目次
はじめに
「プロジェクトマネジメントの実務では、計画を立てたあと何をすればいいの？」
「進捗が遅れたり問題が起きたりしたとき、どう対応すればいいの？」と迷っていませんか。
プロジェクトを任されると、作業内容や期限を決めるだけでなく、担当者ごとの進み具合を確認したり、予定との差を見つけたり、問題が起きたときに関係者へ相談して対応を決めたりする必要があります。
この記事では、プロジェクトの計画から進捗管理、問題が発生したときの対応まで、実務でどのように進めるのかを整理します。
プロジェクトマネジメントを実践する基本的な流れ
プロジェクトマネジメントを実践するときは、最初にプロジェクトで達成する目的や成果物、期限を明確にし、必要な作業を具体化して計画を立てます。
ここでは、プロジェクトの開始から実行中の管理まで、基本的な流れを順に説明します。
プロジェクトの目的・成果物・期限を明確にする
プロジェクトを始める前に、まず何を達成するのか目的を明確にします。
次に、完了時に提出・納品する成果物を具体的に決め、完成までの期限を設定します。
目的・成果物・期限を共有しておくことで、何をいつまでに進めるのか、関係者の認識をそろえやすくなります。
必要な作業を洗い出して担当者と期限を決める
目的と成果物が決まったら、完成までに必要な作業を洗い出し、それぞれの担当者と期限を決めます。
作業ごとに誰が担当し、いつまでに終えるのかを明確にしておくことで、役割分担が分かりやすくなります。
あわせて作業の開始日と完了日を設定すると、スケジュールも管理しやすくなります。
実行中は進捗・課題・変更を確認する
プロジェクトが始まったら、各作業が予定どおり進んでいるかを定期的に確認します。
遅れている作業や進行を妨げる課題があれば、原因や影響を確認して必要な対応を考えます。
また、成果物や期限に変更があった場合は内容を整理し、当初の計画との違いを把握しておくことも大切です。
計画段階で押さえる実践ポイント
計画段階では、要件やスケジュール、メンバーの負荷を確認し、実行中に問題が起きにくい状態を整えることが重要です。
ここでは、要件確認、スケジュール作成、担当者の調整という3つのポイントから、計画段階での実践方法を説明します。
要件が固まらないときは確認事項を整理する
要件が固まっていない場合は、決まっている内容と未確定の内容を分けて整理します。
未確定の項目は、誰に何を確認するのかを明確にし、回答期限も決めておきます。
回答を受けたら内容を更新し、未回答の項目と分けて管理することで、要件が曖昧なまま作業を進めるのを防げます。
スケジュールは作業の順序と所要時間から組み立てる
スケジュールを作るときは、必要な作業を整理し、どの作業が終われば次に進めるのかを確認します。
そのうえで、各作業に必要な時間や日数を見積もり、開始日と完了日を決めます。
前の作業の遅れが後の工程に影響する場合は、そのつながりも考慮して無理のない日程を組みましょう。
メンバーの負荷を確認して担当を調整する
担当者を決めるときは、同じ時期に作業が集中していないかを確認します。
1人の負担が大きくなる場合は、一部の作業をほかのメンバーに振り分けたり、開始日や期限を調整したりします。
メンバーごとの作業量を見ながら調整することで、特定の人に負担が偏りにくくなります。
実行中に問題が起きたときの対応
プロジェクトの実行中は、予定どおりに進まない作業やメンバー不足、関係者との認識の違いなどが発生することがあります。
ここでは、進捗遅延、メンバー不足、認識の違いが発生した場合の対応方法を順に説明します。
進捗が遅れたときは後工程への影響を確認する
進捗が遅れたときは、予定していた完了日と現在の見込みを比べ、どの程度遅れているのかを確認します。
次に、その作業を待たないと始められない後工程を確認し、開始日や完了日に影響がある場合は日程を調整します。
遅れている作業だけでなく後工程まで確認することで、プロジェクト全体への影響を把握しやすくなります。
メンバーが不足したときは優先順位を見直す
必要なメンバーを確保できない場合は、残っている作業と期限を確認し、優先順位を見直します。
期限が近い作業や、完了しないと次に進めない作業を優先し、それ以外は開始日や期限を調整します。
限られた人数を優先度の高い作業に割り当てることで、遅れの影響をできるだけ抑えられます。
関係者との認識が違うときは前提をそろえる
関係者との認識に違いがある場合は、まず要件や成果物、期限など、どこにズレがあるのかを確認します。
それぞれが認識している内容を整理したうえで、どの内容で進めるのかを決め、関係者全員で共有します。
前提をそろえておくことで、認識が異なるまま作業が進んでしまうのを防げます。
プロジェクトの遅れを立て直す方法
プロジェクトに遅れが発生した場合は、まず遅延している作業と原因を確認し、後続の作業や期限への影響を整理します。
ここでは、遅延の原因と影響範囲の整理から、作業・担当・期限を調整して再計画するまでの流れを説明します。
遅延の原因と影響範囲を整理する
プロジェクトに遅れが出たら、まず予定していた完了日と現在の見込みを比べ、どの程度遅れているのかを確認します。
次に、作業量の増加や担当者不足、前工程の遅れなど、原因を整理しましょう。
あわせて影響を受ける後続作業や期限も確認することで、どこから立て直す必要があるのか判断しやすくなります。
期限に間に合わない作業の優先順位を見直す
現在の計画では期限に間に合わない場合は、残っている作業の優先順位を見直します。
後続作業に影響するものや最終期限に関わるものを優先し、後から対応できる作業は開始時期を遅らせます。
限られた人員や時間を優先度の高い作業に振り分けることで、重要な作業から進めやすくなります。
作業・担当・期限を調整して再計画する
優先順位を決めたら、残っている作業の担当者や必要な時間を確認し、スケジュールを組み直します。
期限に間に合わない場合は、担当者の追加や変更、作業範囲の見直しなどを検討します。
そのうえで開始日と完了日を設定し直し、変更後の状況に合わせた無理のない計画を立てましょう。
プロジェクトを円滑に進めるための実践ポイント
プロジェクトを円滑に進めるには、計画どおりに作業を進めるだけでなく、変更や問題が発生したときに適切に対応することが重要です。
ここでは、変更への対応、問題の共有、相談前の情報整理という3つのポイントを説明します。
変更が出たら影響を確認して対応を決める
要件や期限などに変更が出たら、まず変更前と変更後の内容を確認します。
次に、影響を受ける作業や担当者、スケジュールを整理し、どこを調整するのか決めます。
変更内容だけでなく周囲への影響まで確認することで、別の作業に遅れや追加対応が生じるのを防ぎやすくなります。
問題を抱え込まず早めに関係者へ共有する
問題が発生したら、内容や影響している作業を整理し、期限や後続作業に影響する可能性があれば早めに関係者へ共有します。
その際は、現在起きていることと、今後考えられる影響を分けて伝えると状況を理解してもらいやすくなります。
早めに共有することで、関係者も余裕を持って対応を検討できます。
判断に必要な情報を整理してから相談する
関係者へ相談するときは、問題の内容や原因、影響範囲、対応が必要な期限を整理しておきます。
あわせて、自分で対応できることと、関係者に判断してもらいたいことを分けて伝えましょう。
何をいつまでに決める必要があるのかを明確にすることで、やり取りを減らし、対応を決めやすくなります。
プロジェクト終了後の振り返り
プロジェクト終了後は、計画した内容と実際の結果を比較し、予定どおり進められた点と差が生じた点を確認します。
ここでは、予定と実績の比較、問題の原因と改善点の整理、次のプロジェクトで活用できる形で振り返りを残す方法を説明します。
予定と実績を比較して結果を確認する
プロジェクト終了後は、計画していた成果物や期限、作業内容と実際の結果を比較します。
期限は予定日と完了日を比べ、どの程度早かったのか、または遅れたのかを確認しましょう。
予定と実績の差を整理することで、計画どおり進められた点と見直すべき点が分かりやすくなります。
問題が起きた原因と改善点を整理する
プロジェクト中に問題が起きた場合は、何が原因だったのかを振り返ります。
例えばスケジュールが遅れた場合は、どの作業で遅れが生じ、何が影響したのかを確認します。
そのうえで、作業時間を見直す、確認時期を早めるなど、次回に活かせる具体的な改善策を決めておきましょう。
次のプロジェクトで使える形に振り返りを残す
振り返りでは、予定と実績の差や発生した問題、原因、改善策を記録として残します。
「次回は注意する」だけで終わらせず、いつ確認するのか、どの段階で共有するのかまで具体的に決めておくことが大切です。
次の計画を立てるときに確認できる形で残しておけば、振り返りを実際の改善につなげやすくなります。
まとめ
プロジェクトマネジメントの実務では、目的・成果物・期限を明確にしたうえで、必要な作業、担当者、開始日・完了日を具体的に決めて計画を作成します。
実行中は進捗・課題・変更を確認し、遅れや問題が発生した場合は原因と影響範囲を整理して、作業の優先順位や担当者、期限を調整します。
また、変更や問題は早めに関係者へ共有し、判断に必要な情報を整理して対応を決めることが重要です。
プロジェクト終了後は予定と実績を比較し、問題の原因と改善内容を具体的な行動として残すことで、次のプロジェクトの計画や進行管理に活用できます。