目次
はじめに
概要
本書は、英語での会議を円滑に進行するための実践的なノウハウをまとめています。会議前の準備、参加者選定、アジェンダ設計、英語表現、意見調整、全員参加の促進まで、実務で使える具体例と手順を中心に解説します。
本書の目的
国際的な場で、時間を有効に使い、明確に意思決定を行える会議運営を目指します。初心者から経験者まで、すぐに使えるフレーズやチェックリストを提供します。
使い方のヒント
各章を順に読み、例文を声に出して練習してください。実際の会議では、まず短いアジェンダを作り、役割を決めてから進行すると効果的です。例：「Let's move on to the next item.」「Any objections?」
想定読者と期待される効果
海外の関係者と話す機会があるビジネスパーソンや、会議の進行役を務める方を想定しています。本書を活用すれば、時間管理が向上し、参加者全員の意見を引き出しやすくなります。
会議進行の基本原則と事前準備の重要性
目的をSMARTに定義する
会議の目的は具体的に書きます。SMART（具体的、測定可能、達成可能、関連性、期限付き）に沿って設定すると分かりやすくなります。例：「次回ミーティングまでに新製品の価格案を3案作成する（期限：2週間、成果物：3案）」。目的を明確にすると議論がぶれません。
組織目標との整合
会議の目的を会社やチームの目標と結びつけます。例えば売上目標に直結する議題なら優先度を上げます。目的が組織の戦略に沿っているかを短く説明すると参加者の理解が深まります。
詳細なアジェンダ作成
会議タイトル、日時、場所（またはオンラインリンク）、参加者、討議項目の順に記載します。各項目に所要時間と期待する結論（意思決定か情報共有か）を添えます。例：「予算案（20分、意思決定）」。
事前共有と参加者の準備
アジェンダと必要資料は少なくとも48時間前に共有します。事前に担当を明示し、事前資料は要点を1ページにまとめると読みやすいです。参加者に期待する準備を明記すると当日の生産性が上がります。
事前チェックリスト（簡易）
- 目的がSMARTか
- 組織目標との関連性があるか
- アジェンダに時間と結論が書かれているか
- 資料を48時間前に共有したか
事前準備を丁寧に行うと、会議は短く、有意義になります。
参加者の選定と役割分担の戦略
参加者の選定基準
会議の目的を明確にし、その目的達成に直接関与する人を優先で招きます。意思決定者、専門知識のある担当者、実行責任者の3種類に分けて考えると選びやすくなります。招待は最小限にして、必要に応じて観察者を短時間だけ参加させる方法も有効です。
役割の種類と期待
- オーナー（会議責任者）：目的設定と最終決定の責任を持ちます。議題の最終承認も行います。
- ファシリテーター：議論を進め、偏りを防ぎます。全員の発言を促す役目です。
- 記録者：重要ポイント、決定事項、アクションアイテム（担当者と期限）を正確に記録します。
- タイムキーパー：時間配分を管理し、議題ごとの遅れを防ぎます。
会議タイプ別の例
- 進捗共有：オーナーと各担当者、記録者、時間管理者を招きます。
- 意思決定会議：意思決定者と必要な専門家を中心に招集します。記録者は必須です。
- ブレインストーミング：参加者を広めにして、ファシリテーターが活性化を担当します。
実践のコツ
招集時に役割を明示し、事前に資料と期待する発言を伝えます。記録者にはテンプレートを用意し、決定時は必ず担当者と期限を書き込んでもらってください。役割はローテーションすると当事者意識が高まります。
アジェンダの設計と時間管理
目的を明確にする
会議の目的を一行で示します。討議のゴール（意思決定、情報共有、ブレインストーミング）を先に書くと、議題がぶれません。
重要事項の優先順位付け
重要度と緊急度で議題を分けます。例えば、承認が必要な項目は優先して上位に配置し、報告は後半に回します。
議題の順序と時間配分
シンプルな問題から複雑な問題へ順に並べます。各議題に目安時間を付け、合計が会議時間内に収まるか確認します。決定が必要な項目は十分な時間を確保してください。
補助資料と事前共有
議題ごとに必要な資料を明記し、事前に配布します。資料は要点をまとめた1～2枚にすると読みやすく、会議での判断が速くなります。
時間管理のテクニック
開始・終了時間を厳守し、タイムキーパーを決めます。議題が長引く場合は「パーキングロット（後回し項目）」に移し、次の議題に進みます。
実例（30分会議）
- 目的確認（3分） 2. 報告（7分） 3. 決定事項A（12分） 4. 次のアクション確認（8分）
この流れを守ると、会議が効率よく進み、参加者の時間を有効に使えます。
英語での会議表現とコミュニケーション技法
定型表現とフレーズ
英語会議では短くて使いやすい定型表現を覚えると安心です。例えば：
- "I can add a quick point here."（補足を入れたいとき）
- "Just to clarify, do we mean...?"（確認したいとき）
- "Quick recap: we agreed to ...; next steps: ..."（要約と次の行動を示すとき）
これらは発言の目的を明確にし、誤解を減らします。
シグナルワードの使い方
議論の流れを示す言葉（First, Next, Finally, Two points）を使うと聞き手が追いやすくなります。順序を示すことで話が整理され、会議の時間を節約できます。
発言をスムーズにする短いフレーズ
発言の入り口や割り込みに使う表現を用意しましょう。
- "Can I jump in?"（途中で一言）
- "If I may add..."（丁寧に意見を付け加える）
- "Sorry to interrupt, but..."（中断の断り）
短い前置きで相手に配慮しつつ意見を伝えられます。
確認と要約の表現
誤解を防ぐために繰り返し確認します。
- "So what I hear is..."（相手の意見の要約）
- "To confirm, are we saying...?"（合意点の確認）
会議の終わりには必ず簡単なリキャップを入れましょう。
傾聴と反応の表現
相手の発言には反応を示すと安心感が生まれます。
- "That's a good point."（肯定的な反応）
- "I see your point, and..."（受け止めつつ提案）
実践的なコツ
- 短いフレーズを事前に用意する。2. ゆっくり話して重要語を強調する。3. シグナルワードで構造を示す。4. 不明点はその場で確認する。これらを習慣にすると、英語会議での伝わり方が格段に良くなります。
意見の相違への対処と協調的なアプローチ
はじめに
会議での意見の相違は悪いことではなく、より良い結論に導くチャンスです。相手を否定するのではなく、議論を建設的に進める方法を意識します。
対処の基本ステップ
- まず相手の発言を要約して確認します（例：「つまり〜ということで合っていますか？」）。
- 懸念点を受け止めてから代案を示します（例：「懸念は理解しました。代わりにこんな案はどうでしょうか？」）。
- 選択肢を並べて利点・欠点を比べることで合意を探します。
オープンな問いかけの例
- 英語: “What do you all think about this other Plan B?”
- 日本語: 「別案について皆さんのご意見はいかがでしょうか？」
強い対立が起きたときの具体策
- 時間を区切って意見を交わす（タイムボックス）。
- 一度議題を保留（parking lot）して、情報を集めた上で再検討します。
- 必要なら少人数で合意形成を図る（分科会）。
進行役の役割
進行役は対立をあおらず、発言を公平に促します。懸念が出たら「解決策の提案」を促すフレーズで議論を前に進めます。例えば「懸念を踏まえて、一つ試せる方法はありますか？」
解決志向の言葉遣い
「しかし」や否定から始めず、「〜という点は気になります。その一方で〜」と懸案と解決案を同時に提示します。これにより議論の勢いを保ち、前向きに合意に向かえます。
全員参加の促進と平等な発言機会の確保
概要
効果的な会議は、全員の参加があって初めて成り立ちます。声の小さい人も、主張の強い人も同じ重みで意見が扱われると、より多様で実行可能なアイデアが生まれます。
実践テクニック
- ラウンドロビン方式：順番に一人ずつ発言してもらいます。時間を30〜60秒に制限すると集中します。具体例：議題ごとに時計を回して順番に発言。
- トーキングトークン：発言権を持つカードやトークンを回すと、独占を防げます。
- ハンドシグナルとチャット活用：オンラインでは挙手機能やチャットで意思表示を促します。
ファシリテーターの役割
ファシリテーターは発言の偏りを監視し、静かな人に指名で意見を求めます。具体的には「○○さん、今の点についてどう思いますか？」と短く促します。
小グループと事前準備
大人数の会議は小グループに分け、各グループでまとめ役を決めてから全体共有すると発言機会が増えます。事前に質問を共有すると準備しやすくなります。
発言後のフォローと記録
発言を要約して確認し、記録に残すと発言が評価されやすくなります。会議後に追加コメントの機会をメールやドキュメントで設けると更に平等が保てます。
実例：ラウンドロビンの進め方
- 議題提示→2. 1人30秒で意見→3. メモ担当が要点記録→4. 全体で短い質問時間。時間厳守で繰り返すことで全員の声が習慣化します。