目次
はじめに
「会社でプレゼンを任されたけれど、何から準備すればいいの？」
「人前で話すのが苦手だから、失敗したらどうしよう」と不安を感じていませんか。
入社して間もない頃や異動後など、突然プレゼンを任されることは珍しくありません。資料は作れたものの、話し方に自信が持てなかったり、緊張して頭が真っ白になるのではと心配になったりして、準備の手が止まってしまうこともありますよね。
この記事では、会社で初めてプレゼンをする方に向けて、準備の進め方や話し方のコツ、本番を落ち着いて乗り切るためのポイントを順を追ってわかりやすく説明していきます。
会社でプレゼンするときに最初に知っておきたいこと
会社でのプレゼンでは、話し方のテクニックを身につける前に、押さえておきたい基本があります。
ここでは、会社でプレゼンするときに最初に知っておきたい3つのポイントを紹介します。
会社のプレゼンは「うまく話す」より「伝わる」が大切
会社のプレゼンでは、話し方の上手さよりも、聞き手が内容を理解できるかどうかが重要です。
結論を最初に伝え、その後に理由や根拠を説明すると、聞き手は話の流れを追いやすくなります。また、1文を30～50文字程度にまとめ、専門用語を使う場合は簡単な説明を添えると、内容が伝わりやすくなります。
言い回しを飾ることよりも、聞き手が迷わず内容を理解できる話し方を意識することが大切です。
まずはプレゼンの目的を整理する
プレゼンを作り始める前に、「聞き手に何を理解してもらうのか」「説明だけで終えるのか、それとも承認や判断を得たいのか」を明確にしましょう。
目的が決まると、伝える内容や資料に入れる情報を必要なものだけに絞りやすくなります。
最初に目的を整理しておくことで、話の途中で内容がぶれにくくなり、聞き手にも意図が伝わりやすくなります。
誰に向けて話すのかを確認する
プレゼンを始める前に、聞き手が上司なのか、同じ部署の社員なのか、他部署の担当者なのかを確認しますしょう。
聞き手によって、説明する内容の深さや使う言葉は変わるためです。
相手がすでに知っている内容は簡潔にし、初めて聞く内容は用語の説明を加えることで、話の内容を理解してもらいやすくなります。
会社でよくあるプレゼンの場面
会社でプレゼンをする場面は、一つではありません。
求められる内容や伝え方は場面によって異なるため、まずはどのようなプレゼンがあるのかを知っておくことが大切です。
ここでは、会社で特によくあるプレゼンの場面を紹介します。
会議での進捗報告
会議での進捗報告では、現在の進捗状況、完了した作業、今後の予定を順番に説明しましょう。
予定より遅れている場合は、遅れた理由と対応方法、完了予定日まで伝えることで、聞き手が状況を判断しやすくなります。
必要な情報を時系列で整理して話すことで、短い時間でも内容が伝わりやすくなります。
上司への提案プレゼン
上司への提案プレゼンでは、最初に提案内容を伝え、その後に提案する理由や期待できる効果を説明しましょう。
あわせて、必要な費用や作業期間、実施までの流れも示すことで、上司が実行するかどうかを判断しやすくなります。
結論から順番に説明することで、提案の内容が伝わりやすくなります。
社内共有や説明のプレゼン
社内共有や説明のプレゼンでは、最初に共有する内容を伝え、その後に背景、変更点、今後の対応を順番に説明しましょう。
聞き手が実際に対応する内容がある場合は、「いつから」「何をするのか」まで明確に伝えることが重要です。
必要な情報を順番に整理して説明することで、聞き手が内容を理解し、その後の行動につなげやすくなります。
会社プレゼンで最低限意識したい話し方
会社でのプレゼンでは、難しい話し方のテクニックよりも、聞き手が理解しやすい伝え方を意識することが重要です。
少し話し方を工夫するだけでも、内容は伝わりやすくなります。ここでは、最低限意識しておきたい話し方のポイントを紹介します。
最初に結論から話す
プレゼンでは、最初に結論を1文で伝えてから、その理由や根拠を説明しましょう。
先に結論を示すことで、聞き手は何について説明されるのかを理解した状態で話を聞けます。
説明から入り、結論を最後に伝える流れにすると、話の要点が伝わりにくくなるため、結論から順番に話すことを意識しましょう。
理由と要点をシンプルに伝える
会社プレゼンでは、理由と要点を分けて伝えることが大切です。
最初に結論や提案内容を一文で伝え、その後に「なぜそう判断したのか」という理由を続けると、聞き手は内容を理解しやすくなります。
また、一度に複数の要点を詰め込まず、1項目につき1つの内容だけを説明すると、話の流れを追いやすくなります。
要点を整理して順番に伝えることで、短い時間でも内容が伝わりやすくなります。
時間を意識して長く話しすぎない
会社プレゼンでは、時間を意識して長く話しすぎないことが大切です。
1つの内容は30秒から1分程度を目安に話し、説明が長くなりそうな場合は要点だけを伝えます。予定時間を超えると後半の内容を十分に説明できなくなり、聞き手も話の流れを追いにくくなります。
限られた時間の中で必要な内容を伝えることを意識しましょう。
会社のプレゼンで失敗しやすいポイント
会社のプレゼンでは、内容をしっかり準備していても、伝え方によっては相手に理解してもらえないことがあります。
ここでは、会社のプレゼンで特に注意したいポイントを紹介します。
資料に情報を詰め込みすぎる
資料に情報を詰め込みすぎると、1枚のスライドで伝えたい内容が分かりにくくなります。
文章や図表を多く入れると、聞き手は資料を読むことに集中し、説明を聞き逃しやすくなります。
1枚のスライドには1つのテーマだけを載せ、必要な情報だけに絞ることで、内容を理解しやすくなります。
結論が後回しになってしまう
結論が後回しになると、聞き手は何を伝えたいプレゼンなのかを理解しにくくなります。
最初に結論を一文で伝え、その後に理由や根拠を説明する流れにすると、内容を追いやすくなります。
結論より先に説明が続くと、聞き手は話の目的を把握しづらくなり、内容が伝わりにくくなります。
専門用語を使いすぎる
専門用語を使いすぎると、聞き手が言葉の意味を理解できず、説明の内容が伝わりにくくなります。
社内で一般的に使われていない略語や業界用語を使う場合は、最初に意味を説明するか、誰でも分かる言葉に言い換えて伝えましょう。
聞き手が内容を理解できる言葉を選ぶことで、話の流れを止めずに説明できます。
プレゼンが苦手でも会社で乗り切るコツ
プレゼンが苦手だからといって、最初から上手に話そうとする必要はありません。少し準備の仕方を工夫するだけでも、落ち着いて話しやすくなります。
ここでは、会社のプレゼンを無理なく乗り切るためのコツを紹介します。
完璧を目指しすぎない
プレゼンでは、一言も間違えずに話そうとすると、かえって話しづらくなります。
原稿をそのまま暗記するのではなく、話す順番と要点だけを整理しておけば、言い回しが多少変わっても内容は伝えられます。
細かな言葉よりも、決められた時間内に必要な内容を最後まで伝えることを優先しましょう。
最初の一言だけでも準備しておく
プレゼンが苦手な場合は、最初の一言だけでも事前に準備しておくと話し始めやすくなります。
最初の30秒であいさつとテーマを話す内容を決めておけば、緊張していても落ち着いて本題に入りやすくなります。
話し始めで流れを作ることで、その後の説明も続けやすくなります。
事前に声に出して練習する
事前に声に出して練習すると、話す順番や言いにくい部分を本番前に確認できます。
実際に時間を測りながら1〜3回話しておくと、予定時間を超えないかや、言葉に詰まりやすい箇所も把握しやすくなります。
声に出して確認することで、本番でも落ち着いて話しやすくなります。
会社のプレゼン前に確認したいこと
プレゼン当日に慌てないためには、話す内容だけでなく事前の確認も欠かせません。
ここでは、会社のプレゼン前に確認しておきたいことを紹介します。
話す時間を事前に確認する
プレゼン前には、持ち時間が何分あるのかを事前に確認しておきましょう。
5分なのか10分なのかで説明できる内容は変わるため、時間に合わせて話す量を調整する必要があります。
持ち時間を把握せずに準備すると、途中で時間切れになったり、予定より早く話し終えたりする可能性があります。
必要な資料やデータを整理する
プレゼン前には、使用する資料やデータを整理しておきましょう。
発表中に必要な資料が見つからなかったり、古いデータを表示したりすると、説明が止まりやすくなります。
資料の順番や数値、グラフの内容を事前に確認しておくことで、スムーズに説明できます。
想定される質問を軽く考えておく
プレゼン前には、発表内容に対して質問されそうな点を考えておきましょう。
数値の根拠や提案した理由など、確認されやすい内容を事前に整理しておくと、質問を受けても落ち着いて回答しやすくなります。
あらかじめ回答を準備しておくことで、説明の途中で慌てにくくなります。
まとめ
会社のプレゼンでは、話し方や資料の作り方を少し意識するだけでも、内容は伝わりやすくなります。
結論から話すことや、要点を簡潔に伝えること、時間を意識して話すことを心がけるだけでも、聞き手は内容を理解しやすくなります。
また、資料に情報を詰め込みすぎないことや、専門用語を使いすぎないことも大切です。
プレゼン前に持ち時間や資料、想定される質問を確認し、声に出して練習しておくことで、本番でも落ち着いて話しやすくなります。
プレゼンは、完璧に話すことよりも、必要な内容を分かりやすく伝えることが大切です。
今回紹介したポイントを意識しながら準備を進め、少しずつ自信をつけていきましょう。