「一覧する」と「一読する」の違いとは？報告書やメールで迷わない使い分け

はじめに

「メールでどちらを使えば自然なのだろう」
「報告書に書くと失礼な表現にならないだろうか」と迷ったことはありませんか。

たとえば、「資料を一覧してください」と書こうとして違和感を覚えたり、「一読してください」と依頼したものの、本当に伝えたい意味と合っているのか不安になったりすることがありますよね。

この記事では、「一覧する」と「一読する」の意味や違い、それぞれを使う場面、メールや報告書で迷わない使い分け方を順を追って説明していきます。

「一覧する」と「一読する」の違いとは？

「一覧する」と「一読する」はどちらも内容を確認する場面で使われますが、意味や使う対象は異なります。

ここでは、それぞれの意味と違いを順番に見ていきましょう。

「一覧する」

「一覧する」は、複数の項目や情報をまとめて見て、全体の内容や構成を確認することを指します。

一つひとつを細かく見るというより、全体像をつかんだり、必要な情報があるかを確認したりするときに使いやすい表現です。

「一読する」

「一読する」は、文章を最初から最後までひと通り読むことを指します。

内容の大まかな流れをつかむために全体へ目を通す場合に使われることが多く、細かな部分までじっくり読み込むという意味合いはあまりありません。

「一覧する」と「一読する」は対象によって使い分ける

「一覧する」と「一読する」は、意味だけでなく確認する対象によって使い分けることが大切です。

ここでは、対象ごとの使い分け方を具体的に確認していきましょう。

一覧表や項目など全体を見渡すなら

一覧表や複数の項目が並んだ資料など、全体を見渡しながら内容を確認する場合は、「一覧する」が適しています。

一つひとつを詳しく読むというより、どのような情報があるのかを把握したり、必要な項目を探したりする場面で使いやすい表現です。

報告書や企画書など文章を読むなら

報告書や企画書など、文章を最初から最後までひと通り読む場合は、「一読する」が適しています。

細かな内容をじっくり確認するというより、まずは全体に目を通して内容や流れをつかみたい場面で使いやすい表現です。

報告書やメールでは「一覧する」と「一読する」のどちらが自然？

報告書やメールでは、「一覧する」と「一読する」のどちらを使うかによって、相手に伝わる確認方法が変わります。

ここでは、ビジネス文書で自然に使い分けるポイントを見ていきましょう。

文章の内容を読んでもらうなら

報告書やメールなどの文章に目を通し、内容を把握してもらいたい場合は、「一読する」が自然です。

最初から最後までひと通り読んでもらいたいときに使いやすく、文章の内容を確認してほしいことを伝えられます。

複数の項目や全体を見てもらうなら

一覧表や複数の項目をまとめた資料など、全体を見渡しながら確認してもらいたい場合は、「一覧する」が適しています。

一つひとつの文章を読むというより、どのような情報があるのかを把握したり、必要な項目を確認したりしてほしい場面で使いやすい表現です。

まとめ

「一覧する」と「一読する」は、どちらも内容を確認するときに使えますが、何を確認するかによって使い分けることが大切です。

「一覧する」は一覧表や複数の項目を見渡すとき、「一読する」は報告書やメールなどの文章にひと通り目を通すときに適しています。

ビジネス文書で使う際も、相手に何をしてほしいのかを考えると、自然な表現を選びやすくなります。

言葉選びに迷ったときは、文章を「読む」のか、全体を「見渡す」のかを意識しながら使い分けてみてください。