目次
はじめに
「上司と2人でタクシーに乗ったとき、料金は自分が支払うべき？」
「会社の経費にする場合は、誰が領収書を受け取ればいいの？」と迷っていませんか。
取引先への訪問や出張で上司とタクシーを利用すると、目的地に着いてから財布を出すべきか、上司の対応を待つべきか判断に迷うことがあります。
この記事では、上司とタクシーに乗ったときの支払いの基本から、領収書の受け取り方、経費精算までを整理します。
上司とタクシーに乗ったら会計は部下が対応するのが基本？
上司とタクシーに乗った場合は、降車時の会計を部下が担当するのが基本です。
ここでは、会計する人と料金を負担する人の違い、上司が支払うと言った場合の対応を確認します。
会計する人とタクシー代を負担する人は別に考える
部下が降車時に会計を担当しても、タクシー代をそのまま自分で負担するとは限りません。
いったん部下が支払ったあとに会社の経費として精算するなど、費用の扱いは会社のルールによって異なります。
会計をする人と最終的に費用を負担する人は別と考え、決められた方法に沿って対応しましょう。
上司が払うと言った場合は無理に支払おうとしない
上司から「自分が払う」と申し出があった場合は、無理に自分が支払おうとせず、上司に任せても問題ありません。
部下が会計を担当するのが基本であっても、何度も財布やカードを出して譲り合うと、かえって会計がスムーズに進まないことがあります。
上司の意思がはっきりしている場合は、その申し出を受けて会計を進めるとよいでしょう。
タクシー代を会社経費にする場合は社内ルールに沿って精算する
業務で利用したタクシー代を会社経費として処理する場合は、支払いを済ませて終わりではなく、精算に必要な書類をそろえて社内の手順に沿って申請します。
ここでは、領収書を受け取るタイミングと、会社のルールに従ってタクシー代を精算する流れを確認します。
支払い後は領収書を必ず受け取る
タクシー代を支払ったあとは、そのまま降りずに運転手から領収書を受け取っておきましょう。
業務で利用したタクシー代を経費として精算する際に、領収書の提出を求められることがあるためです。
受け取ったら日付や金額を確認し、なくさないように保管しておくと安心です。
領収書を保管して会社のルールに従って精算する
受け取った領収書は、経費精算が終わるまで紛失しないように保管しておきます。
精算するときは、会社が指定する経費精算システムや申請書に利用日や金額、利用目的などを記入し、必要に応じて領収書を添付します。
申請期限や提出方法が決まっている場合もあるため、勤務先のルールを確認しながら手続きを進めましょう。
上司とタクシー代を割り勘にする場合の支払い方
上司とタクシー代を割り勘にする場合でも、会計時にそれぞれが運転手へ別々に支払うのではなく、いったん一人が全額をまとめて支払うとスムーズです。
ここでは、会計時の支払い方と、降車後に上司とタクシー代を精算する流れを確認します。
会計時はいったん一人がまとめて支払う
タクシー代を割り勘にする場合も、降車時はいったん一人が料金をまとめて支払うとスムーズです。
上司と部下がそれぞれの負担分を運転手へ支払おうとすると、金額の確認に時間がかかってしまうことがあります。
あらかじめ支払う人を決めておけば、車内で細かく計算する必要がなく、落ち着いて降車できます。
上司との金額の精算は降車後に行う
上司とタクシー代を分ける場合は、降車してから料金を確認し、それぞれの負担分を精算するとよいでしょう。
いったん全額を支払った人に対して、もう一人が現金や送金などで自分の負担分を渡します。
車内で急いで金額を計算するよりも、降車後に落ち着いて確認したほうが、運転手を待たせずスムーズに対応できます。
上司と途中で別々に降りる場合の支払い方
上司とタクシーに乗り、途中で別々の場所に降りる場合は、先に降りる人がその場で支払うのか、最後まで乗る人がまとめて支払うのかを事前に確認しておくとスムーズです。
ここでは、先に降りる場合の確認方法と、後からタクシー代を精算する流れを確認します。
先に降りる場合は支払い方法を事前に確認する
上司と別々の場所で降りる場合は、先に降りる人が支払うのか、最後まで乗る人がまとめて支払うのかを乗車中に確認しておくと安心です。
降りる直前になってから決めようとすると、停車後に支払う金額や担当者を確認することになり、降車に時間がかかってしまいます。
あらかじめ支払い方法を決めておけば、最初の降車地点でも慌てずに対応できます。
最後まで乗る人が支払った場合は後から精算する
最後まで乗る人がタクシー代をまとめて支払った場合は、降車後に料金を確認し、必要に応じて二人の間で精算します。
先に降りた人の負担分がある場合は、全額を支払った人へ現金や送金などで渡せば問題ありません。
途中で支払いを分けず、最後の降車地点でまとめて会計を済ませると、運転手とのやり取りもスムーズになります。
まとめ
上司とタクシーに乗った場合は、基本的に部下が会計を担当します。
ただし、会社の経費として精算する場合や、上司から支払うと言われた場合もあるため、部下が必ず自費で負担するわけではありません。
業務で利用した場合は領収書を受け取り、会社のルールに沿って経費精算を進めましょう。また、割り勘にする場合や別々の場所で降りる場合は、一人がまとめて支払い、あとから二人の間で精算するとスムーズです。
誰が会計するのかと、最終的に誰が料金を負担するのかを分けて考えておけば、上司とのタクシー移動でも支払い時に慌てず対応しやすくなります。