目次
はじめに
「一度に管理するプロジェクトは何件くらいが健全なのだろう」
「今の担当件数は多すぎるのではないか」と感じていませんか。
複数のプロジェクトを同時に進めていると、会議や進捗確認、資料作成の予定が重なり、優先順位を決めるだけで時間が過ぎてしまったり、どの案件にも十分な時間をかけられないと感じたりすることがありますよね。
この記事では、一度に管理するプロジェクトの適正件数の目安や、抱えすぎているサイン、自分に合った管理量を判断するポイントを順を追って説明していきます。
一度に管理するプロジェクトの健全な量はどれくらい？
一度に管理するプロジェクトの健全な量は、業務内容や役割によって異なりますが、一般的には3〜5件程度がひとつの目安とされています。
ここでは、担当件数の目安と、件数だけでは健全な量を判断できない理由について解説します。
3〜5件が目安
一度に管理するプロジェクト数は、3〜5件がひとつの目安です。
この程度であれば、進捗確認や課題管理、関係者との連絡、スケジュール調整を無理なく進めやすく、優先順位も判断しやすくなります。
ただし、これはあくまで目安であり、プロジェクトの規模や業務量によって適正な件数は変わります。
プロジェクト件数別の目安
まずは、担当しているプロジェクト件数ごとの一般的な目安を確認してみましょう。
ここでは、1〜2件、3〜5件、6〜10件、10件以上に分けて、それぞれの目安を解説します。
1〜2件の場合
1〜2件の担当であれば、1件あたりに十分な時間を確保できるため、進捗管理だけでなく、課題整理や関係者との調整、品質確認まで丁寧に進めやすくなります。
ただし、この件数になるのは大規模プロジェクトや関係者が多い案件を担当している場合が多く、担当件数が少なくても負担が軽いとは限りません。
3〜5件の場合
3〜5件は、複数のプロジェクトを並行して管理する際のひとつの目安です。
進捗確認や課題管理、関係者との連絡を進めながら、優先順位も整理しやすくなります。
ただし、会議や調整業務が重なる時期は、この件数でも負担が大きくなることがあります。
6〜10件の場合
6〜10件を同時に管理する場合は、1件ごとに使える時間が限られるため、効率よく進捗や課題を管理することが大切です。
この件数を無理なく担当できるのは、小規模なプロジェクトが中心で、会議や調整業務が比較的少ない場合です。
案件ごとの業務量が増えると、管理の負担も大きくなります。
10件以上の場合
10件以上を同時に管理する場合は、1件ごとに使える時間がさらに少なくなるため、効率よく進められる体制づくりが欠かせません。
この件数を担当できるのは、短期間で完了する案件や定型業務が中心の場合が多く、調整業務や意思決定が多いプロジェクトでは負担が大きくなりやすいでしょう。
プロジェクト規模別の適正件数
担当できるプロジェクト数は、件数だけでなくプロジェクトの規模によっても大きく変わります。
ここでは、小規模・中規模・大規模のプロジェクトごとに、適正な担当件数の目安を解説します。
小規模プロジェクトの場合
小規模プロジェクトであれば、10件前後を並行して担当することもあります。
関係者が少なく、会議や調整業務の頻度が低ければ、進捗確認やタスク管理を効率よく進めやすいためです。
ただし、納期が重なったり対応内容が増えたりすると、担当件数が多いほど管理の負担も大きくなります。
中規模プロジェクトの場合
中規模プロジェクトでは、3〜5件程度が担当件数の目安です。
複数の関係者との調整や定例会議、課題管理が継続して発生するため、各プロジェクトの状況を把握できる件数に収めることが大切です。
担当件数が増えるほど、進捗確認や優先順位の判断にかかる負担も大きくなります。
大規模プロジェクトの場合
大規模プロジェクトでは、1〜2件程度が担当件数の目安です。
関係者が多く、会議や意思決定の調整、課題管理などに多くの時間が必要になるため、複数案件を同時に担当すると管理が難しくなります。
1件ごとに十分な対応時間を確保できる件数で進めることが大切です。
プロジェクト数が多すぎるサイン
担当件数が適正かどうかは、件数そのものではなく日々の業務状況から判断することが大切です。
ここでは、プロジェクト数が多すぎるときに現れやすい代表的なサインを解説します。
進捗把握が難しくなっている
各プロジェクトの進捗や課題、次に対応すべきタスクをすぐに説明できなくなっている場合は、担当件数が多すぎる可能性があります。
状況を把握するために毎回資料やチャットを確認する時間が増えると、管理業務の負担が大きくなり、対応の遅れにもつながりやすくなります。
優先順位付けに迷うことが増えている
複数のプロジェクトで納期や会議、依頼が重なり、どの案件から着手すべきか迷うことが増えた場合は、担当件数を見直すサインかもしれません。
優先順位を決めるだけで時間がかかるようになると、実際の作業時間が減り、対応の遅れが起こりやすくなります。
納期遅延や抜け漏れが発生している
納期の遅延やタスクの対応漏れ、会議の準備不足が増えている場合は、管理できる件数を超えている可能性があります。
担当プロジェクトが増えるほど確認事項も増えるため、期限や作業内容を把握しきれず、抜け漏れや遅延が起こりやすくなります。
まとめ
一度に管理するプロジェクト数は、一般的には3〜5件がひとつの目安ですが、適正な件数はプロジェクトの規模や役割、業務量によって変わります。
そのため、件数だけで判断するのではなく、進捗を把握できているか、優先順位を無理なく判断できているかといった実際の業務負荷もあわせて確認することが大切です。
もし納期遅延や抜け漏れが増えている場合は、担当件数や進め方を見直すタイミングかもしれません。
自分が無理なく管理できる範囲を把握し、余裕を持ってプロジェクトを進められる体制を整えていきましょう。