目次
はじめに
「プロジェクトマネジメントの計画立案では、具体的に何を決めればいいの？」
「スケジュールや担当者を決めたものの、このまま進めて問題ないの？」と迷っていませんか。
プロジェクトを任されても、目標や作業内容、期限、担当者などをどの順番で整理すればよいのか分からず、計画作成の段階で迷うことがあります。
この記事では、プロジェクトマネジメントにおける計画立案の意味から、具体的な手順、計画を作る際に押さえておきたいポイントまで解説します。
プロジェクトマネジメントにおける計画立案とは？
プロジェクトマネジメントにおける計画立案とは、目標を達成するために必要な作業や担当者、期限、進め方を事前に整理することです。
計画立案では「何を・誰が・いつまでに・どう進めるか」を具体的に決めていきます。
計画立案では「何を・誰が・いつまでに・どう進めるか」を具体化する
計画立案では、プロジェクトで行う作業ごとに、担当者や期限、進め方を具体的に決めます。
「資料を作成する」といった作業名だけでなく、誰が担当し、いつまでに、どのような手順で進めるのかまで整理しましょう。
担当範囲や完了の目安が明確になるため、各メンバーも迷わず作業を進めやすくなります。
プロジェクトマネジメントで計画立案する手順
プロジェクトの計画立案では、最初に目標と成果物を明確にし、実施する作業の範囲を決めます。
ここでは、計画立案を7つの手順に分けて説明します。
1．プロジェクトの目標と成果物を明確にする
最初に、プロジェクトで達成したい目標と、完了時に作成・提出する成果物を決めます。
目標は「何を達成すれば完了なのか」が分かる内容にし、成果物の完成条件も明確にしておきましょう。
ここを具体化しておくと、計画に必要な作業を整理しやすくなります。
2．プロジェクトのスコープを決める
次に、プロジェクトで実施する作業と実施しない作業を整理し、対応する範囲を決めます。
対象外となる作業まで明確にしておくことで、関係者との認識も合わせやすくなります。
途中で作業範囲が広がらないよう、計画の段階で確認しておきましょう。
3．必要なタスクを洗い出す
決めたスコープをもとに、成果物の完成までに必要なタスクを洗い出します。
各タスクは、担当者が作業内容や完了条件を判断できる程度まで具体的に分けることが大切です。
必要な作業を整理しておくと、担当者やリソースも決めやすくなります。
4．担当者と必要なリソースを決める
洗い出したタスクごとに担当者を決め、必要な人員や設備、システムなどを整理します。
誰が担当するのかを明確にしたうえで、作業開始までに必要なリソースを確保できるか確認しましょう。
事前に準備しておくことで、各タスクをスムーズに始めやすくなります。
5．スケジュールと予算を設定する
各タスクの開始日と完了日を決め、プロジェクト全体のスケジュールを組み立てます。
あわせて人件費や設備費などを算出し、予定している予算内に収まるか確認しましょう。
期限と予算を具体的に決めておくと、進行状況を確認しやすくなります。
6．想定されるリスクを洗い出す
計画したタスクやスケジュールを確認し、進行を妨げる可能性のあるリスクを洗い出します。
それぞれの発生する可能性や影響を確認し、必要に応じて対応方法も決めておきましょう。
事前に備えておくことで、問題が起きたときにも落ち着いて対応しやすくなります。
7．関係者と計画を確認して合意する
最後に計画を関係者と共有し、目標や作業範囲、担当者、期限、予算などに認識の違いがないか確認します。
修正が必要な部分があれば調整し、変更した内容を改めて共有しましょう。
関係者の認識がそろったら、計画を確定してプロジェクトの実行へ進みます。
プロジェクトの計画立案で押さえておきたいポイント
プロジェクトの計画は、一度作成した内容を最後まで変更せずに進めるものではありません。
ここでは、計画立案からプロジェクト進行中まで押さえておきたいポイントを説明します。
不明点や不確定な要素はリスクとして整理する
計画の時点で確定できない内容は、そのままにせずリスクとして整理します。
何が未確定なのか、いつまでに確認するのか、どの作業に影響するのかを明確にしておきましょう。
不明点を把握しておくことで、確認漏れを防ぎながら計画を進めやすくなります。
最初から完璧を求めず計画を段階的に詳細化する
すべての作業や期限を最初から確定できない場合は、決まっている範囲から計画を立てます。
未確定の部分は、必要な情報がそろった段階で担当者や期限などを具体化していきましょう。
状況に合わせて計画を更新することで、無理にすべてを決める必要がなくなります。
進行中も計画と実績のずれを確認して見直す
プロジェクト開始後も、計画したスケジュールと実際の進捗にずれがないか確認します。
遅れが出た場合は、ほかのタスクや完了期限への影響を確認し、必要に応じて計画を調整しましょう。
定期的に見直すことで、大きな遅れにつながる前に対応しやすくなります。
まとめ
プロジェクトマネジメントの計画立案では、目標と成果物を明確にしたうえで、スコープ、タスク、担当者、リソース、スケジュール、予算、リスクを順番に整理します。
作成した計画は関係者と共有し、作業範囲や期限、担当者などに認識の違いがないことを確認してから実行に移します。
また、計画時点で確定できない項目はリスクとして記録し、情報がそろった段階で具体化することが必要です。
プロジェクト開始後も計画と実績を比較し、作業の遅れや条件の変更が発生した場合は、影響するタスクや期限を確認して計画を見直しましょう。