文章を書くときに「伝わらない」と感じる原因の多くは、難しい言葉や長さではなく、構成のちょっとしたクセにあります。
ここでは、誰でも今日から使える“伝わる文章の書き方”をシンプルにまとめました。
ビジネスメール・資料・チャットなど、あらゆる場面で役立ちます。
目次
文章が伝わらなくなる主な原因
文章が分かりにくいときは、ほぼ次の4つのいずれかが起きています。
- 主語が曖昧
- 一文が長すぎる
- 抽象的な言い方が多い
- 結論が後ろにある
逆に言えば、この4つを整えるだけで文章は驚くほど読みやすくなります。
まず押さえたい「伝わる文章の基本形」
文章をシンプルにするには、以下の3つを意識するだけでOKです。
1. 結論 → 理由 → 補足 の順で書く
読み手はまず「何が言いたいか」を知りたいので、先に結論を置きます。
例
- 結論：本日の会議は延期いたします。
- 理由：担当者の体調不良により調整が必要なためです。
- 補足：新しい日程は明日ご連絡します。
2. 一文は短く区切る
一文が40〜60字を超えると読み手は迷いやすくなります。
NG例
「本日ご依頼いただいた資料ですが、先方確認が必要なため少し時間を要する可能性がございますので、改めてご連絡させていただきます。」
OK例
「本日ご依頼いただいた資料ですが、先方確認が必要です。少しお時間をいただく可能性があります。進捗は改めてご連絡いたします。」
3. 抽象語を具体化する
抽象的な言葉は読み手によって解釈が変わります。
NG例
「できるだけ早く対応します」
OK例
「明日の15時までに対応します」
書く前に“3つの確認”をすると失敗が減る
文章を書く前に、次の3つだけ確認するとブレなくなります。
この3つを決めてから書くと、内容がスッと整理されます。
読みやすさを一気に上げる技術
文章の“見た目”で伝わりやすさが大きく変わります。
箇条書きを積極的に使う
情報が複数ある場合は迷わず箇条書きにします。
- 結論
- 理由
- 期限
- やってほしいこと
このように要素が整理され、理解されやすくなります。
主語を必ず入れる
主語が抜けると「誰が？」が分からなくなります。
例
「確認します」 → 「こちらで確認します」
「必要です」 → 「当社としては必要です」
名詞で終わる文を減らす
名詞止めを多用すると冷たい印象になるため、動詞で締めると自然です。
例
「ご確認のほどお願い申し上げます。」（名詞止め）
→「ご確認いただけますと幸いです。」（動詞）
文章改善の前後比較（わかりやすい例）
改善前
「資料に関する問い合わせが増えており、現状のままでは対応時間が長引いて業務に支障が出るため、体制見直しの必要があります。」
改善後
「資料に関する問い合わせが増えています。このままでは対応が遅くなり、業務に支障が出ます。対応体制を見直したいと考えています。」
3つの変更だけで格段に読みやすくなります。
- 一文を短くした
- 結論を明確にした
- 主語を補った
今日からできる書き方トレーニング
毎日のメールで以下のどれか1つだけ意識すれば十分です。
無理に全部やろうとしなくてOK。1つ変えるだけで文章は確実に良くなります。
まとめ
伝わる文章は「書く才能」ではなく、ちょっとした型とコツで誰でも身につけられます。結論を先に、短く区切り、具体的に書く。これだけでメールも資料も読みやすくなり、コミュニケーションが大きく変わります。まずは今日の1通から実践してみてください。