はじめに
「マネジメントする部下は何人くらいが適正なの？」
「5～8人と聞くけれど、今の人数が多すぎるのか少なすぎるのか分からない」と感じていませんか。
部下との1on1や進捗確認、相談への対応、業務の割り振りなどを一人で抱えていると、人数が増えるほど一人ひとりを見る時間が足りなくなり、反対に人数が少なくても管理業務に時間を取られることがあります。
この記事では、5～8人を目安に考える理由や、人数が適正か判断するポイント、負担が大きいときの調整方法を順を追って説明していきます。
マネジメントの適正人数は？
マネジメントの適正人数を考えるときは、管理職1人が何人の部下を担当するかが重要なポイントになります。
ここでは、5～8人程度を目安とする考え方と、チームや業務の状況によって人数を調整する理由を順に説明します。
管理職1人につき5～8人程度が目安とされる
管理職1人が担当する部下は、5～8人程度がひとつの目安とされます。
この人数であれば、それぞれの進捗や課題を把握しながら、必要に応じて個別に対応する時間も確保しやすくなります。
人数が増えるほど一人ひとりにかけられる時間は少なくなるため、まずは5～8人程度を基準に考えるとよいでしょう。
適正人数はチームや業務の状況によって変わる
適正な人数は、業務内容やメンバーの経験によって変わります。
個別の判断や支援が多い業務では人数を少なめにし、管理職が対応できる余裕を持たせることが大切です。
一方、業務が標準化され、メンバーが自分で判断できる場合は、5～8人を超えて担当できることもあります。
自分のチームに合ったマネジメント人数の判断ポイント
マネジメントの人数を決めるときは、単純にメンバー数だけを見るのではなく、業務内容やメンバーの経験、管理職自身の業務量まで考える必要があります。
ここでは、自分のチームに適したマネジメント人数を判断するためのポイントを順に説明します。
定型業務が多く標準化されているほど人数を増やしやすい
定型業務が多く、手順や判断基準が決まっているチームでは、管理職が担当する人数を増やしやすくなります。
業務の進め方が統一されていれば、細かな指示を出す場面が少なく、同じ基準で進捗を確認できるためです。
一方、個別の判断や確認が多い業務では対応時間が増えるため、担当人数を少なめにするとよいでしょう。
メンバーの経験や自立度が低い場合は少人数が向いている
経験が浅いメンバーが多い場合は、管理職が担当する人数を少なめにするのが適しています。
業務の進め方を説明したり、判断に迷ったときの相談に対応したりする機会が多くなるためです。
こまめな確認や支援が必要であれば、5～8人という目安にこだわらず、無理のない人数に調整しましょう。
プレイングマネージャーは管理に使える時間も考慮する
プレイングマネージャーは、自分の業務とマネジメントを並行するため、実際に管理へ使える時間も考える必要があります。
たとえば、8時間勤務のうち自分の業務に6時間かかる場合、部下の進捗確認や相談対応に使えるのは2時間程度です。
担当人数だけで考えず、一人ひとりに必要な時間を確保できる範囲で人数を決めるとよいでしょう。
マネジメントする人数が多すぎると起こりやすい問題
マネジメントする人数が増えると、管理職が確認やフォローにかけられる時間が一人ひとりに行き届きにくくなります。
ここでは、マネジメント人数が多すぎることで起こりやすい問題を順に説明します。
一人ひとりへのフォローが不足しやすくなる
マネジメントする人数が多すぎると、各メンバーの進捗や課題を確認する時間を確保しにくくなります。
たとえば、1人あたり週30分の確認時間が必要なら、10人では週5時間が必要です。
人数が増えるほど状況の把握が遅れやすくなり、必要なタイミングでフォローできない場合があります。
情報共有や意思決定が遅れやすくなる
担当する人数が増えると、管理職が確認する情報量も増えるため、状況を把握して判断するまでに時間がかかりやすくなります。
複数の案件で同時に確認が必要になれば、優先順位をつけながら対応しなければなりません。
その結果、情報共有や意思決定が遅れ、業務の進行に影響することがあります。
管理職の負担が増えてマネジメントの質が下がる
担当人数が増えるほど、進捗確認や相談対応、面談など、管理職が行う業務も増えていきます。
管理業務に時間を取られると、自分の担当業務との両立が難しくなり、メンバーへの対応時間も確保しにくくなります。
その結果、確認や相談対応が十分にできず、マネジメントの質が下がることがあります。
マネジメント人数が多すぎる場合の調整方法
マネジメントする人数が多すぎる場合は、単純に担当人数を減らすだけでなく、管理職に集中している業務や判断を分散する方法があります。
ここでは、マネジメント人数が多すぎる場合に取り組みやすい調整方法を順に説明します。
リーダーを配置して管理範囲を分ける
マネジメント人数が多い場合は、リーダーを配置して管理職が直接担当する人数を減らします。
たとえば10人のチームなら、リーダー2人にそれぞれ4～5人を担当してもらう方法があります。
日常的な進捗確認や相談対応はリーダーに任せ、管理職は重要な判断やチーム全体の調整に集中します。
業務を標準化して管理にかかる負担を減らす
業務の手順や報告方法を標準化すると、管理職が一人ひとり異なる方法で確認する負担を減らせます。
作業手順や報告項目、期限などを決めておけば、同じ基準で進捗を確認できるためです。
担当人数が多い場合でも、確認方法をそろえることで管理しやすくなります。
権限を委譲してメンバーが判断できる範囲を広げる
管理職に判断が集中している場合は、メンバー自身で判断できる範囲を少しずつ広げていきます。
たとえば金額や納期などの基準を決め、その範囲内であれば自分で判断できるようにします。
管理職への確認が必要な条件も明確にしておくことで、確認の回数を減らしながら安心して権限を任せられます。
まとめ
マネジメントの適正人数は一律ではありませんが、管理職1人につき5～8人程度をひとつの目安として考えられます。
実際の人数を判断するときは、業務がどれだけ標準化されているか、メンバーの経験や自立度、プレイングマネージャーとして管理に使える時間がどれくらいあるかを確認することが重要です。
人数が多すぎてフォローや意思決定に時間がかかっている場合は、リーダーの配置、業務の標準化、権限委譲によって管理職の負担を分散できます。
現在のチーム状況と管理に使える時間を照らし合わせながら、自分のチームに合ったマネジメント人数を設定しましょう。