目次
はじめに
「『まとめる』を何度も使ってしまい、別の言い方が思いつかない」
「資料や意見をまとめると伝えたいけれど、ビジネスではどの表現が自然なの？」と迷っていませんか。
メールや報告書を書いていると、「情報をまとめる」「意見をまとめる」「資料をまとめる」など同じ言葉が続き、文章が単調に感じられることもありますよね。
この記事では、「まとめる」の意味を確認したうえで、ビジネスでも使いやすい言い換え表現や、場面に合わせた使い分け方を紹介します。
「まとめる」の言い換え表現一覧
「まとめる」は幅広い場面で使える言葉ですが、何をどのような形にするのかによって、適した言い換え表現は異なります。
ここでは、「整理する」「要約する」「集約する」「統合する」「取りまとめる」「総括する」の意味と使い分けを順に説明します。
「整理する」
「整理する」は、複数の情報を分類し、順序や関係がわかるように整えるときに使います。
不要な情報を除いたり項目ごとに分けたりして、「資料の内容を整理する」のように、必要な内容を確認しやすくする場面に適した表現です。
「要約する」
「要約する」は、文章や話から重要な内容を抜き出し、短くまとめるときに使います。
細かな説明や重複を省き、「会議の内容を要約する」のように、結論や理由など必要な情報を短時間で把握できる形に整える場合に適しています。
「集約する」
「集約する」は、複数の場所や人に分かれている情報や意見を、一か所に集めるときに使います。
「各部署のデータを集約する」のように、分散している情報をまとめて確認できる状態にする場合に適した表現です。
「統合する」
「統合する」は、別々に存在している複数のものを組み合わせ、一つのものとして扱えるようにするときに使います。
「複数のデータを統合する」のように、資料やデータ、仕組みなどを一つにまとめる場面に適した表現です。
「取りまとめる」
「取りまとめる」は、複数の人から出された意見や調査結果などを集め、整理して一つの形にするときに使います。
「参加者の意見を取りまとめる」のように、重複する内容を整理しながら、全体を確認できる状態にする場合に適しています。
「総括する」
「総括する」は、取り組みや会議などの全体を振り返り、結果や課題を確認して結論をまとめるときに使います。
「プロジェクト全体を総括する」のように、一連の内容を振り返って最終的な結論を示す場面に適した表現です。
ビジネスで使える「まとめる」の言い換え表現と例文
ビジネスでは、「まとめる」の対象や目的に合わせて表現を使い分けると、相手に内容を正確に伝えやすくなります。
ここでは、資料や情報、会議や議論、意見や要望、業務や成果の4つの場面に分けて、「まとめる」の言い換え表現と例文を紹介します。
資料や情報をまとめる場合
資料や情報には、内容を見やすく整える「整理する」や、複数の情報を一か所に集める「集約する」が使えます。
「会議で使用する資料を項目別に整理しました」
「各部署から提出されたデータを一つのファイルに集約しました」
会議や議論の内容をまとめる場合
会議や議論では、重要な内容を短くする「要約する」や、全体を振り返って結論を示す「総括する」が適しています。
「会議の内容を要約し、参加者へ共有します」
「本日の議論を総括し、最終的な結論を共有します」
意見や要望をまとめる場合
複数の意見や要望には、内容を整理する「取りまとめる」や、一か所に集める「集約する」が使えます。
「参加者から出た意見を取りまとめ、報告書を作成します」
「各部署から寄せられた要望を集約しました」
業務や成果をまとめる場合
業務や成果には、内容や進捗を分かりやすくする「整理する」や、一定期間を振り返る「総括する」が適しています。
「今月の業務内容と進捗を整理して報告します」
「今年度の成果と課題を総括し、報告書に記載します」
「まとめる」を言い換えるときの選び方
「まとめる」を別の言葉に置き換えるときは、意味が近い表現を選ぶだけではなく、何をまとめるのかを確認することが大切です。
ここでは、まとめる対象と相手・場面の2つの視点から、適切な言い換え表現を選ぶポイントを説明します。
何をまとめるのかに合わせて言葉を選ぶ
「まとめる」を言い換えるときは、対象と行う作業に合わせて選びます。
情報を見やすくするなら「整理する」、文章の要点を短くするなら「要約する」、複数の情報を一か所に集めるなら「集約する」のように、目的に合った言葉を使いましょう。
相手や場面に合わせて自然な表現を選ぶ
言い換え表現は、相手や使用する場面に合わせて選ぶことも大切です。
社内で情報を整えるなら「整理する」、会議の結果を報告するなら「取りまとめる」や「総括する」など、前後の文章にも自然につながる表現を選びましょう。
まとめ
「まとめる」は、対象や目的によって「整理する」「要約する」「集約する」「統合する」「取りまとめる」「総括する」などに言い換えられます。
情報を分類して見やすくするなら「整理する」、文章や会議の内容を短くするなら「要約する」、複数の情報を一か所に集めるなら「集約する」が適しています。
また、意見を整理して一つの形にする場合は「取りまとめる」、全体を振り返って結論を示す場合は「総括する」と表現できます。
ビジネスメールや資料では、何をどのような状態にするのかを確認し、相手や場面に合った自然な言葉を選びましょう。