はじめに
「ZoomでPowerPointの発表者ツールを使うと、参加者全員にノートや次のスライドまで見えてしまうの？」
「Macでプレゼンするとき、発表者ツールを自分だけ見ながら安全に画面共有する方法が知りたい」と不安になっていませんか。
実際にZoomで資料共有をする場面では、発表直前になって「共有する画面はこれで合っているのだろうか」「ノートが映ってしまったらどうしよう」と心配になることがありますよね。
この記事では、ZoomでPowerPointの発表者ツールが参加者に見えるケースと見えないケースの違い、Macで発表者ツールを相手に見せずに共有する手順、共有前に確認したいポイントを順を追って説明していきます。
発表本番で慌てないためにも、まずは仕組みから確認していきましょう。
Zoomで発表者ツールは複数相手に見える？【Macの場合】
MacでZoomを使ってプレゼンを行う場合、「発表者ツールの画面が参加者にも見えてしまうのでは？」と不安に感じる方は少なくありません。
まずはMacでのZoom共有時に何が見えるのか、発表者ツールの扱いと注意点を順番に確認していきましょう。
参加者全員に表示されるのは共有した画面だけ
MacでZoomミーティングを行う場合、参加者に表示されるのは、Zoomで共有した画面だけです。
PowerPointのスライドショーを共有していれば、参加者にはスライドのみが表示されます。反対に、発表者ツールの画面を共有していなければ、ノートや次のスライド、経過時間などが参加者に見えることはありません。
参加者の人数に関係なく、どの画面を共有しているかを確認しておけば安心です。
発表者ツールは自分だけが見る画面
発表者ツールは、発表者がスライド進行を確認するための画面です。
Macでは、現在のスライドや次のスライド、発表者ノート、経過時間などを表示できます。これらは発表者だけが確認するための情報なので、発表者ツールを共有していない限り、参加者に表示されることはありません。
安心してノートを見ながら発表してください。
画面共有の選択を間違えると参加者全員に見える
MacでZoomの画面共有をするときに、発表者ツールの画面やデスクトップ全体を共有すると、ノートや次のスライド、経過時間まで参加者に表示されてしまいます。
Zoomでは、共有した画面がそのまま参加者に映るため、共有する画面の選択がとても大切です。
発表前に共有する画面を確認しておけば、安心して発表を進められます。
Macで発表者ツールを見せずに共有する手順
MacでPowerPointの発表者ツールを使いながらZoomでプレゼンする場合は、画面共有の順番と共有するウィンドウの選び方が重要です。
ここでは、発表者ツールを参加者に見せずに共有するための具体的な手順を順番に解説します。
PowerPointでスライドショーを開始する
まずはPowerPointを開き、「スライドショー」タブからスライドショーを開始しましょう。
先に全画面表示にしておくことで、Zoomで共有する画面を選びやすくなります。
編集画面のまま共有すると、スライド一覧やメニューまで表示されることがあるため、最初にスライドショーを表示しておくと安心です。
Zoomでスライドショー画面を共有する
Zoomの「画面共有」をクリックしたら、共有候補の中からPowerPointのスライドショー画面を選んで共有を開始します。
デスクトップ全体や編集画面ではなく、全画面表示されたスライドショーを選ぶことで、参加者にはスライドだけが表示されます。
共有する画面を確認してから開始すれば、安心して発表できます。
発表者ツールを表示して操作する
スライドショー画面を共有したら、発表者ツールを表示して発表を進めましょう。
発表者ツールでは、現在のスライドや次のスライド、発表者ノート、経過時間を確認できます。
共有する画面がスライドショーになっていれば、参加者にはスライドだけを見せながら、安心して発表を進められます。
参加者側にどう見えるか確認する
共有を開始したら、Zoomのプレビュー画面や別の端末で、参加者側の見え方を確認しておきましょう。
スライドだけが表示され、発表者ノートや次のスライドが見えていなければ問題ありません。
事前に一度確認しておくだけで、本番も安心して発表できます。
発表者ツールまで共有されてしまう原因
Zoomで発表者ツールが参加者に見えてしまう場合は、PowerPointやZoomの設定そのものではなく、共有する画面の選択ミスが原因になっていることがほとんどです。
ここでは、発表者ツールまで共有されてしまう代表的な原因を順番に見ていきましょう。
PowerPointの編集画面を共有している
PowerPointの編集画面をZoomで共有すると、参加者にはスライドだけでなく、左側のスライド一覧や上部のメニューも表示されます。
発表用のスライドショーではなく編集画面を共有しているため、見せる予定のない情報まで映ってしまうことがあります。
共有を始める前に、スライドショー画面が選ばれているか確認しておくと安心です。
画面全体共有を選んでいる
Zoomで画面全体共有を選ぶと、Macに表示されている内容がそのまま参加者に共有されます。
発表者ツールを開いている場合は、発表者ノートや次のスライド、経過時間まで見えてしまうことがあります。
スライドだけを見せたいときは、画面全体ではなく、PowerPointのスライドショー画面を共有するようにしましょう。
共有する画面を間違えている
Zoomで共有する画面を間違えると、参加者に見せる予定のない画面まで表示されてしまいます。
MacでPowerPointを使っている場合は、スライドショー画面だけでなく、発表者ツールや編集画面も共有候補に表示されます。
発表者ツールの画面を選ぶと、ノートや次のスライドまで共有されてしまうため、共有前にサムネイルを確認し、スライドだけが表示されている画面を選びましょう。
Macでうまく共有できない時の対処法
設定どおりに操作したつもりでも、発表者ツールが表示されなかったり、参加者に見せたくない画面が共有されたりすることがあります。
ここでは、ZoomとPowerPointの共有時によくあるトラブルと、その対処方法を順番に確認していきましょう。
発表者ツールが表示されない時の確認ポイント
発表者ツールが表示されないときは、まずPowerPointの設定を確認してみましょう。
MacのPowerPointで「スライドショー」タブを開き、「発表者ツールを使用する」にチェックが入っているかを確認します。
チェックが外れていると、発表者ノートや次のスライドは表示されません。設定を見直したあと、もう一度スライドショーを開始して確認してみてください。
相手にノート画面が見える時の対処法
相手にノート画面が見えている場合は、まずZoomの画面共有を一度停止しましょう。
その後、「画面共有」を開き直し、発表者ツールではなくスライドショー画面を選んで共有します。ノートが表示されている画面を共有したままだと、相手にも内容が見えてしまいます。
共有する画面を切り替えれば、参加者にはスライドだけを表示できます。
Zoomの共有画面を切り替える方法
Zoomの共有画面を切り替えるときは、まず画面上部の「共有の停止」をクリックします。
その後、もう一度「画面共有」を開き、スライドショー画面を選んで共有し直しましょう。
発表者ツールや編集画面を共有している場合でも、正しい画面に切り替えれば参加者にはスライドだけを表示できます。
外部モニターがない場合の代替方法
外部モニターがない場合は、発表者ツールを使わずにスライドショー画面だけをZoomで共有しましょう。
Macの1画面では発表者ツールとスライドショーを分けて表示できないことがあります。そのような時は、ノートを事前に印刷したり、スマートフォンや別の端末で確認したりすると安心です。
手元でメモを見ながら進めれば、参加者にノート画面を見せずに発表できます。
まとめ
ZoomでPowerPointの発表者ツールを使っても、参加者にノートや次のスライドが必ず見えるわけではありません。
参加者に表示されるのは、Zoomで共有した画面だけです。
Macで発表者ツールを使うときは、PowerPointのスライドショーを開始し、Zoomではスライドショー画面を共有することが大切です。
反対に、発表者ツールの画面や編集画面、画面全体を共有すると、ノートや次のスライドが参加者に見えてしまうことがあります。
難しく感じるかもしれませんが、共有する画面を事前に確認しておけば心配はいりません。
本番前に一度表示内容をチェックして、安心してPowerPointのプレゼンを進めてください。