目次
はじめに
「プロジェクトマネージャー」という言葉を聞いたとき、
「どんな仕事をする人なの？」「リーダーとは何が違うの？」「具体的にどこまで責任を持つ役割なの？」と疑問に感じる方も多いのではないでしょうか。
プロジェクトマネージャーは、システム開発や新サービスの立ち上げ、業務改善などのプロジェクトを進めるときに、全体をまとめて成功へ導く役割を担う人です。スケジュールを決める、メンバーの役割を整理する、進み具合を確認する、問題が起きたときに対応するなど、プロジェクト全体の管理を担当します。
ただ、「管理する役割」と聞いても、実際にどんな仕事をしているのか、日々の業務や責任範囲がはっきりイメージできないこともありますよね。また、プロジェクトリーダーやマネージャー職との違いが分かりにくいと感じる方もいるかもしれません。
この記事では、プロジェクトマネージャーとはどのような役割なのかを、仕事内容や責任範囲を例にしながら順番にわかりやすく説明していきます。プロジェクトをまとめる立場の仕事をイメージできるように、実際の業務の流れに沿って解説していきますので、ぜひ参考にしてみてください。
プロジェクトマネージャーとは？
プロジェクトマネージャーは、プロジェクトを計画どおりに進めて目標を達成するために、さまざまな管理業務を担います。単に作業を指示するだけではなく、スケジュールの進捗を確認したり、チームメンバーの役割を調整したり、問題やリスクが発生した場合の対応を判断することも重要な役割です。ここでは、プロジェクトマネージャーが担う主な役割について説明します。
プロジェクトマネージャーの意味
プロジェクトマネージャーとは、プロジェクトの開始から終了までの作業を管理し、決められた期間と予算の中で成果物を完成させる責任を持つ担当者を指します。
具体的には、最初にプロジェクトの目的と完成期限を確認し、作業工程を日付単位で計画に落とし込みます。その計画をもとに担当メンバーを割り当て、進捗を毎週または毎日の会議や進捗表で確認し、予定より遅れている作業があれば作業順序や人員配置を調整します。
さらに、完成する成果物が事前に決めた品質基準を満たしているかを確認し、問題が発生した場合は原因を特定して対応方法を決め、プロジェクト全体が期限内に完了するよう管理します。
一般的なマネージャーとの違い
一般的なマネージャーは、部署やチームの業務を継続的に管理する役職で、売上目標の管理、部下の評価、日々の業務配分などを年間を通して担当します。
一方、プロジェクトマネージャーは、開始日と終了日が決まっている特定のプロジェクトを管理する担当者で、プロジェクト開始時に目的・期間・予算を確認し、作業計画を作成してメンバーを割り当て、完了日まで進捗を管理します。
一般的なマネージャーが組織や部署の業務を長期間管理するのに対し、プロジェクトマネージャーは期間が決まったプロジェクト単位で作業計画と進捗を管理する点が違いです。
マネージャーの役割やリーダーとの違いについて詳しく知りたい方は、こちらの記事でも解説しています。
マネージャーとは？意味・役割・リーダーとの違いをわかりやすく解説
プロジェクトを管理する責任者の役割
プロジェクトを管理する責任者の役割は、プロジェクト開始から完了までの作業を管理し、決められた期限と予算の範囲で成果物を完成させることです。
具体的には、最初にプロジェクトの目的と完了期限を確認し、作業工程を日付単位のスケジュールに落とし込みます。その計画をもとに担当メンバーを決め、進捗状況を週次の会議や進捗表で確認します。予定より作業が遅れている場合は作業順序や担当者を調整し、品質基準を満たしているかを確認しながら作業を進めます。
問題が発生した場合は原因を確認して対応方法を決め、最終的に成果物が期限内に完成するよう全体の進行を管理します。
プロジェクトマネージャーの主な役割
プロジェクトマネージャーは、プロジェクト全体を成功に導くためにさまざまな役割を担います。具体的には、目標や計画を決めることから始まり、作業の進捗やスケジュールを管理し、チームメンバーの役割を調整しながらプロジェクトを進めます。また、作業の途中で発生する問題やリスクにも対応し、計画どおりに成果を出せるよう全体を管理します。ここでは、プロジェクトマネージャーの主な役割について順番に説明します。
プロジェクトの目標と計画を決める
プロジェクトマネージャーは、最初にプロジェクトで達成する成果物、完了期限、予算を確認し、それをもとに具体的な作業計画を作成します。
まず、完成させる成果物を作業単位に分解し、それぞれの作業に開始日と終了日を設定してスケジュールを作ります。そのうえで、各作業に担当メンバーを割り当て、作業順序と必要な期間を決めます。こうして作成した計画をプロジェクト開始前に関係者と共有し、全員が同じ目標と期限を前提に作業できる状態を作ります。
計画を具体的な日付と作業単位で決めておくことで、プロジェクト全体の進行を管理できるようになります。
作業の進捗とスケジュールを管理する
プロジェクトマネージャーは、作業計画で決めた開始日と終了日を基準に、各作業が予定どおり進んでいるかを定期的に確認します。
具体的には、週次または日次の進捗確認で担当者から作業完了率や残り作業時間を報告させ、計画した日程と実際の進行状況を照らし合わせます。予定より作業が遅れている場合は、作業順序の変更、担当者の追加、作業期間の再調整などを行い、全体の完了期限に間に合うようスケジュールを調整します。
こうして各作業の進行状況を日付単位で管理しながら、プロジェクト全体の完了日を守れるよう進行を管理します。
チームメンバーの役割を調整する
プロジェクトマネージャーは、作業計画で決めた作業内容をもとに、各作業を担当するメンバーを決めます。まず、作業ごとに必要なスキルや作業時間を確認し、その条件に合う担当者を割り当てます。
そのうえで、担当範囲と作業期限をメンバーごとに明確にし、誰がどの作業をいつまでに完了させるかを共有します。作業の途中で担当者の作業量が多すぎる場合や作業が重複している場合は、担当範囲を変更したり別のメンバーに作業を分担させたりして調整します。
こうして担当者と作業範囲を具体的に調整することで、チーム全体の作業が計画どおり進むよう管理します。
問題やリスクを管理する
プロジェクトマネージャーは、作業の遅延や品質不良などの問題が発生する可能性を事前に確認し、発生した場合の対応方法を決めて管理します。
まず、作業計画を作成する段階で、作業遅延、担当者不足、仕様変更など起こり得る問題を洗い出し、それぞれの対応手順と担当者を決めます。プロジェクトの進行中は、進捗確認や成果物の確認を行い、予定より作業が遅れている場合や不具合が発生した場合は、原因となっている作業や工程を特定します。
そのうえで、作業期限の変更、担当者の追加、作業手順の変更など具体的な対応を決め、問題の影響が全体のスケジュールに広がらないよう管理します。
プロジェクトマネージャーの具体的な仕事内容
プロジェクトマネージャーは、プロジェクトを計画どおりに進めるために具体的な業務を日々行っています。計画を立てるだけではなく、進捗状況を確認しながらスケジュールを調整し、メンバーや関係者との連携を取り、最終的な成果物の品質を保つことも重要な仕事です。ここでは、プロジェクトマネージャーが実際の業務で行う具体的な仕事内容について説明します。
プロジェクト計画の作成
プロジェクトマネージャーは、プロジェクト開始前に作業計画を作成します。まず、完成させる成果物と完了期限を確認し、必要な作業を具体的な作業単位に分解します。
そのうえで、各作業に開始日と終了日を設定し、作業の順序を決めて全体のスケジュールを作ります。さらに、それぞれの作業に担当者を割り当て、作業ごとの所要時間や作業期間を計画に反映させます。
こうして作成した計画をもとに、誰がどの作業をいつまでに行うかを明確にし、プロジェクト全体の作業を進める基準となるスケジュールを作成します。
進捗管理とスケジュール調整
プロジェクトマネージャーは、作業計画で決めた開始日と終了日を基準に、各作業が予定どおり進んでいるかを定期的に確認します。具体的には、担当者から作業の完了状況と残り作業時間を報告させ、計画した日程と実際の進行状況を照らし合わせます。
予定より作業が遅れている場合は、作業順序を変更したり、担当者を追加したりして、全体の完了期限に間に合うよう日程を調整します。こうして作業ごとの進行状況を日付単位で確認しながら、プロジェクト全体のスケジュールを維持できるよう管理します。
メンバーや関係者との調整
プロジェクトマネージャーは、プロジェクトに関わるメンバーや関係部署との作業内容と作業日程を調整します。まず、作業計画で決めた作業内容と期限をメンバーに共有し、各担当者が担当する作業範囲と作業開始日、作業完了日を確認します。
作業を進める中で、他の部署の承認が必要な作業や、複数の担当者が関わる工程がある場合は、会議や連絡を通して作業順序と作業日程をすり合わせます。
予定していた作業日に対応できない担当者がいる場合は、作業日程の変更や担当者の変更を行い、全体のスケジュールに影響が出ないよう関係者の作業日程を調整します。
成果物の品質管理
プロジェクトマネージャーは、完成する成果物が事前に決めた品質基準を満たしているかを確認します。
まず、プロジェクト開始時に成果物の仕様、動作条件、完成基準を文書で定め、その基準に基づいて確認手順を決めます。作業が完了した工程ごとに成果物を確認し、仕様と一致しているか、動作に問題がないかをチェックします。
基準を満たしていない部分が見つかった場合は、原因となっている作業工程を特定し、担当者に修正作業を指示します。こうして工程ごとに確認と修正を行いながら、最終的に成果物が決められた品質基準を満たした状態で完成するよう管理します。
プロジェクトマネージャーと他の役職との違い
プロジェクトマネージャーはプロジェクト全体を管理する責任者ですが、似た役割として「プロジェクトリーダー」や「マネージャー」と呼ばれる役職もあります。これらは同じように使われることもありますが、担当する範囲や責任の内容には違いがあります。ここでは、プロジェクトマネージャーと他の役職との違いについて説明します。
プロジェクトリーダーとの違い
プロジェクトリーダーは、担当するチームの作業を進める役割を持ち、メンバーに作業内容を指示し、日々の作業状況を確認しながら担当工程を完了させます。
一方、プロジェクトマネージャーは、プロジェクト全体の計画、期限、予算を管理し、複数のチームや工程をまとめて管理します。具体的には、プロジェクトマネージャーが作業計画と全体のスケジュールを決め、その計画にもとづいてプロジェクトリーダーが担当チームの作業を進めます。
プロジェクトリーダーがチーム単位の作業を管理するのに対し、プロジェクトマネージャーはプロジェクト全体の進行と完了期限を管理する点が違いです。
リーダーという役割について詳しく知りたい方は、こちらの記事も参考になります。
▶リーダーとは？求められる能力や仕事の役割を解説します
マネージャーとの違い
マネージャーは、営業部や開発部など特定の部署に所属するメンバーを管理し、売上目標や業務目標の達成状況を年間を通して管理します。具体的には、部下の業務内容を決め、毎月の目標数値を確認し、評価や人員配置を行いながら部署の業務を継続的に運営します。
一方、プロジェクトマネージャーは、開始日と終了日が決まっているプロジェクトを担当し、プロジェクト開始時に作業計画と完了期限を決め、その期限までに成果物を完成させることを管理します。
マネージャーが部署の業務を継続的に管理するのに対し、プロジェクトマネージャーは期限が決まったプロジェクト単位で作業と進行を管理する点が違います。
プロジェクトマネージャーに必要なスキル
プロジェクトマネージャーとしてプロジェクトを成功させるためには、専門知識だけでなく、複数のスキルが求められます。計画を立ててプロジェクト全体を管理する力に加え、チームメンバーや関係者と連携するための調整力やコミュニケーション能力、問題が発生したときに解決策を判断する力も重要です。ここでは、プロジェクトマネージャーに必要とされる主なスキルについて説明します。
マネジメントという言葉の意味や具体的な仕事内容について詳しく知りたい方は、こちらの記事も参考になります。
▶マネジメントとは？具体的な仕事内容や役割をわかりやすく解説します
計画力と管理能力
プロジェクトマネージャーには、プロジェクト全体の作業を計画し、進行を管理し、問題が発生したときに対応方法を決める能力が必要です。
まず、完成期限から逆算して作業工程を日付単位で計画し、各作業に担当者と作業期間を設定する計画作成の能力が求められます。プロジェクトの進行中は、進捗報告や成果物の確認を行い、予定より遅れている作業や不具合が発生している工程を特定します。
そのうえで、作業順序の変更、担当者の追加、作業日程の再設定など具体的な対応を決め、プロジェクト全体が期限内に完了するよう判断して調整する能力が必要になります。
調整力とコミュニケーション能力
プロジェクトマネージャーは、複数の担当者や関係部署の作業日程と作業内容を調整するため、具体的な情報を共有しながら連絡を取り続ける必要があります。
まず、作業計画で決めた作業内容、担当者、作業期限をメンバー全員に伝え、誰がどの作業をいつまでに行うかを明確にします。作業を進める中で、別の部署の承認が必要な場合や、複数の担当者の作業順序が関係する場合は、会議や連絡で作業日程をすり合わせます。
担当者が予定していた日程で作業できない場合は、作業期限の変更や担当者の入れ替えを行い、関係者全員の作業日程を調整します。こうして関係者との連絡と調整を継続することで、プロジェクト全体の作業が予定どおり進む状態を維持します。
問題解決力と判断力
プロジェクトマネージャーは、作業遅延や不具合などの問題が発生した場合に原因を特定し、対応方法を決めて実行する判断を行います。まず、進捗報告や成果物の確認を通して、予定していた作業日程と実際の進行状況を照らし合わせ、どの作業工程で遅れや不具合が発生しているかを確認します。
そのうえで、作業順序の変更、担当者の追加、作業期間の延長など複数の対応方法を比較し、プロジェクトの完了期限に影響が最も少ない方法を決めます。決定した対応方法を関係者に伝え、作業工程を修正して実行することで、問題の影響がプロジェクト全体に広がらないよう管理します。
管理職という役割について全体像を知りたい方は、こちらの記事も参考になります。
▶管理職とは？役割・仕事内容・一般社員との違いを解説
中間管理職の立場や役割について知りたい方は、こちらの記事も参考になります。
▶中間管理職とは？役割・仕事内容・管理職との違いを解説
まとめ
プロジェクトマネージャーは、プロジェクトの開始から完了までを管理し、決められた期限と予算の中で成果物を完成させる責任を持つ役割です。プロジェクト開始時には、成果物の内容、作業工程、作業期限を具体的な計画として作成し、その計画にもとづいてメンバーを配置します。
プロジェクトの進行中は、作業の進捗状況を確認し、遅れている工程があれば作業順序や担当者を調整しながら全体のスケジュールを管理します。また、複数のメンバーや関係部署と作業日程を調整し、成果物が事前に決めた品質基準を満たしているかを確認します。
問題や作業遅延が発生した場合は原因を特定し、対応方法を決めて作業工程を修正することで、プロジェクト全体が期限内に完了するよう管理します。こうした計画作成、進捗管理、関係者との調整、問題対応を行うことがプロジェクトマネージャーの役割です。