目次
はじめに
目的
本書は、コミュニケーションにおける「目標設定」の重要性と実践方法を分かりやすく伝えることを目的としています。組織や個人が意図的にコミュニケーションを設計できるよう、基礎から応用まで丁寧に解説します。
対象読者
・職場やチームで円滑な対話を目指す方
・リーダーや管理職で伝え方を改善したい方
・自己表現や聞き方を磨きたい個人
専門知識がなくても読み進められる内容です。
本書の構成と使い方
第2章で「目標とは何か」を整理し、第3章以降で具体例や設定手順、実践方法を示します。実践できるチェックリストや応用のヒントも用意しました。必要な章だけを参照して学ぶことも可能です。
期待できる効果
目標を明確にすることで伝達ミスが減り、会議や面談の効率が高まります。関係者の理解が深まり、意思決定もスムーズになります。まずは小さな目標から設定して、徐々に範囲を広げていきましょう。
コミュニケーションの目標とは何か
はじめに
コミュニケーションの目標は、単に情報を伝えることを超えて、共有や相互理解を深め、信頼関係を築くための具体的な状態や成果を指します。職場では業務の円滑化や生産性向上、社員・顧客満足度の改善などが当てはまります。
目的を明確にする理由
目的が明確だと、伝える内容や方法、相手の期待が定まります。誤解が減り、会話や会議の時間を有効に使えます。結果として効率や関係性が改善します。
目標の種類（例）
- 情報共有：必要な情報を全員に正確に届ける
- 理解促進：相手が背景や意図を理解する
- 意思決定：合意を得て次の行動を決める
- 信頼構築：長期的な関係を強める
具体化のポイント
目標は具体的で測れるようにします。例えば「顧客満足度を6か月で10%向上」「会議の時間を平均20分短縮」「業務指示の理解度をアンケートで80%以上にする」などです。期限と評価方法、関係者を最初に決めると実行しやすくなります。
誰が関わるかを明確にする
発信者・受信者・評価者の役割を明確にします。役割が分かると責任がはっきりし、フォローアップも進みます。
コミュニケーション目標の具体例
以下は現場で使いやすい、具体的なコミュニケーション目標の例です。数値や期限を入れて測定しやすくする点を意識してください。
企業・部門レベル
- 生産性向上：会議の時間を削減し、月間プロジェクト完了数を6か月で10%増加させる。
- 顧客満足度向上：CSスコアを半年で5ポイント上げる、またはNPSを+8にする。
- クレーム削減：年間クレーム件数を20%減らす。
- パワハラ・コンプライアンス違反の減少：相談件数を早期対応で対応率90%に引き上げ、重大事案を年間10件から3件に減らす。
チーム・個人レベル
- 社員満足度向上：半年ごとのアンケートでエンゲージメントスコアを10%向上させる。
- 離職率の低下：年間離職率を15%から10%に下げる。
- 時間外労働削減：平均残業時間を月20時間から15時間に減らす。
介護現場の具体例
- 利用者との信頼構築：家族・利用者アンケートで「安心感」を3か月で80%以上にする。
- 円滑な意思疎通：申し送りミスを月10件から2件に減らし、情報共有の完了率を95%にする。
- 不安の軽減：入居時と退去時の満足度差を縮小し、苦情件数を30%減らす。
目標の書き方（例）
- 良い書き方：「3か月で申し送りのミスを80%削減する（責任者：○○、測定方法：月次レポート）」
- 悪い書き方：「申し送りを良くする」→ 測定できないため避ける。
測定指標の例（KPI）
- CSスコア、NPS、クレーム件数、離職率、平均残業時間、エンゲージメントスコア、申し送りミス率など。
目標は具体的で測定可能に設定すると、実行と改善が進みます。担当者と期限を明確にして、定期的に振り返ってください。
コミュニケーション目標設定のステップ
ステップ1：課題の洗い出し
まず現状を丁寧に確認します。会話でつまずく場面、誤解が生じやすいポイント、フィードバックや会議の記録を見直してください。簡単な方法は1〜2週間、会話の状況をメモすることです。具体例：会議で発言が少ない、メールで要点が伝わらない。
ステップ2：改善したい項目の優先順位付け
洗い出した課題を重要度と実行しやすさで整理します。効果が大きく短期間で改善できそうな項目から取り組みます。関係者の意見も聞いて優先度を決めると実行しやすくなります。例：まずは会議での発言回数を増やすことを優先する。
ステップ3：明確な目標の定義（具体的な指標や数値設定）
目標は誰が、いつまでに、どのように達成するかを具体化します。数値や期限、評価方法を決めると評価しやすくなります。例：3ヶ月で会議の発言回数を週平均0.5回から2回へ増やす、月1回のフィードバックで進捗を確認する。
ステップ4：定期的な振り返りと改善
定期的に進捗を振り返り、必要なら目標を調整します。振り返りは月1回が目安です。振り返りの際は事実（発言回数、受けたフィードバック）を基に具体的な改善策を決めます。継続すると小さな変化が積み重なります。
コミュニケーションを円滑にするためのポイント
はじめに
受け手の期待や価値観を理解し、非言語も意識すると伝わりやすくなります。ここでは実践しやすいポイントと具体例を紹介します。
相手の期待と価値観を理解する
・相手が何を重視するかを観察し、簡単に確認します（例：「詳細が必要ですか？」）。
・受け手の立場や時間を尊重して、伝える量や表現を調整します。
非言語コミュニケーションを活用する
・表情や声のトーン、姿勢で安心感を与えます。対面ならうなずき、適度なアイコンタクトを意識します。
・リモートやチャットでは絵文字や改行で読みやすさを工夫します。
目的に合った手段を選ぶ
・対面：微妙な感情や議論が必要な話題向き
・電話：すぐに確認したいとき
・メール：記録が必要で整理したいとき
・チャット：短いやり取りや素早い相談
日常の挨拶と会話を大切にする
・毎朝の挨拶やちょっとした雑談で信頼を作れます。短くても相手の状況を尋ねる習慣が効果的です。
MTGや業務報告での感情・課題共有
・会議では冒頭に現状と課題を一言で伝えます。
・問題点だけでなく、期待する協力や次のアクションも示します。
フィードバックの受け入れ方
・まず感謝を伝え、理解を確認してから改善策を伝えます。
・否定せずに質問して要点を明確にすると、建設的な対話になります。
実践チェックリスト（行動例）
・要点を先に伝える（結論ファースト）
・相手の反応を待ち、確認する（オウム返しや要約）
・短く具体的に伝える（例：日時、期待する成果）
・フィードバックは受け止めて、次に活かす
これらを日常のやり取りに取り入れると、誤解が減り協力しやすい関係が築けます。
コミュニケーション目標設定のメリット
業務効率化と生産性向上
明確な目標があると、何を誰にいつ伝えるべきかが分かります。無駄な確認や重複作業が減り、意思決定が速くなります。たとえば、会議の目的と期待成果を事前に共有すると、時間内に結論を出しやすくなります。
社員・顧客満足度の向上
伝える内容や対応基準を決めると、受け手の期待と現実が合いやすくなります。誤解や不満が減り、満足度が上がります。顧客対応なら返信の目安時間を設けるだけで安心感が増します。
離職率やトラブルの減少
役割や進捗の伝え方を決めると、業務の抜け漏れや行き違いが減ります。結果としてストレスが少なくなり、離職やトラブルが減ります。引継ぎルールを作ると新人の定着率も上がります。
情報共有の質・量の改善
何を、どの頻度で共有するかを決めると、重要な情報が埋もれません。過不足なく情報を回せることで判断の質が上がります。例えば、週次の簡潔な報告フォーマットを用意すると情報が揃います。
信頼関係と組織力の強化
目標に沿った一貫した伝え方は信頼を生みます。信頼が育つと協力が進み、組織全体の力が高まります。定期的な1on1で目標を共有し合うことが、信頼構築につながります。
目標設定は小さな工夫で大きな効果を生みます。まずは一つ、伝えるルールを決めてみてください。
コミュニケーション能力向上のための実践方法
1. 相手を知る（聞く力）
- 相手の立場や期待を想像して聞きます。要点を繰り返し、確認することで誤解を減らします。
- 開かれた質問（何を、どう感じたか）を使い、相手の情報を引き出します。
2. 分かりやすく伝える（伝達力）
- 目的を最初に伝え、結論→理由→次の行動の順で話します。
- 事実と感情を分け、具体例で補足します。
3. 非言語を整える（態度と言葉）
- 表情、姿勢、声のトーンを意識して一貫性を持たせます。
- 相手の反応に合わせて柔軟に調整します。
4. フィードバックを活用する
- 具体的で行動に結びつくフィードバックを求め、受け入れます。
- 与えるときは肯定点と改善点を両方伝えます。
5. 日常での練習法
- ロールプレイや録音で自分の話し方を振り返ります。
- 日記やワンポイント目標（例：会議で一度は発言する）で習慣化します。
6. 継続のコツ
- 小さな成功体験を積み上げ、定期的に振り返って軌道修正します。
- 相手の立場を尊重する姿勢を常に持ち続けます。
まとめ
振り返り
コミュニケーションの目標を明確にすることで、会話や業務の方向性が定まり、無駄な誤解や時間を減らせます。具体的な達成指標（例：回答時間の短縮、会議の決定事項数など）を持つと、効果を測りやすくなります。
大切なポイント
- 課題を丁寧に言語化することが第一歩です。相手が何を求めているかを想像して書き出します。
- 相手や場面に合った目標と方法を選びます。個人間のやり取りとチーム会議では適した手法が違います。
- 小さな改善を積み重ね、定期的に振り返って調整します。
実践チェックリスト
- 目的を一文で書く
- 測れる指標を2つ以上決める
- 期限や担当を明示する
- フィードバックの方法を決める
最後に、目標は固定するものではなく、状況に応じて変えてよいものです。まずは一つ簡単な目標から取り組み、結果を見ながら次を考えてください。