目次
はじめに
「プロジェクトを任されたけれど、最初に何から手をつければいいの？」
「計画を立てた後、どのような順番で進めれば完了までスムーズに進められる？」と迷っていませんか。
初めてプロジェクトの進行を担当すると、目標やスケジュールを決めるだけでなく、必要な作業の整理、担当者の決定、進捗確認、問題への対応など、やることが次々と出てきます。
何をどのタイミングで行うのか整理できていないと、作業の抜けや遅れが生じ、途中で進め方を見直すことにもなりかねません。
この記事では、プロジェクトマネジメントの基本的な手順を8つのステップに分け、計画から実行、進捗管理、完了までの進め方を紹介します。
プロジェクトマネジメントの基本的な進め方と手順
プロジェクトマネジメントは、目的を決めるだけでなく、必要な作業の整理や担当者・期限の設定、進捗管理、問題への対応まで、段階ごとに進めることが重要です。
ここでは、プロジェクトの目的とゴールを明確にするところから、成果物の確認、完了後の振り返りまで、基本的な進め方を8つの手順に分けて解説します。
手順1：プロジェクトの目的とゴールを明確にする
まずは、プロジェクトを行う目的と、どのような状態になれば完了とするのかを明確にします。
「なぜ行うのか」と「何を達成するのか」がはっきりしていると、関係者全員が同じ方向を目指しやすくなります。
最初に認識をそろえておくことが、その後の進行をスムーズにするポイントです。
手順2：必要な作業を洗い出して計画を作成する
ゴールを達成するために必要な作業を整理し、実施する順番や進め方を計画します。
どの作業が必要なのかを最初に整理しておくことで、途中で抜け漏れが起こりにくくなります。
全体の流れを見える形にしておくことが大切です。
手順3：タスクを分解して担当者と期限を決める
洗い出した作業を実際に進めやすいタスクまで分け、それぞれの担当者と期限を決めます。
誰が何を担当するのかを明確にしておくことで、作業の遅れや対応漏れを防ぎやすくなります。
責任の範囲を分かりやすくすることがポイントです。
手順4：スケジュールを作成して進行方法を決める
タスクごとの開始日や完了日を設定し、プロジェクト全体のスケジュールを作成します。
あわせて、進捗を確認するタイミングや報告方法も決めておくと、状況を把握しながら進めやすくなります。
無理のない予定を立てることが大切です。
手順5：プロジェクトを実行しながら進捗を管理する
計画に沿ってプロジェクトを進めながら、予定どおり進んでいるかを定期的に確認します。
遅れや課題が見つかった場合は、早めに対応することで大きな問題になるのを防ぎやすくなります。
進捗をこまめに確認することが成功につながります。
手順6：問題やリスクを確認して対応する
プロジェクトを進める中では、予期しない問題やリスクが発生することがあります。
問題が起きたときは早めに対応し、起こりそうなリスクについても事前に対策を考えておくことが大切です。
状況に応じて柔軟に対応できる体制を整えましょう。
手順7：成果物を確認してプロジェクトを完了する
最後に、完成した成果物が当初の目的や要件を満たしているかを確認します。
必要な内容がそろっていることを確認し、不足や修正があれば対応したうえでプロジェクトを完了します。
最後まで丁寧に確認することが重要です。
手順8：振り返りを行い次回の改善につなげる
プロジェクトが終わったら、うまくいった点や改善できる点を振り返ります。
計画と実績を比較して原因を整理しておくことで、次回のプロジェクトに経験を活かしやすくなります。
振り返りまで行うことで、継続的な改善につながります。
プロジェクトマネジメントの手順で行う具体的な管理内容
プロジェクトを計画どおりに進めるには、作業内容や期限を決めるだけでなく、実行中の状況を確認しながら管理する必要があります。
ここでは、プロジェクトマネジメントの各手順で行う具体的な管理内容を解説します。
WBSで作業内容を細分化する
WBSでは、プロジェクトに必要な作業を細かいタスクに分けて整理します。
作業を実行しやすい単位まで分けておくことで、担当者が何を進めればよいのか分かりやすくなります。
作業の抜け漏れを防ぎ、全体の進捗も管理しやすくなります。
WBSを初めて使う場合は、作り方や分解のコツを先に確認しておくと、作業を整理しやすくなります。
WBSとは？プロジェクトマネジメントでの作り方と具体例をわかりやすく解説
ガントチャートでスケジュールを可視化する
ガントチャートは、各タスクの開始日や終了日を一覧で確認できるスケジュール管理のツールです。
作業の流れや進捗状況をひと目で把握しやすく、予定どおり進んでいるかも確認できます。
変更があった場合も更新しやすく、計画を見直す際に役立ちます。
ガントチャートをどのように作成すればよいか迷う場合は、基本的な作り方や管理方法も確認してみてください。
▶ガントチャートとは？作り方・見方・メリットをわかりやすく解説
進捗状況を確認して計画との差を調整する
プロジェクトが始まったら、定期的に進捗状況を確認し、計画との差がないかをチェックします。
予定より遅れている場合は、原因を確認しながらスケジュールや進め方を調整することが大切です。
早めに対応することで、大きな遅れを防ぎやすくなります。
関係者と情報共有を行い認識を合わせる
プロジェクトを円滑に進めるためには、関係者とこまめに情報を共有することも重要です。
決定事項や進捗状況を共有しておくことで、認識のずれや伝達漏れを防ぎやすくなります。
必要な情報を誰でも確認できる状態にしておくと、スムーズに連携できます。
プロジェクトマネジメントの手順で失敗を防ぐポイント
プロジェクトを予定どおりに進めるには、問題が起きてから対応するのではなく、計画段階から遅延やトラブルにつながる要因を確認しておくことが重要です。
ここでは、プロジェクトマネジメントの手順で失敗を防ぐために押さえておきたいポイントを解説します。
計画段階で作業量や必要な期間を確認する
計画を立てるときは、それぞれの作業にどれくらいの時間が必要なのかを確認します。
無理のあるスケジュールを組むと、途中で遅れが出やすくなるため、実際に確保できる作業時間を考慮することが大切です。
余裕を持った計画を立てることで、プロジェクトを進めやすくなります。
予想されるリスクを事前に洗い出す
プロジェクトでは、起こりそうな問題をあらかじめ想定しておくことも重要です。
事前にリスクを整理し、対応方法を考えておけば、予期しないトラブルが発生した場合でも落ち着いて対応しやすくなります。
早めの備えが、スムーズな進行につながります。
問題が発生する前に進捗や課題を確認する
プロジェクトを順調に進めるためには、進捗状況や課題を定期的に確認することが大切です。
小さな遅れや気になる点を早めに把握できれば、大きな問題になる前に対応しやすくなります。
こまめに状況を確認する習慣をつけることが、安定した進行につながります。
プロジェクトマネジメントの手順でよくある疑問
プロジェクトマネジメントの基本的な手順を理解しても、実際に進める際には「最初に何をすればよいのか」「WBSやガントチャートはいつ作ればよいのか」と迷うことがあります。
ここでは、プロジェクトマネジメントの手順についてよくある疑問を取り上げ、それぞれの考え方を解説します。
プロジェクトマネジメントは何から始めるべき？
プロジェクトマネジメントは、まず目的とゴールを明確にすることから始めます。
何のために取り組むのか、どのような状態になれば完了なのかを最初に決めておくことで、関係者全員が同じ方向を目指しやすくなります。
計画を立てる前に、目的を共有しておくことが大切です。
プロジェクトマネジメント全体の考え方や基本知識から整理したい場合は、基礎をまとめた記事も参考になります。
プロジェクトマネジメントとは？意味・必要性・管理するものをわかりやすく解説
WBSやガントチャートはどの段階で作成する？
WBSやガントチャートは、目的とゴールを決めた後の計画段階で作成します。
まずWBSで必要な作業を整理し、その内容をもとにガントチャートでスケジュールを作成するのが一般的な流れです。
順番に進めることで、無理のない計画を立てやすくなります。
小規模なプロジェクトでも同じ手順が必要？
小規模なプロジェクトでも、基本的な進め方は大きく変わりません。
ただし、作業や関係者が少ない場合は、管理方法を必要な範囲に絞って進めることができます。
規模に合わせて調整しながら、目的や担当者、期限を明確にしておくことが大切です。
まとめ
プロジェクトマネジメントは、特別な手法を覚えることよりも、目的を明確にし、必要な作業を計画的に進めながら状況に応じて調整していくことが大切です。
手順を一つずつ整理して進めることで、作業の抜け漏れやスケジュールの遅れを防ぎやすくなります。
また、WBSやガントチャートなどの管理ツールは、プロジェクトを分かりやすく整理し、関係者との認識を合わせるために役立ちます。
最初から完璧を目指す必要はないので、まずは基本の流れを意識しながら、自分のプロジェクトに合った進め方を取り入れてみてください。