成の早い段階で関係者（ステークホルダー）の意見や要望を確認しておくことが重要です。関係者同士の認識の違いが後から大きな問題につながることがあるため、初期段階でしっかりと意見をまとめておきましょう。
リスク管理を丁寧に
テンプレートには「リスク管理」欄が含まれている場合が多いですが、単にリストを埋めるだけでなく、リスクが現実化した場合の対応策まで具体的に記載しましょう。予想外の事態にも慌てず対処できる体制作りが大切です。
KPIや進捗管理の仕組みを明確にする
計画書にKPI（重要業績評価指標）や進捗管理のルールを明確に記載することで、プロジェクト全体の見通しや課題がわかりやすくなります。例えば、月次で進捗を確認する日を設定したり、達成すべき目標数値を具体的に示しておくと、メンバー全員で進行状況を把握しやすくなります。
ファイル管理・共有方法にも配慮しよう
ExcelやWordで作成したファイルは手軽に管理できますが、複数人で編集したい場合やバージョン管理したい場合には、Google ドライブやDropbox、あるいは専用のプロジェクト管理ツール（例：BacklogやRedmineなど）の活用がおすすめです。これにより、最新情報をチーム全体でリアルタイムに共有でき、情報の行き違いを防ぐことができます。
次の章に記載するタイトル：無料テンプレート・サンプルの入手先
無料テンプレート・サンプルの入手先
1. Microsoft公式テンプレートの活用
Microsoftの公式サイトでは、Word、Excel、PowerPointなど形式別に多くのプロジェクト計画書用テンプレートが無料で公開されています。たとえば、Excelで作られたスケジュール表やガントチャートは、入力するだけでプロジェクトの計画が立てやすくなります。また、Word形式のシンプルな計画書のテンプレートを使えば、自社用にカスタマイズもしやすいです。これらのテンプレートは、Microsoft Officeのテンプレート集やOfficeアプリの中から「プロジェクト」や「計画書」で検索すると入手できます。
2. システム開発会社やコンサル系サイトの本格派テンプレート
PMBOK（プロジェクトマネジメントの国際的な標準）をベースにした計画書テンプレートを提供しているシステム開発会社やコンサルティング会社のサイトもあります。具体的には、工程表やリスク管理表、体制図など、より詳細かつ実践的な項目が盛り込まれているものです。プロジェクトの規模が大きい場合や、組織で標準的な進め方を整えたい場合には、これらの専門的なテンプレートが便利です。
3. 情報サイトや個人ブログからノウハウごと入手
プロジェクト計画書を扱う情報サイトや個人ブログでは、テンプレートだけでなく、作成方法やポイント、運用のコツなどもまとめて紹介されています。たとえば「プロジェクト計画書の書き方」「失敗しないテンプレートの選び方」など、実際にプロジェクトを経験した人の視点を交えた解説記事が多く、「どう書けば実用的か」「何に注意すればよいか」まで理解できます。知識が浅い段階でも安心して使える内容です。
4. テンプレート入手時の注意点
テンプレートをダウンロードするときは、配布元が信頼できるかどうかにも注意しましょう。公式サイトや専門企業のものは安心して使えますが、個人のブログなどの場合はウイルスチェックやライセンスの有無も確認してください。テンプレートは配布規約の範囲内で、必要に応じて自社ルールにアレンジして活用しましょう。