目次
はじめに
本記事の目的
本記事は「コミュニケーションを図る」という表現の意味や使い方を、やさしく分かりやすく解説することを目的としています。語源や本質、日常やビジネスでの重要性、そして「取る」との違いまで、具体例を交えて丁寧に説明します。
誰に向けて書いたか
職場でのやり取りに悩む方、家族や友人との伝え方を改善したい方、リーダーや新人を指導する方など、幅広い方に読んでいただける内容です。専門用語は最小限にし、実践しやすいヒントを多く載せます。
本記事の構成と読み方
全7章で進めます。まず本章で目的と構成を示し、第2章で意味・定義、第3章で語源と本質、第4章で「図る」と「取る」の違い、第5章で重要性、第6章で具体的なポイント、第7章で全体の振り返りを行います。読み進める際は、自分の場面に当てはめながら具体例を思い浮かべてください。
「コミュニケーションを図る」の意味・定義
「コミュニケーションを図る」とは、単に言葉を交わすだけでなく、相手と意図的に意見交換や情報共有を行い、共通理解や協力体制を築く行為を指します。ここには目的意識や工夫、計画性が伴います。相手の立場を把握したうえで、誤解を減らし合意を取り付けるプロセスを含みます。
『図る』の語感
「図る」は「取り計らう」「工夫する」という意味合いを持ちます。単なる伝達ではなく、どうすれば伝わるかを考え、手段を選び、相手の反応を見ながら調整します。この意識があると、やり取りは結果につながりやすくなります。
目指すもの
- 共通理解：言葉の意味や背景をそろえること
- 合意形成：意思決定や方針で合意に至ること
- 協力関係：役割分担や協働を円滑にすること
具体例
- 会議での合意形成：資料を用意し、意見を順に聞いて疑問点をつぶし、最終的な方針に合意する。計画的な進行が伴います。
- 家族の予定調整：希望を聞き合い、条件をすり合わせ、誰が何を担当するか決める。衝突を避ける工夫が大切です。
会話・情報伝達との違い
単なる会話は感情の共有や雑談が中心です。情報伝達は事実を伝える行為です。一方で「図る」は目的を持って結果に結び付ける点が異なります。意図的に相手と歩調を合わせ、次の行動につながる点が特徴です。
「コミュニケーション」の語源と本質
語源
「コミュニケーション（communication）」はラテン語のcommunis（共同の、共有の）に由来します。語源が示す通り、相手と何かを共有する行為が根本にあります。
広辞苑の定義と手段
広辞苑は「社会生活を営む人間の間で行われる知覚・感情・思考の伝達」と定義します。伝達手段は言語や文字だけでなく、表情や身振りといった非言語も含みます。
コミュニケーションの本質
本質は「共通するものを作ること」です。一方的に情報を渡すだけでなく、相互に伝え合い、受け取り側の理解や感情まで含めて共通認識を築きます。相手の反応を見て伝え方を変えることや、意図を確認する行為が重要です。
具体例
・会議で資料を配るだけでなく、意図を説明して互いに質問を交わすと理解が深まります。
・親子で話すとき、言葉と抱擁や表情を組み合わせると安心感が生まれます。
言語と非言語の役割
言語は詳しい内容を伝えます。非言語は感情や信頼感を補います。どちらも欠けると誤解が生じやすくなります。
現代で大切なこと
手段は増えましたが、本質は変わりません。相手と "共にする" 意識を持ち、意図を確認し合うことがより大切になります。
「図る」と「取る」の違い
意味の違い
「図る」は目的を持って働きかけることを表します。共通理解・協力体制・信頼構築など、結果を見据えた行動に使います。対して「取る」は会話や連絡など、やりとりそのものを指します。日常的で直接的な行為に用いられやすい言葉です。
使い分けのポイント
- 目的意識：結果を重視する場面では「図る」を使います。行為自体が目的なら「取る」が自然です。
- フォーマル度：「図る」はやや堅め、「取る」はカジュアルに感じられます。
- 範囲感：「図る」は組織や長期的な関係を含むことが多く、「取る」は個人間や短期的な連絡で使います。
具体例
- 会議で意見の調整を行うとき：「意見のすり合わせを図る」→方向性や合意をつくる意図があります。
- 用件を伝えるとき：「後で連絡を取ります」→単に連絡する行為を示します。
- 組織で風土をよくしたいとき：「信頼関係を図るために交流会を開く」→計画的な働きかけです。
注意点
日常会話で「図る」を多用すると堅苦しく感じられます。逆に「取る」だけでは意図が伝わらないことがあります。場面と目的を考えて言葉を選んでください。
ビジネス・日常における「コミュニケーションを図る」の重要性
はじめに
意識的にコミュニケーションを図ることは、職場や家庭、友人関係でも成果に直結します。相手の価値観や考え方を理解し、信頼を築く土台になります。
信頼関係の構築
相手の話を丁寧に聞き、意図を確認することで誤解が減ります。たとえば上司が期待する成果を具体的に確認すれば、無駄な作業が減り信頼が深まります。
意思決定と問題解決の促進
関係者が同じ情報を共有し合えば、迅速で的確な判断ができます。チームで課題を洗い出し意見を交換すると、最適な解決策が見つかりやすくなります。
誤解や行き違いの防止
あいまいな指示や伝達不足はミスやトラブルを招きます。具体例を出す、期日や期待値を明示するなど意識的な確認が有効です。
チームワークと協力体制の強化
情報共有と共通理解があれば、メンバーは役割を果たしやすくなります。短い定例ミーティングや進捗の見える化で連携がスムーズになります。
日常生活での効果
家庭でも予定や役割を話し合えば摩擦が減ります。友人関係でも期待を伝え合うことで関係が長続きします。
意識的にコミュニケーションを図ることは、誤解を減らし効率を上げ、信頼と協力を育てます。職場運営や日々の暮らしでの成功に欠かせない要素です。
コミュニケーションを図るための具体的なポイント
1) 相手の話をよく聴く（傾聴）
- 相手の言葉を遮らず最後まで聴きます。相槌や表情で関心を示すと安心します。
- 聞き返し（「つまり〜ということですか？」）で理解を確認します。誤解を早く防げます。
2) 情報共有・報連相（報告・連絡・相談）を徹底する
- 重要事項は口頭と書面（チャットやメール）で両方残すと安心です。例：会議の決定事項を議事録にまとめる。
- 早めに連絡する習慣を付けます。問題が大きくなる前に相談できます。
3) 自己開示と適切なフィードバック
- 自分の考えや理由を簡潔に伝えます。背景を共有すると相手が理解しやすくなります。
- フィードバックは事実に基づき具体的に伝えます（例：「〜のときに、こうするともっと分かりやすいです」）。感情攻撃は避けます。
4) 相手が話しやすい環境を作る
- プライバシーや時間を確保します。忙しいときに長話を強いない配慮も重要です。
- 小さな成功や努力を認めることで信頼が育ちます。
5) 実践チェックリスト（すぐ使える）
- 話を遮らなかったか？
- 聞き返しで確認したか？
- 重要な情報を記録したか？
- 相談は早めに行ったか？
- フィードバックは具体的か？
日常でこれらを意識すると、誤解やミスを減らし双方向のやりとりが増えます。
まとめ：「図る」という意識がもたらすもの
結論
「コミュニケーションを図る」は単なるやり取りではなく、目的に向けて関係性や成果を計画的に作る行為です。意図を持って行動すると、小さな誤解や無駄が減り、信頼と効率が高まります。
図る意識がもたらす具体的な効果
- 目的が明確になります：何のために話すかが定まると、伝え方も変わります。例：会議で結論を出すのか、意見を集めるのかを最初に示す。
- 信頼が築けます：意図を示し、相手の立場を考えると安心感が生まれます。
- 成果が出やすくなります：期待値を合わせることで、仕事の手戻りが減ります。
- 誤解や摩擦を減らせます：確認やフィードバックを意図的に組み込みます。
日常での取り入れ方（簡単な実践）
- 目的を一言で伝える（例：「確認です」「提案です」）。
- 相手の理解を確かめる（要約を求める）。
- 次のアクションを明示する（誰が何をいつまでに）。
- 振り返りを短く行う（うまくいった点を共有）。
意識して「図る」ことで、関係も成果も確実に向上します。まずは小さな場面から試してみてください。