目次
2. 記事内容の調査・まとめ
プロジェクトマネジメントに必要な「報告」の全体像
プロジェクトマネジメントでは、「報告」が関係者全員で共通認識を持つために欠かせません。プロジェクトの現状を正確に伝え、今後の方針を決定する上で重要な役割を果たします。主な報告の種類は「進捗報告書」「成果・完了報告書」「障害報告書」「議事録」などです。たとえば進捗報告書は、現在の作業状況や課題を明らかにし、成果・完了報告書ではプロジェクト達成度や完了要件を報告します。
報告書の基本構成とその役割
報告書にはいくつか基本となる項目があります。まず「概要」ではプロジェクトの背景や目的、進捗状況をまとめます。「稼働状況」では作業ごとの進行度や遅れ、達成度を記載します。次に「課題やリスク、対応策」として、現在直面している問題点とその対策・今後の方針を記載し、最後に「今後の予定」や「関係者への依頼事項」など、次のアクションを明示します。これらを一貫したフォーマットでまとめることが、情報の食い違いを防ぐポイントとなります。
報告書作成の実践ポイント
効果的に伝えるには、内容を簡潔かつ明確にし、読み手や目的に合わせた表現を選ぶことが大切です。定期的な更新と内容の一貫性、チャートや図表など視覚的な要素の活用も有効です。また、報告書内で今後の対応策や具体的な要望をしっかり記載すると、次のアクションがスムーズになります。
進捗報告書の具体的な書き方
進捗報告書を作成する際は、まず現在の作業内容を記入し、成果物や担当者情報を明確にします。計画と実績の数値化、遅れや手戻りが出た理由とその影響、参照資料（例：タスク管理表やWBSリスト）を必要に応じて記載します。これにより、誰が何をどこまで進めているのかが一目で分かるようになります。
テンプレート・ツール活用方法
無料で使えるテンプレートや、Stock、Wrike、Smartsheetなどのプロジェクト管理ツールの活用により、標準的なフォーマットで効率的に報告書を作成可能です。例文を参考にすることで作業がさらにスムーズになります。ツールを用いて情報を一元管理し、関係者との連携も強化できます。
次に記載するタイトル
プロジェクトマネジメントにおける報告書作成の具体的手順と実例