目次
はじめに：結論
ビジネス文書がうまく伝わらない原因の多くは、文章力ではなく「構成」と「型」を知らないことです。
正しい書き方の基本を押さえるだけで、文書は一気に読みやすくなります。
この記事では、社会人がまず身につけたい
ビジネス文書の基本構成と、よくある失敗例を整理します。
ビジネス文書全体のマナーや考え方を先に整理しておくと、内容の理解がスムーズになります。
▶ ビジネス文書の基本マナーとは？社会人が最初に押さえるポイント
文書を書くうえで前提となるマナーや、失礼にならないための基本的な考え方をまとめています。
ビジネス文書に「正しい書き方」が必要な理由
ビジネス文書は、感情や個性を伝える文章ではありません。
目的は次の3つです。
- 用件を正確に伝える
- 誤解を生まない
- 相手の判断・行動を促す
そのため、誰が読んでも理解できる「型」が重要になります。
ビジネス文書の基本構成
基本は「結論 → 理由 → 補足」
ビジネス文書で最も基本となる構成は次の順番です。
- 結論（何を伝えたいか）
- 理由・背景（なぜそうなるのか）
- 補足・詳細（必要な情報）
最初に結論が示されることで、読み手は安心して読み進められます。
結論は最初に一文で書く
結論は、できるだけシンプルに書きます。
例
・〇〇の件について、A案で進めます。
・本件は対応不要です。
ここで迷わせないことが重要です。
理由・背景は簡潔に
結論の次に、判断に必要な背景だけを補足します。
長い説明や前置きは不要です。
補足・詳細は必要な分だけ
日時・場所・手順など、実務に必要な情報を整理して書きます。
情報が多い場合は、箇条書きを使うと読みやすくなります。
よくあるビジネス文書のミス
結論が最後まで出てこない
説明が長く、何を伝えたいのか分からない文書はよくあります。
これは読み手にストレスを与えます。
一文が長すぎる
一文が長いと、意味が取りにくくなります。
目安としては、1文40文字前後を意識すると読みやすくなります。
主観的・感情的な表現が多い
「思います」「感じました」といった表現は、ビジネス文書では控えめにします。
事実・判断・対応を中心に書くことが基本です。
丁寧すぎて逆に分かりにくい
過度な敬語や回りくどい表現は、要点をぼかしてしまいます。
簡潔で失礼のない表現を心がけましょう。
文書を書く前に確認したいチェックポイント
文書を送る前に、次の点を確認すると失敗を防げます。
- 結論は最初に書いているか
- 用件は一目で分かるか
- 不要な説明が入っていないか
- 誰が読んでも理解できるか
まとめ
ビジネス文書の正しい書き方は、特別なスキルではありません。
- 結論から書く
- 構成を意識する
- 無駄な表現を減らす
この基本を押さえるだけで、伝わりやすさは大きく変わります。
まずは「迷わせない文書」を意識するところから始めましょう。