目次
はじめに
企業からフィードバックをもらったあと、「返信した方がいいのかな」「どんな言葉で返せば失礼にならないのかな」と迷っていませんか。
選考後に面接の評価や改善点を伝えてもらったとき、取引先から提案内容への意見が届いたときなど、ありがたい気持ちはあるのに、返信画面を開いたまま言葉が止まってしまうことがありますよね。
この記事では、企業からのフィードバックメールに返信が必要なケース、失礼に見えにくい返し方、そのまま使いやすい例文を順を追って説明していきます。
企業からのフィードバック返信メールは必要？
企業からフィードバックのメールを受け取ったときは、必ず返信しなければならないとは限りません。
ただし、相手が時間を使って評価や改善点を伝えてくれている場合、返信の有無で受け止め方や今後の印象が変わることがあります。
ここでは、企業からのフィードバックメールに返信した方が良いケースと、返信しなくても問題ないケースに分けて確認していきます。
返信した方が良いケース
企業からのフィードバックメールに返信した方が良いのは、選考結果の理由や改善点を担当者が丁寧に伝えてくれている場合です。
内容を確認したことと感謝の気持ちを一言返すだけでも、丁寧な印象につながります。長文である必要はなく、できれば24時間以内を目安に「フィードバックをいただきありがとうございます。
今後の参考にいたします」と返信すれば十分です。
返信しなくても問題ないケース
企業からのフィードバックメールでも、定型文だけの内容なら返信しなくても問題ないことが多いです。
選考結果だけが書かれていたり、「返信不要です」と案内されていたりする場合は、そのまま指示に従うのが自然です。
返信しないことが失礼になるケースは少ないため、相手が返答を求めていない内容なら無理に返信する必要はありません。
企業フィードバック返信メールの基本マナー
企業からフィードバックをもらったときの返信メールは、丁寧に書こうとするほど長くなりすぎたり、説明を加えすぎたりしやすいものです。
大切なのは、感謝の気持ちを短く伝え、相手の指摘を受け止めたことが分かる形にすることです。
ここでは、企業フィードバック返信メールで意識したい基本マナーを、返信内容と送るタイミングに分けて確認していきます。
感謝を短く伝える
企業からのフィードバックに返信する際は、まず1文目で感謝を伝えるのが基本です。
「フィードバックをいただき、ありがとうございます」と一言添えるだけでも、相手へのお礼は十分に伝わります。
その後に「今後の参考にいたします」と続ける程度にすると、簡潔で読みやすい返信になります。
長文や言い訳は避ける
企業へのフィードバック返信メールは、3〜5文程度の簡潔な内容がおすすめです。
面接でうまく話せなかった理由などを詳しく説明すると、言い訳と受け取られることもあるため、感謝と内容を受け止めたこと、今後に活かす姿勢を伝える程度で十分です。
短くまとめることで、相手にも読みやすい返信になります。
返信は当日〜翌日を目安にする
企業からフィードバックメールを受け取ったら、返信は当日中、遅くても翌日中を目安にすると安心です。
早めに返信することで、内容を確認したことや感謝の気持ちが相手に伝わります。
すぐに長文を書けない場合でも、「フィードバックをいただきありがとうございます。内容を確認いたしました」と一言返信すれば十分です。
そのまま使える企業フィードバック返信メール例文
企業からのフィードバック返信メールは、場面によって少し言い回しを変えると、より自然で丁寧な印象になります。
選考途中で改善点をもらった場合と、不採用後に評価や理由を伝えてもらった場合では、返信で伝えるべき内容が異なります。
ここでは、選考フィードバックへの返信と不採用後の返信に分けて、そのまま使いやすい例文を紹介します。
選考フィードバックへの返信例文
選考フィードバックへの返信は、件名を変えずに返信し、本文は感謝と今後に活かす姿勢を3〜5文で伝えるのが基本です。
たとえば、「このたびは選考に関するフィードバックをいただき、ありがとうございます。ご指摘いただいた点を今後の面接に活かしてまいります。お忙しい中、ご丁寧にご連絡いただきありがとうございました。」のようにまとめると、簡潔で丁寧な印象になります。
不採用後の返信例文
不採用後のフィードバックに返信する場合は、結果への不満には触れず、感謝と今後に活かす姿勢を伝えるのが基本です。
たとえば、「このたびは選考結果とあわせてフィードバックをいただき、ありがとうございます。ご指摘いただいた点を今後の応募や面接に活かしてまいります。お忙しい中、ご丁寧にご連絡いただきありがとうございました。」のようにまとめると、丁寧な印象になります。
企業フィードバック返信メールでよくある質問
企業へのフィードバック返信メールでは、本文だけでなく件名の扱いや文章の長さ、返信が遅れたときの対応に迷うことがあります。
特に選考後のやり取りでは、短く返して失礼に見えないか、遅れた返信で印象が悪くならないか不安になりやすいものです。
ここでは、企業フィードバック返信メールでよくある疑問を、件名・短文返信・返信遅れの対応に分けて確認していきます。
件名は変えた方がいい？
企業へのフィードバック返信メールは、基本的に件名を変えずにそのまま返信します。
「Re:」が付いたまま送ることで、担当者もどのメールへの返信かをすぐ確認できます。
新しく件名を付け直すのは、元の件名に誤りがある場合や、新規メールとして送る場合だけで十分です。
短文でも失礼にならない？
短文でも、感謝と内容を確認したことが伝われば失礼にはなりません。
たとえば、「フィードバックをいただきありがとうございます。内容を確認いたしました。今後の参考にいたします」といった3文程度でも、十分に丁寧な印象になります。
ただし、「ありがとうございます」や「了解です」だけで終えると簡潔すぎるため、一言でも受け止めたことを添えるのがおすすめです。
返信が遅れた場合はどうする？
返信が遅れた場合は、最初に一言お詫びを添えてから、フィードバックへの感謝を伝えましょう。
「返信が遅くなり申し訳ございません。フィードバックをいただき、ありがとうございます」と書けば十分です。
遅れた理由を詳しく説明するよりも、気づいた時点で早めに返信し、感謝と今後に活かす姿勢を簡潔に伝える方が自然な印象になります。
まとめ
企業からフィードバックメールを受け取ったときは、内容に応じて返信するかどうかを判断することが大切です。
面接の評価や改善点など、個別に時間をかけて伝えてくれた内容には、感謝と受け止めたことを一言返信すると丁寧な印象につながります。
一方で、定型文のみのメールや「返信不要」と案内されている場合は、無理に返信する必要はありません。
返信する際は、長文を書くよりも、感謝・内容を確認したこと・今後に活かす気持ちを簡潔に伝えれば十分です。
完璧な文章を目指す必要はないので、相手へのお礼が伝わる返信を心がけると、落ち着いて対応しやすくなるでしょう。