目次
はじめに
「説明しているつもりなのに、相手から『結局何が言いたいの？』と聞き返されてしまう」
「会議や報告で話がまとまらず、うまく伝えられなかったと後から後悔してしまう」と悩んでいませんか。
仕事で上司へ報告するときや取引先へ説明するとき、頭の中では内容が分かっていても、言葉にした瞬間に話が長くなったり、要点が伝わらなかったりして、自信をなくしてしまうこともあるでしょう。
この記事では、伝える力を鍛える具体的なトレーニング方法や、仕事で相手に伝わりやすくなる話し方のコツを順を追って解説します。
伝える力とは？
この章では、「伝える力」とは具体的にどのような力を指すのかを整理しながら、なぜ仕事や日常生活で重要とされるのかを解説します。
また、「話が上手な人」と「相手に伝わる人」の違いや、伝える力が求められる理由についても順番に見ていきましょう。
基礎を理解しておくことで、このあと紹介する伝える力を鍛える方法も実践しやすくなります。
伝える力の意味とは
伝える力とは、自分の考えや依頼を相手が正しく理解し、その内容に沿って行動できる状態まで届ける力です。
何を伝えるかだけでなく、どの順番で、どの言葉を使えば分かりやすいかを考えて伝えることも含まれます。
相手が迷わず理解し、期待した行動につながるように伝えられることが、伝える力の意味です。
話が上手な人と伝わる人の違い
話が上手な人は、言葉選びや話し方で相手を引きつけることが得意な人です。
一方で、伝わる人は、相手が理解しやすい順番で必要な情報を伝え、迷わず行動できる状態を作ります。
伝える力では、話のうまさよりも、相手が正しく理解して行動できるかどうかが大切です。
なぜ伝える力が重要なのか
伝える力があると、自分の考えや依頼が正しく伝わり、相手が迷わず行動しやすくなります。
伝え方が曖昧だと認識の違いや伝え直しが増えますが、結論や必要な情報を分かりやすく伝えられれば、仕事や日常のやり取りをスムーズに進められます。
伝える力が不足している人によくある特徴
伝える力を高めるためには、まず「なぜ相手に伝わりにくくなっているのか」を知ることが大切です。
ここでは、伝える力が不足している人によく見られる特徴を紹介するので、自分に当てはまるものがないか確認してみましょう。
話が長く結論が見えない
話が長く結論が見えない人は、伝えたい内容よりも経緯や細かな情報から話し始める傾向があります。
そのため、相手は何を伝えたい話なのか分からないまま聞き続けることになり、内容を理解するまで時間がかかります。
話す順番が整理されていないことが、伝える力が不足している特徴の一つです。
相手目線で話せていない
相手目線で話せていない人は、自分が知っている情報を前提に説明を進めてしまうため、相手が内容についていけなくなることがあります。
必要な説明を省いたり、専門用語をそのまま使ったりすると、意図した内容が正しく伝わりません。
相手が理解できる言葉や情報量を意識できていないことが、伝える力が不足している特徴です。
伝えたつもりになっている
伝えたつもりになっている人は、自分が話したことで説明は終わったと考え、相手が理解できたかを確認していません。
そのため、内容を誤解したまま作業を進めたり、意図とは違う行動につながったりすることがあります。
相手の理解まで確認できていないことが、伝える力が不足している特徴です。
情報を詰め込みすぎている
情報を詰め込みすぎている人は、一度に多くの内容を伝えようとして、重要な情報と補足情報を分けられていません。
そのため、相手は何を優先して理解すればよいのか分かりにくくなります。
伝える内容を整理せずに話してしまうことが、伝える力が不足している特徴です。
伝える力を鍛えるトレーニング方法7選
伝える力は、生まれつきの才能ではなく、日々の練習によって少しずつ身につけられるスキルです。
ここでは、今日から取り組める伝える力を鍛えるトレーニング方法を7つ紹介します。
①結論から話す練習をする
結論から話す習慣をつけると、相手は最初に話の目的を理解できるため、その後の説明も整理しながら聞きやすくなります。
普段の会話や報告では、最初の1文で結論を伝え、そのあとに理由や詳細を続けることを意識しましょう。
この順番を繰り返すことで、分かりやすく伝える力が少しずつ身につきます。
②PREP法と5W1Hで話を整理する
PREP法と5W1Hを使うと、伝えたい内容を順序立てて整理しやすくなります。
PREP法は「結論・理由・具体例・結論」の流れで話し、5W1Hは「いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのように」を確認して情報の抜け漏れを防ぐ方法です。
話す前にこの2つを意識すると、伝わりやすい説明ができるようになります。
話を整理する方法をさらに詳しく知りたい方は、PREP法の使い方や具体例をまとめた記事も参考にしてください。
▶PREP（プレップ）法とは？結論→理由→具体例→結論で伝える話し方を解説
③相手に合わせて言い換える練習をする
相手に合わせて言葉を選ぶと、内容が伝わりやすくなります。
専門用語や略語はそのまま使わず、相手が理解しやすい言葉に言い換えることを意識しましょう。
相手に合わせて説明する習慣がつくと、聞き返される場面も少なくなります。
④1分で要約する習慣をつける
1分で要約する習慣をつけると、本当に必要な情報だけを選んで話せるようになります。
ニュースや本、会議の内容を60秒以内でまとめる練習を続けることで、要点を整理する力が身につきます。
短い時間でも分かりやすく伝える力を鍛えたい人におすすめです。
要約のコツを身につけると、短時間でも伝わりやすく話せるようになります。
▶要約とは？意味ややり方を具体例付きでわかりやすく解説
⑤相手の反応を確認しながら話す
相手の反応を見ながら話すと、理解できていないまま説明を進めることを防げます。
途中で「ここまでで大丈夫ですか」と確認すると、分かりにくい部分をその場で補いやすくなります。
相手の理解を確かめながら話すことも、伝える力を高める大切なポイントです。
⑥自分の話を録音して振り返る
自分の話を録音して聞き返すと、話し方の癖や改善点を客観的に確認できます。
結論が最初に伝わっているか、同じ内容を繰り返していないかを意識して聞いてみましょう。
振り返りを続けることで、伝わりやすい話し方が身につきます。
話す前に考えを整理する力も高めたい方は、論理的な文章の組み立て方も参考になります。
ロジカルライティングとは？意味・書き方・実践例まで初心者向けにわかりやすく解説
⑦本や記事の内容を説明する練習をする
本や記事を読んだあとに内容を説明する練習をすると、情報を整理して伝える力が身につきます。
結論と重要な内容だけを選び、1〜2分で自分の言葉で説明してみましょう。
この習慣を続けることで、要点を分かりやすく伝えられるようになります。
仕事ですぐ使える伝える力の実践テクニック
伝える力は、ちょっとした話し方の工夫を取り入れるだけでも、相手に伝わりやすさが大きく変わります。
特に仕事では、分かりやすく伝えることで認識のズレや確認の手間を減らし、やり取りをスムーズに進めやすくなります。
ここでは、仕事ですぐ実践できる伝える力のテクニックを具体的に紹介します。
相手が知りたいことから話す
相手が知りたいことから話すと、必要な情報をすぐに理解してもらいやすくなります。
仕事では、まず結果や期限、対応が必要かどうかを伝え、そのあとで理由や経緯を説明しましょう。
相手が最初に知りたい情報を優先することが、伝わりやすい話し方につながります。
一文を短くする
一文を短くすると、相手は内容を区切りながら理解しやすくなります。
一つの文には一つの内容を入れ、「そして」「しかし」などで長くつなげすぎないことを意識しましょう。
短い文で順番に伝えることで、要点が伝わりやすくなります。
具体例を使って説明する
具体例を交えて説明すると、相手は内容をイメージしやすくなります。
伝わりにくい内容は、実際の場面や行動を一つ示してから要点を伝えると理解が深まります。
具体例を上手に取り入れることで、説明が分かりやすくなります。
専門用語を使いすぎない
専門用語を使いすぎると、相手が内容を理解しにくくなることがあります。
相手が知らない言葉は、普段使う言葉に言い換えるか、最初に意味を説明してから使いましょう。
相手に合わせて言葉を選ぶことが、伝わる説明のポイントです。
伝えた後に認識を確認する
伝えた後に認識を確認すると、内容が正しく伝わっているかをその場で確かめられます。
説明が終わったら、「認識は合っていますか」などと一度確認し、理解にずれがないかを見てみましょう。
最後まで確認することで、認識違いや手戻りを防ぎやすくなります。
伝わらない話し方のNG例と伝わる話し方のOK例
伝える力を身につけるには、良い話し方を知るだけでなく、伝わりにくい話し方との違いを理解することも重要です。
ここでは、伝わらない話し方と伝わる話し方を比較しながら、実践で意識したいポイントを確認していきましょう。
伝わらない話し方のNG例
伝わらない話し方には、結論が最後まで出てこない、一文が長い、専門用語を説明せずに使うといった特徴があります。
このような話し方では、相手は話の目的や大切な内容を理解しにくくなります。
仕事では、相手が迷わず理解できる順番や言葉を意識して話すことが大切です。
伝わる話し方のOK例
伝わる話し方では、最初に結論を伝え、そのあとに理由や必要な情報を順番に説明します。
一文を短くし、相手に合わせた言葉を選ぶことで、内容が伝わりやすくなります。最後に認識を確認する習慣をつけると、理解のずれも防ぎやすくなります。
まずはこのトレーニングから始めよう
「何から始めればよいのか分からない」という場合は、難しいトレーニングに取り組む必要はありません。
ここでは、初心者でも無理なく取り組めるおすすめの練習順を紹介します。
初心者におすすめの練習順
初心者は、最初に結論から話すことを意識し、そのあとにPREP法で話を整理する練習へ進むのがおすすめです。
話の流れを整えられるようになったら、1分で要約する練習や相手に合わせて言い換える練習を取り入れてください。最後に、自分の話を録音して振り返ることで、改善点を客観的に確認できます。
この順番で進めると、一つずつ身につけながら伝える力を鍛えられます。
まとめ
伝える力は、話すことが得意かどうかではなく、相手が理解し、迷わず行動できるように伝える力です。
難しい話し方を身につける必要はなく、結論から話すことや、相手に合わせて言葉を選ぶことを意識するだけでも、伝わりやすさは少しずつ変わっていきます。
最初から完璧に話そうとする必要はありません。
まずは一つの会話や報告で「結論を先に伝える」「相手の反応を確認する」といった小さな工夫から始めてみましょう。
その積み重ねが、仕事でも日常でも、相手に伝わる話し方につながっていきます。