目次
はじめに
「プロセスマネジメントとは、具体的に何を管理するの？」
「業務の進め方を見直したいけれど、どこから手をつければいい？」と迷っていませんか。
担当者によって仕事の進め方が異なっていたり、特定の人しか分からない作業があったりすると、業務を改善したくても現状を整理するところで手が止まってしまうことがあります。
この記事では、プロセスマネジメントの意味や導入するメリット、具体的な導入手順、成功させるためのポイントを紹介します。
プロセスマネジメントとは？
プロセスマネジメントとは、業務の最終的な結果だけを見るのではなく、結果に至るまでの一連の業務プロセスを管理し、改善していく考え方です。
ここでは、プロセスマネジメントの基本的な考え方と、必要とされる理由を説明します。
業務の結果だけでなくプロセスを管理・改善する手法
プロセスマネジメントは、売上や生産量などの結果だけでなく、そこに至るまでの業務手順や各工程を管理・改善する手法です。
業務を工程ごとに分け、担当者の作業内容や次の工程への流れを明確にします。
各工程の処理時間や完了件数を確認することで、遅れやミスが発生している箇所を把握し、手順や進め方の改善につなげます。
プロセスマネジメントが必要とされる理由
プロセスマネジメントが必要とされるのは、業務の属人化や担当者による品質のばらつきを抑えるためです。
業務手順や判断基準が人によって異なると、作業時間や成果物の品質にも差が生じやすくなります。
手順や判断基準を明確にして進捗を確認できるようにすることで、担当者が変わっても一定の品質を保ちながら業務を進めやすくなります。
プロセスマネジメントで得られるメリット
プロセスマネジメントを取り入れることで、担当者ごとに異なっていた業務の進め方や各工程の役割を整理しやすくなります。
ここでは、プロセスマネジメントによって得られる主なメリットを説明します。
業務の流れを可視化できる
プロセスマネジメントを取り入れると、業務の開始から完了までを工程ごとに分け、作業内容や担当者を明確にできます。
誰がどの工程を担当し、どの作業を終えたら次へ進むのかを整理することで、業務全体の流れを把握しやすくなります。
工程のつながりが見えるようになるため、作業の重複や不要な手順にも気づきやすくなります。
業務の属人化を防ぎ標準化できる
業務の手順や判断基準を明確にすると、特定の担当者だけが進め方を把握している状態を防ぎやすくなります。
担当者ごとに異なっていた作業手順を統一することで、誰が担当しても同じ流れで業務を進められます。
担当者の変更や引き継ぎがあった場合も、決められた手順に沿って対応できるため、業務品質のばらつきを抑えられます。
問題が起きている工程を特定しやすくなる
業務を工程ごとに管理すると、どこで遅れやミスが発生しているのかを確認しやすくなります。
各工程の処理時間や完了件数を確認することで、予定より時間がかかっている工程や作業が滞っている箇所を把握できます。
問題のある工程を絞り込めるため、見直すべき作業や手順も判断しやすくなります。
継続的な業務改善につなげられる
プロセスマネジメントでは、一度業務の流れを整えて終わりにせず、各工程の状況を確認しながら見直していきます。
処理時間やミスの件数などを確認し、問題が残っている場合は作業手順や担当方法を修正します。
修正後も同じ項目を確認することで、改善の効果を確かめながら次の見直しにつなげられます。
プロセスマネジメントが向いている業務
プロセスマネジメントは、すべての業務に同じように適しているわけではありません。
ここでは、プロセスマネジメントに向いている業務の特徴と、向かない業務について説明します。
プロセスマネジメントに向いている業務の特徴
プロセスマネジメントは、複数の工程が決まった順序で進み、同じ作業を繰り返す業務に向いています。
作業手順や担当範囲を工程ごとに分けられれば、処理時間や完了件数から問題がある工程を見つけやすくなります。
また、担当者によって作業方法や品質に差が出やすい業務も、手順や判断基準をそろえることで標準化しやすくなります。
プロセスマネジメントが向かない業務
案件ごとに作業内容が大きく異なり、状況に応じた判断が必要な業務は、プロセスマネジメントが向かない場合があります。
あらかじめ工程や順序を決めても頻繁に変更が必要になると、決めた流れに沿って管理することが難しくなるためです。
担当者の柔軟な判断が求められる業務では、すべてを細かく決めず、プロセス化する範囲を絞るとよいでしょう。
プロセスマネジメントを導入する手順
プロセスマネジメントを導入するときは、現在の業務を把握したうえで、管理できる形に整理していく必要があります。
ここでは、プロセスマネジメントを導入して改善につなげるまでの手順を説明します。
業務プロセスを洗い出す
最初に、対象となる業務を開始から完了まで工程ごとに分けて洗い出します。
各工程の作業内容や担当者、使用する情報、次の工程へ渡す内容を確認します。
実際の業務手順に沿って整理することで、現在どのような流れで業務が進んでいるのかを把握できます。
業務の流れを可視化する
洗い出した業務プロセスを、開始から完了までの順序に沿って可視化します。
各工程の前後関係や担当者を明確にし、どの作業が終わったら次へ進むのかを整理します。
業務全体の流れが見えるようになることで、作業の重複や工程間の滞りにも気づきやすくなります。
プロセスごとに目標と指標を設定する
業務の流れを可視化したら、各プロセスで達成したい目標と、その状況を確認するための指標を設定します。
処理時間や完了件数、ミスの発生件数など、数値で確認できる項目を決めます。
目標と指標を対応させることで、各プロセスが予定どおり進んでいるかを判断しやすくなります。
設定したプロセスに沿って業務を実行する
目標と指標を設定したら、整理した業務プロセスに沿って実際の業務を進めます。
担当者は決められた手順や判断基準に沿って作業し、完了後は次の工程へ引き継ぎます。
あわせて指標の数値を記録し、各工程が想定した流れで進んでいるかを確認します。
結果を確認して問題のあるプロセスを改善する
業務を実行した後は、目標と実際の結果を比較し、問題があるプロセスを確認します。
処理に時間がかかっている工程やミスが多い工程があれば、作業手順や担当方法を見直します。
改善後も同じ指標を確認し、問題が解消されているかを確かめながら必要な修正を続けます。
プロセスマネジメントで設定する指標の考え方
プロセスマネジメントでは、業務の成果だけでなく、成果に至るまでの各プロセスを確認できる指標を設定することが重要です。
ここでは、プロセスマネジメントで設定する指標の考え方を説明します。
最終的な成果だけでなく途中のプロセスを数値化する
プロセスマネジメントでは、売上や生産量などの最終的な成果だけでなく、成果に至るまでの各工程も数値で確認します。
各工程の処理時間や完了件数、ミスの発生件数などを記録することで、遅れや問題が起きている箇所を把握できます。
途中の状況まで数値で確認できるようにすることで、見直すべきプロセスを特定しやすくなります。
改善につながる指標に絞って管理する
管理する指標は、数値を確認した後に具体的な改善につなげられるものに絞ります。
たとえば、処理時間を短縮したい場合は各工程にかかった時間、ミスを減らしたい場合は工程ごとの発生件数を確認します。
必要以上に指標を増やすと記録や集計の負担も大きくなるため、改善したい内容に合わせて必要な指標を選ぶことが大切です。
プロセスマネジメントを成功させるポイント
プロセスマネジメントを成功させるには、業務プロセスを整理してルールを決めるだけでなく、現場で継続して運用できる状態をつくることが重要です。
ここでは、プロセスマネジメントを成功させるために押さえておきたいポイントを説明します。
導入する目的を明確にする
プロセスマネジメントを導入する前に、どの業務の何を改善したいのかを明確にします。
処理時間の短縮やミスの削減、作業手順の統一など、改善したい内容を具体的に決めます。
目的が明確になれば、管理するプロセスや指標を選びやすくなり、導入後の成果も確認しやすくなります。
現場の負担を増やしすぎない
プロセスマネジメントでは、記録や確認の作業を増やしすぎないことも大切です。
管理する工程や指標が多すぎると、入力や集計に時間がかかり、本来の業務を圧迫する可能性があります。
改善に必要な工程と指標に絞り、現場が通常の業務と並行して続けられる方法で管理しましょう。
経営層と現場で認識を共有する
プロセスマネジメントを進めるときは、経営層と現場で導入する目的や変更内容を共有します。
目指す成果と実際の作業に認識のずれがあると、決めたプロセスが現場の実態に合わないことがあります。
改善する業務や変更する手順、確認する指標を双方で共有し、同じ認識で運用できる状態にすることが大切です。
一度決めたプロセスを固定せず継続的に見直す
一度決めた業務プロセスをそのまま使い続けるのではなく、運用後の結果を確認しながら見直します。
処理時間やミスの件数を確認し、目標に達していない工程があれば、作業手順や担当方法を修正します。
修正後も同じ指標で結果を確認し、必要に応じて見直しを重ねることで、継続的な業務改善につなげられます。
まとめ
プロセスマネジメントとは、最終的な成果だけでなく、成果に至るまでの業務プロセスを管理・改善する手法です。
業務の流れや手順を明確にすることで、属人化の防止や業務の標準化、問題がある工程の把握につなげられます。
導入する際は、目的を明確にしたうえで業務の流れを可視化し、必要な目標や指標を設定します。
現場の負担を増やしすぎないよう管理する範囲を絞り、結果を確認しながら継続的に見直していきましょう。