目次
はじめに
「ISO 21500では、プロジェクトマネジメントをどのように考えているの？」
「実際の仕事では、ISO 21500の考え方をどう取り入れればいいの？」と気になっていませんか。
プロジェクトを任され、目標や作業内容を決めても、誰が何を管理し、進捗や変更にどう対応するのか整理できず、進め方に迷うこともありますよね。
この記事では、ISO 21500から読み取れるプロジェクトマネジメントの基本概念と、計画や進捗管理などの実務へ活用する方法を整理します。
ISO 21500とは？
ISO 21500は、プロジェクトマネジメントに関する基本的な考え方や概念を整理した国際規格です。
ここでは、ISO 21500が示すプロジェクトマネジメントの考え方と、規格内で整理されている基本概念について説明します。
ISO 21500が示すプロジェクトマネジメントの考え方
ISO 21500では、プロジェクトの目的を達成するために、必要な活動を計画・実行・管理する考え方が示されています。
目的や成果を明確にしたうえで、必要な作業や担当者、期限を決め、計画に沿って進めます。
実行中は計画と実績を確認し、変更や問題が生じた場合は影響を整理しながら対応することが基本です。
ISO 21500で整理されるプロジェクトの基本概念
ISO 21500では、プロジェクトを進めるうえで必要となる目的や成果、作業、関係者、組織などの基本概念が整理されています。
目的に必要な成果を定め、その成果を生み出すための作業を進めるとともに、発注者や担当者など関係者の役割や責任を明確にします。
こうした要素を整理することで、誰が何を担当し、どの成果を目指すのかを共有しやすくなります。
ISO 21500から読み解くプロジェクトマネジメントの全体像
ISO 21500からプロジェクトマネジメントの全体像を理解するには、個別の管理手法だけでなく、プロジェクトを構成する要素の関係を整理する必要があります。
ここでは、ISO 21500の考え方をもとに、プロジェクトマネジメントの全体像を順に説明します。
プロジェクトの目的と成果を明確にする
プロジェクトを始めるときは、まず「何を実現するのか」という目的と、完了時に「何を完成させるのか」という成果を明確にします。
目的と成果が曖昧だと、関係者によって完成状態や作業範囲の認識がずれる可能性があります。
そのため、開始時点で目的と成果を共有し、関係者の認識をそろえておくことが大切です。
ステークホルダーと組織の関係を整理する
プロジェクトでは、成果に関わるステークホルダーを特定し、それぞれの役割や関係を整理します。
あわせて、誰が意思決定を行い、誰が作業を担当するのかを明確にしておくことも大切です。
役割や責任を整理しておけば、承認や判断が必要になったときもスムーズに対応しやすくなります。
プロジェクトのライフサイクルと管理の流れを捉える
プロジェクトは、開始から終了までをいくつかの段階に分け、それぞれで必要な作業や成果を確認しながら進めます。
進行中は計画と実際の状況を比較し、差が生じた場合には原因や影響を確認して対応します。
全体の流れを把握することで、現在の段階と必要な管理を整理しやすくなります。
制約を踏まえてプロジェクト全体を管理する
プロジェクトでは、期間や予算、人員などの条件を踏まえながら、作業や成果を管理します。
作業範囲を変更すると期間やコストにも影響するため、一つの項目だけでなく関連する項目も確認することが大切です。
変更が生じたときは全体への影響を整理し、バランスを見ながら対応を決めます。
ISO 21500のプロセスから見るプロジェクトマネジメント
ISO 21500では、プロジェクトを進めるために必要な活動をプロセスとして整理し、それぞれを関連づけて管理する考え方が示されています。
ここでは、ISO 21500のプロセスをもとに、プロジェクトマネジメントの進め方を説明します。
計画・実行・管理・変更・終結の流れを整理する
プロジェクトでは、目的や成果、必要な作業、担当者、期限などを計画し、その内容に沿って作業を進めます。
実行中は計画と実績を比較し、問題や変更が生じた場合は影響を確認しながら計画を調整します。
必要な作業と成果を確認できたらプロジェクトを終結し、一連の流れを完了させます。
スコープ・スケジュール・コスト・資源を管理する
スコープでは作業と成果の範囲、スケジュールでは作業の順序や期限、コストでは予算と実際の費用を管理します。
さらに、必要な人員や設備などの資源を整理し、適切な時期に利用できるよう調整します。
これらを関連づけて管理することで、決めた範囲の作業を予算内で期限までに進めやすくなります。
品質・リスク・コミュニケーション・調達を管理する
品質管理では成果が求める基準を満たしているか確認し、リスク管理では起こり得る問題とその影響を整理して対応を決めます。
コミュニケーション管理では必要な情報を関係者へ共有し、調達管理では外部から必要な製品やサービスを取得するための条件や進捗を管理します。
各項目を適切に管理することで、プロジェクトを安定して進めやすくなります。
プロセス同士のつながりを意識して管理する
プロジェクトの各プロセスは互いに関係しているため、一つの変更がほかの管理項目へ与える影響も確認します。
たとえばスコープを変更すると、必要な作業だけでなく、スケジュールやコスト、資源にも影響する場合があります。
変更による影響を整理して関連する計画にも反映することで、プロジェクト全体の整合性を保ちやすくなります。
ISO 21500をプロジェクトマネジメントの実務に活用する方法
ISO 21500を実務に活用するには、規格の内容を理解するだけでなく、プロジェクトの各段階で必要な管理に当てはめることが重要です。
ここでは、プロジェクトの開始から成果を組織の目的につなげるまで、ISO 21500を実務で活用する方法を説明します。
プロジェクト開始時に目的・成果・関係者を整理する
プロジェクト開始時には、何を実現するのかという目的と、完了時に求める成果を明確にします。
あわせて、プロジェクトに関わる人を特定し、それぞれの役割や関係を整理します。
目的・成果・関係者を最初に共有しておくことで、その後の計画や意思決定を進めやすくなります。
計画段階で必要な管理項目を明確にする
計画段階では、スコープやスケジュール、コスト、資源、品質、リスクなど、プロジェクトで管理する項目を明確にします。
それぞれについて担当者や確認するタイミングを決め、作業範囲や期限、予算などに無理がないか確認します。
管理する内容と確認方法を事前に決めておくことで、実行中の状況を判断しやすくなります。
実行中の進捗・リスク・変更を継続して管理する
プロジェクトの実行中は、計画と実際の進捗を比較し、予定との差がないか継続して確認します。
あわせてリスクの状況を確認し、新たな問題や変更が生じた場合は、ほかの管理項目への影響も整理します。
確認した内容を計画や対応に反映しながら、実際の状況に合わせて管理を続けることが大切です。
プロジェクトの成果を組織の目的につなげる
プロジェクトの成果は、完成させるだけでなく、組織の目的にどのようにつながるのかを確認することも大切です。
開始時に成果と組織の目的との関係を明確にし、実行中に変更が生じた場合は、その影響も確認します。
終了時には、完成した成果が当初の目的につながる内容になっているかを振り返ります。
ISO 21500から読み解くプロジェクトマネジメントの要点
ISO 21500からプロジェクトマネジメントを理解する際は、スケジュールやコストなどの個別項目だけでなく、プロジェクト全体のつながりを捉えることが重要です。
ここでは、ISO 21500から押さえておきたいプロジェクトマネジメントの要点を説明します。
個別の管理手法ではなくプロジェクト全体を捉える
ISO 21500を理解する際は、スケジュールやコストなどを個別に見るだけでなく、プロジェクト全体のつながりを捉えることが大切です。
目的や成果を明確にしたうえで、必要な作業や期間、コスト、資源などを関連づけて整理します。
一つの項目を変更するとほかにも影響するため、全体への影響を確認しながら判断します。
計画から実行・管理・終結まで一貫して考える
プロジェクトは計画を立てて終わりではなく、実行、管理、終結までを一連の流れとして考えます。
実行中は計画と実績を比較し、問題や変更が生じた場合は影響を確認しながら計画を調整します。
最後に必要な作業と成果を確認して終結することで、開始から終了まで一貫した管理につながります。
ISO 21500を実務の管理項目を整理する手引きとして活用する
ISO 21500は、実務で何を管理すればよいのかを整理する手引きとして活用できます。
開始時には目的や成果、関係者を確認し、計画時にはスコープやスケジュール、コスト、資源、品質、リスクなどを整理します。
実行中も各項目の状況や変更による影響を確認することで、プロジェクトの段階に応じて必要な管理を進めやすくなります。
まとめ
ISO 21500は、プロジェクトマネジメントの基本概念や、プロジェクトを進めるうえで必要な管理の考え方を整理した国際規格です。
プロジェクトでは、目的と成果を明確にしたうえで、スコープ、スケジュール、コスト、資源、品質、リスクなどを関連づけ、計画から実行、管理、変更、終結まで一貫して管理します。
また、実務ではプロジェクト開始時の目的・成果・関係者の整理や、計画段階で管理項目を決める際の手引きとしてISO 21500の考え方を活用できます。
個別の管理項目だけを見るのではなく、それぞれの影響関係を確認しながらプロジェクト全体を捉えることが重要です。