目次
はじめに
「プロジェクトマネジメントは、何から始めればいいの？」
「計画を立てても、途中で遅れや問題が出たときにどう修正すればいいの？」と迷っていませんか。
プロジェクトを任されたものの、目的やゴールを決めないまま作業を始めたり、担当者や期限が曖昧なまま進めたりすると、途中で確認や調整が増えて迷いやすくなります。
この記事では、目的やスコープの設定からタスク整理、担当者・期限の決定、進捗やコスト・品質の管理、計画修正まで、実践的な進め方を順を追って説明していきます。
プロジェクトマネジメントの実践は？
プロジェクトマネジメントを実践するときは、具体的な作業に取りかかる前に、プロジェクトで何を達成するのかを明確にすることが大切です。
ここでは、プロジェクトの目的とゴールを設定する方法を説明します。
プロジェクトで達成したい目的を明確にする
プロジェクトを始める前に、最終的に何を実現したいのかを明確にします。
「業務を改善する」といった抽象的な表現ではなく、「作業時間を月20時間削減する」のように、対象と目指す結果を具体的にすることが大切です。
目的が明確であれば、必要な作業かどうかも判断しやすくなります。
成果物とゴールの状態を具体的に決める
成果物は、プロジェクト終了時に何を完成させるのかを具体的に決めます。
「システムを完成させる」だけでなく、必要な機能を実装し、テストを終えて利用できる状態など、完了と判断できる条件まで設定しましょう。
ゴールを具体的にしておくと、プロジェクトの達成状況も確認しやすくなります。
関係者で目的とゴールの認識を合わせる
決めた目的やゴールはプロジェクト開始時に関係者へ共有し、認識にずれがないか確認します。
目的や成果物、完了条件について認識が異なる場合は、具体的な内容を確認しながら調整しましょう。
あらかじめ認識をそろえておくことで、同じゴールに向けて作業を進めやすくなります。
プロジェクトのスコープとタスクを整理する
プロジェクトの目的とゴールを設定したら、次に実施する作業の範囲と必要なタスクを整理します。
ここでは、プロジェクトのスコープとタスクを整理する方法を説明します。
やることとやらないことの範囲を決める
プロジェクトでは、実施する業務と対象外にする業務を具体的に決めます。
「要件定義から受け入れテストまで」のように開始点と終了点を明確にし、対象外の業務もあわせて整理しておきましょう。
範囲を決めておくことで、進行中に予定外の作業が増えるのを防ぎやすくなります。
必要な作業をWBSで洗い出す
決めたスコープをもとに、プロジェクトの完了に必要な作業をWBSで洗い出します。
まず成果物を大きな単位で分け、そこから担当者が作業内容や完了条件を判断できる単位まで細分化します。
WBSに整理することで、作業の抜け漏れを確認しながら全体を把握しやすくなります。
タスクごとの担当者と役割を明確にする
WBSで洗い出したタスクごとに、作業を担当する人やチームを決めます。
承認や確認が必要なタスクでは、誰がその役割を担うのかもあわせて設定しましょう。
担当者と役割を明確にしておくことで、作業や判断を誰が行うのか迷いにくくなり、スムーズに進めやすくなります。
プロジェクトのスケジュールを作成する
タスクと担当者を整理したら、次に各作業をいつ実施するのかを決めて、プロジェクト全体のスケジュールを作成します。
ここでは、プロジェクトのスケジュールを作成する方法を説明します。
タスクの順序と期限を決める
各タスクの前後関係を整理し、開始日と終了日を設定します。
前のタスクが終わらなければ着手できない作業は、その関係を踏まえて期限を決めることが大切です。
順序と期限を明確にしておくことで、予定から遅れていないか確認しやすくなります。
マイルストーンを設定して進捗を確認しやすくする
プロジェクトの途中には、重要な完了時点をマイルストーンとして設定します。
要件定義の完了や成果物の承認など、達成したかどうかを判断できる時点を設定しておきましょう。
マイルストーンがあることで、プロジェクトが予定どおり進んでいるか確認しやすくなります。
無理のないスケジュールになっているか確認する
作成したスケジュールは、タスクの作業量や担当者の稼働時間を踏まえ、期限までに完了できるか確認します。
同じ担当者の作業が重なっている場合は、無理なく進められるよう開始日や終了日を調整しましょう。
実際に確保できる時間に合わせることで、作業の集中や遅れを防ぎやすくなります。
プロジェクト開始前にリスクと対応方法を整理する
スケジュールを作成したら、プロジェクト開始前に起こりそうな問題や遅延要因を整理しておくことが大切です。
ここでは、プロジェクト開始前にリスクと対応方法を整理する手順を説明します。
起こりそうな問題や遅延要因を洗い出す
プロジェクトを始める前に、作業の遅れや成果物の完成を妨げる可能性がある問題を洗い出します。
担当者の不足や必要な情報の未取得など、各タスクで起こりそうな問題を確認しておきましょう。
事前にリスクを把握しておくことで、問題が発生した場合の影響も考えやすくなります。
リスクの優先順位を決める
洗い出したリスクは、発生する可能性と影響の大きさをもとに優先順位を決めます。
納期や成果物に大きな影響を与えるリスクほど、優先して対応方法を検討することが大切です。
優先順位を決めておけば、限られた時間や人員を重要なリスクへの対応に充てやすくなります。
問題が起きたときの対応方法を決めておく
重要なリスクについては、実際に問題が起きた場合の対応方法を事前に決めておきます。
誰が対応するのか、どのような作業を行うのかまで具体的にしておくと安心です。
あらかじめ対応方法を決めておくことで、問題が発生してもスムーズに対応しやすくなります。
プロジェクトを実行しながら進捗と課題を管理する
プロジェクトを開始したら、作成した計画どおりに進んでいるかを確認しながら、発生した課題にも対応していく必要があります。
ここでは、プロジェクト実行中の進捗と課題を管理する方法を説明します。
計画と実績のズレを定期的に確認する
設定した開始日や終了日と実際の作業状況を定期的に比較し、計画どおりに進んでいるか確認します。
遅れているタスクがある場合は、遅れの大きさや後続タスクへの影響まで確認することが大切です。
状況を把握したうえで、スケジュールの調整など必要な対応を検討します。
発生した課題は担当者と期限を決めて管理する
課題が発生したら内容を記録し、対応する担当者と期限を決めて管理します。
「未着手」「対応中」「完了」などの状態も更新し、期限までに解決できるか確認しましょう。
担当者と期限を明確にしておくことで、課題の放置や対応漏れを防ぎやすくなります。
メンバーとの情報共有で認識のズレを防ぐ
進捗状況や発生した課題、決定した対応内容はメンバー間で共有します。
作業内容や担当者、期限に変更があった場合も具体的に伝え、関係者の認識をそろえておきましょう。
必要な情報を共有することで、認識のズレによる作業の手戻りを防ぎやすくなります。
計画どおりに進まないときはプロジェクトを修正する
プロジェクトを進めていると、予定より作業が遅れたり、想定していなかった問題が発生したりすることがあります。
ここでは、計画どおりに進まないときにプロジェクトを修正する方法を説明します。
遅れや問題の原因を確認して対応を決める
作業の遅れや問題が発生した場合は、まずどのタスクに原因があるのかを確認します。
そのうえで、担当者の追加や作業方法の変更、期限の調整など、状況に合った対応を検討しましょう。
原因に合わせて対応することで、同じ問題を抱えたまま作業が進むのを防ぎやすくなります。
優先順位やスケジュールを必要に応じて見直す
当初の計画どおりに進めることが難しい場合は、タスクの優先順位やスケジュールを見直します。
期限への影響が大きいタスクを優先し、後回しにできる作業は実施時期を変更するなど、全体を調整することが大切です。
変更後も無理のない計画になっているか確認しましょう。
変更内容を関係者と共有して合意を取る
計画を変更した場合は、変更した内容や期限、理由などを関係者へ共有します。
特に納期や成果物に影響する変更は、内容を確認してもらい、変更後の計画について合意を取ることが大切です。
認識をそろえておくことで、計画の行き違いによる混乱を防ぎやすくなります。
まとめ
プロジェクトマネジメントを実践するときは、まず目的やゴールを明確にし、成果物や完了条件まで具体的に決めることが重要です。
そのうえで、スコープとタスクを整理し、担当者や役割、スケジュール、マイルストーンを設定して、実行できる計画を作ります。
プロジェクト開始後は、計画と実績のズレや課題を定期的に確認し、遅れや問題が発生した場合は原因を確認して、優先順位やスケジュールを必要に応じて修正します。
変更した内容は関係者と共有して認識を合わせながら、目的とゴールの達成に向けてプロジェクト全体を継続的に管理することが大切です。