目次
はじめに
「プロジェクト憲章とは何を書く書類なの？」
「プロジェクト計画書との違いが分からず、どちらを先に作ればよいのか迷う」と感じたことはありませんか。
新しいプロジェクトの立ち上げを任されたり、プロジェクトマネジメントを学び始めたりすると、聞き慣れない用語が多く、どの文書をどのタイミングで作成すればよいのか判断に迷うことがあります。
この記事では、プロジェクト憲章の役割や主な記載項目、プロジェクト計画書との違い、作成時のポイントまで順を追って説明していきます。
プロジェクト憲章とは？
プロジェクト憲章とは、プロジェクトの目的や責任者、実施方針などを明確にし、組織として正式に開始するための文書です。
ここでは、プロジェクト憲章を作成する目的や役割、作成・承認を担当する人、作成するタイミングについて順番に解説します。
プロジェクトを正式に開始するための文書
プロジェクト憲章は、プロジェクトを正式な活動としてスタートさせるための文書です。
プロジェクトの目的や責任者、進め方の方針などを整理して記載し、関係者が同じ方向を向いて取り組めるようにします。
承認を受けることで、プロジェクトの目的や位置付けが明確になり、組織として進めるための土台が整います。
プロジェクト憲章を作成する目的と役割
プロジェクト憲章を作成する目的は、プロジェクトの目的や範囲、関係者の役割を明確にして、認識のずれを防ぐことです。
また、プロジェクトマネージャーが必要な判断や調整を行うための権限を正式に示す役割もあります。
開始時に基本的な方向性を共有しておくことで、その後の進行をスムーズにしやすくなります。
誰が作成・承認するのか
プロジェクト憲章は、一般的にプロジェクトを立ち上げる発起人やスポンサーが中心となって作成します。
作成時には、プロジェクトマネージャーや関係者の意見を確認しながら、目的や進め方を整理していきます。
最終的にはスポンサーなどの承認者が内容を確認し、承認されることで正式にプロジェクトを開始できます。
プロジェクト憲章を作成するタイミング
プロジェクト憲章は、具体的な計画作りや作業を始める前の段階で作成します。
プロジェクトの目的や大まかな方向性が決まったタイミングで内容を整理し、承認後に詳細な計画へ進む流れが一般的です。
最初に共通認識を作っておくことで、途中で判断に迷った際も方向性を確認しやすくなります。
プロジェクト憲章に記載する主な項目
プロジェクト憲章には、プロジェクトを開始する理由や目指す成果だけでなく、対象とする業務の範囲、関係者の役割、予算やスケジュールの概要などを記載します。
ここでは、プロジェクト憲章に記載する主な項目について順番に解説します。
プロジェクトの背景と目的
プロジェクトの背景と目的には、「なぜ取り組むのか」「何を実現したいのか」を記載します。
プロジェクトを始める理由や期待する成果を明確にすることで、関係者が同じ目的を意識しながら進めやすくなります。
最初に方向性を共有しておくことで、途中で判断に迷った際にも基準を確認しやすくなります。
達成すべき目標
達成すべき目標には、プロジェクトを通じて目指す成果や到達点を記載します。
目標を具体的にしておくことで、関係者が何を達成すればよいのかを理解しやすくなります。
また、進行中の状況確認や完了後の成果評価を行う際の基準としても役立ちます。
プロジェクトのスコープ
プロジェクトのスコープには、実施する業務の範囲や対象となる内容を記載します。
どこまでをプロジェクトの対象とするのかを明確にすることで、関係者間の認識の違いや不要な作業の発生を防ぎやすくなります。
あわせて対象外の範囲も整理しておくと、変更が必要になった際にも判断しやすくなります。
主要な関係者とプロジェクト責任者
主要な関係者とプロジェクト責任者には、プロジェクトに関わる人や、それぞれの役割を記載します。
誰が責任を持ち、誰が作業や判断を担当するのかを明確にすることで、スムーズな連携につながります。
開始時点で役割を共有しておくことで、対応の重複や確認不足を防ぎやすくなります。
予算とスケジュールの概要
予算とスケジュールの概要には、プロジェクトに必要となる費用や実施期間の大まかな見通しを記載します。
最初から細かな計画を決めるのではなく、全体の規模や進め方を関係者で共有することが目的です。
あらかじめ全体像を把握しておくことで、必要な準備や判断を進めやすくなります。
前提条件と制約事項
前提条件と制約事項には、プロジェクトを進めるうえで事前に決まっている条件や守るべきルールを記載します。
利用できる予算や期間、必要な条件などを明確にしておくことで、関係者が同じ前提で判断できるようになります。
開始前に共有しておくことで、後から認識の違いによる問題が起きるリスクを減らせます。
プロジェクト憲章とプロジェクト計画書の違い
プロジェクト憲章とプロジェクト計画書は、どちらもプロジェクトで使用する重要な文書ですが、作成する目的や作成時期、記載する内容が異なります。
ここでは、作成する目的、作成するタイミング、記載内容と具体性の違いについて順番に解説します。
作成する目的の違い
プロジェクト憲章は、プロジェクトを正式に開始するために、目的や責任者、進め方の方向性を組織内で共有・承認するための文書です。
一方、プロジェクト計画書は、承認された内容をもとに、具体的な作業の進め方や管理方法を整理するために作成します。
それぞれ役割が異なるため、目的に合わせて使い分けることが大切です。
作成するタイミングの違い
プロジェクト憲章は、プロジェクトを始める前の段階で作成し、承認を受けてから正式なスタートとなります。
その後、決定した目的や方針をもとに、実際の進め方を整理する段階でプロジェクト計画書を作成します。
先に憲章で方向性を明確にすることで、計画書も目的に沿った内容にまとめやすくなります。
記載内容と具体性の違い
プロジェクト憲章には、プロジェクトの目的や目標、責任者、全体方針など、開始時に必要となる基本的な内容を記載します。
一方、プロジェクト計画書には、具体的な作業内容や担当者、スケジュール、管理方法など、実行に向けた詳細な内容を記載します。
そのため、プロジェクト憲章は全体の方向性を示すもの、計画書は実際の進行方法を決めるものとして役割が分かれています。
プロジェクト憲章を作成するときのポイント
プロジェクト憲章を作成する際は、プロジェクトを開始する理由と達成したい状態を明確にし、責任者が判断できる範囲や関係者の役割を整理することが重要です。
ここでは、目的と目標の示し方、責任者の権限と関係者の役割、記載する詳しさの範囲について順番に解説します。
プロジェクトの目的と目標を明確にする
プロジェクトの目的と目標は、「なぜ取り組むのか」「何を達成したいのか」が分かるように整理して記載します。
目的や目標を明確にしておくことで、関係者が同じ方向を向いて進めやすくなります。
開始時点で考え方を共有しておくことで、途中で判断に迷った際にも基準を確認しやすくなります。
責任者の権限と関係者の役割を明確にする
責任者の権限や関係者の役割は、それぞれがどのような判断や業務を担当するのか分かるように整理します。
担当範囲を明確にしておくことで、作業の重複や「誰が対応するのか分からない」といった状況を防ぎやすくなります。
事前に役割を共有しておくことで、関係者同士が連携しながら進めやすくなります。
細かな実行計画まで書き込みすぎない
プロジェクト憲章では、開始に必要となる目的や方針、責任範囲などの基本事項を中心に記載します。
作業手順や詳細なスケジュールまで細かく書き込むと、プロジェクト計画書との役割が分かりにくくなるため注意が必要です。
憲章は方向性を示す文書、計画書は具体的な進め方を決める文書として整理すると、それぞれの役割を活かしやすくなります。
まとめ
プロジェクト憲章は、プロジェクトを正式に開始するために、目的や目標、責任者、進め方の方向性を明確にする大切な文書です。
最初に関係者の認識をそろえておくことで、同じ目標に向かって進みやすくなり、途中で判断に迷った際の基準にもなります。
また、プロジェクト憲章は開始の承認や全体方針を示すものであり、具体的な作業内容や管理方法を決めるプロジェクト計画書とは役割が異なります。
作成する際は、必要な基本事項を整理し、細かな実行計画まで書き込みすぎないことが大切です。
プロジェクトを円滑に進めるには、最初の段階で目的や役割を明確にしておくことが欠かせません。
プロジェクト憲章を活用し、関係者が同じ方向を向いて進められる土台を整えていきましょう。