はじめに
「プロジェクトマネジメントのスコープとは、具体的に何を決めるものなの？」
「プロジェクトを始めるとき、どこまでを作業範囲として設定すればいいの？」と迷っていませんか。
プロジェクトを任され、必要な作業や成果物を整理していても、途中で追加の要望が出たり、担当する範囲が曖昧だったりすると、予定していなかった作業が増えてしまうことがありますよね。
この記事では、プロジェクトマネジメントにおけるスコープの定義から、具体的な決め方、進行中の変更を管理する方法まで整理します。
プロジェクトマネジメントにおけるスコープとは？
プロジェクトマネジメントにおけるスコープとは、プロジェクトで実施する作業や成果物の範囲を定めたものです。
ここでは、2つのスコープの違いと作業範囲・対象外の決め方、スコープを明確にする理由について説明します。
プロジェクトスコープとプロダクトスコープの違い
プロジェクトスコープは、成果物を完成させるために行う作業の範囲です。
一方、プロダクトスコープは、完成する製品やサービスに持たせる機能や仕様の範囲を指します。
つまり、「何の作業をするか」と「何を作るか」という違いがあります。
プロジェクトの作業範囲と対象外を明確にする
プロジェクトのスコープを決める際は、実施する作業だけでなく、対象外となる作業も明確にしておきます。
あらかじめ範囲を整理しておけば、追加の要求が出たときも、当初のスコープに含まれるか判断しやすくなります。
スコープを明確にすることが重要な理由
スコープを明確にすることで、必要な作業を整理し、途中で作業範囲が広がることを防ぎやすくなります。
追加要求が出た場合もスコープ内かどうかを判断できるため、予定外の工数や費用の増加、納期の遅れといったリスクを抑えられます。
プロジェクトスコープを定義する基本的な流れ
プロジェクトスコープを定義するときは、最初にプロジェクトの目的と最終的に完成させる成果物を明確にします。
ここでは、プロジェクトスコープを定義する基本的な流れを順番に説明します。
プロジェクトの目的と成果物を明確にする
プロジェクトスコープを定義する際は、まず達成したい目的と、最終的に完成させる成果物を明確にします。
「何を達成するのか」「何を完成させるのか」を具体的にすることで、プロジェクトに必要な作業を判断しやすくなります。
必要な作業と対象範囲を洗い出す
目的と成果物が決まったら、完成までに必要な作業を洗い出し、プロジェクトに含める範囲を整理します。
あわせて対象外となる作業も確認しておくことで、作業の抜けや予定外の追加を防ぎやすくなります。
スコープ記述書にプロジェクトの範囲を明記する
整理した内容は、スコープ記述書にまとめます。
成果物や実施する範囲、対象外となる範囲などを文章として残しておけば、関係者が同じ内容を確認でき、作業範囲について認識をそろえやすくなります。
WBSに落とし込んで作業範囲を明確にする
スコープ記述書で定めた範囲は、WBSに落とし込み、具体的な作業単位まで分解します。
担当や進捗を確認できる単位まで整理することで、必要な作業を把握しやすくなり、実際のプロジェクト管理にもつなげられます。
プロジェクトのスコープを管理する方法
プロジェクトのスコープは、一度決めて終わりではなく、プロジェクトの進行中も継続して管理する必要があります。
ここでは、スコープの合意から変更管理、進捗とのずれを確認する方法まで説明します。
関係者とスコープを合意して認識をそろえる
プロジェクトを始める前に、関係者でスコープ記述書を確認し、作業範囲や成果物、対象外となる範囲について合意します。
どこまで対応するのかを共有しておくことで、担当者による認識の違いを防ぎやすくなります。
スコープの変更ルールをあらかじめ決めておく
スコープを変更する場合に備えて、申請方法や確認する担当者、承認する責任者を決めておきます。
変更要求が出たときに決めた手順で確認・承認することで、担当者の判断だけで作業範囲が変わることを防げます。
スコープクリープを防ぐために変更を管理する
追加要求が出た場合は、そのまま作業に加えず、現在のスコープに含まれるかを確認します。
スコープ外であれば変更手続きを行い、承認されたものだけを追加することで、作業範囲が少しずつ広がるスコープクリープを防ぎやすくなります。
定期的にスコープと進捗のずれを確認する
プロジェクトの進行中は、決めたスコープと実際の作業にずれがないか定期的に確認します。
予定外の作業が追加されていないかをWBSなどで確認し、ずれがあれば内容を整理して、必要に応じて作業範囲を見直します。
プロジェクトスコープを決めるときの注意点
プロジェクトスコープを決める際は、実施する作業だけでなく、プロジェクトの対象外となる作業も明確にする必要があります。
ここでは、プロジェクトスコープを決めるときに注意したいポイントを説明します。
「やること」と「やらないこと」を明確にする
プロジェクトスコープを決める際は、実施する作業だけでなく、対象外となる作業も明確にします。
「やらないこと」まで決めておけば、追加の要望が出たときも、当初のスコープに含まれるかを判断しやすくなります。
追加要求によるコストや納期への影響を確認する
追加要求が出た場合は、必要な工数や費用を確認し、現在の予算や納期で対応できるかを判断します。
既存の作業やスケジュールへの影響も確認しておくことで、予算超過や納期遅延を防ぎやすくなります。
変更をそのまま受け入れず影響を確認する
スコープの変更要求が出ても、その場で作業範囲へ追加せず、プロジェクト全体への影響を確認してから判断します。
内容を整理したうえで、正式に承認された変更だけを反映することで、予定外の作業が増えるのを防げます。
まとめ
プロジェクトマネジメントにおけるスコープとは、プロジェクトで実施する作業や成果物の範囲を明確にするものです。
スコープを定義するときは、目的と成果物を決めたうえで必要な作業と対象外を整理し、スコープ記述書やWBSに落とし込んで関係者の認識をそろえます。
また、プロジェクト開始後に追加要求や変更が発生した場合は、コストや納期への影響を確認し、決められた手順で変更を管理することが重要です。
実施することと実施しないことを明確にし、定期的に実際の作業とのずれを確認することで、スコープクリープによる予算超過や納期遅延を防ぎやすくなります。